Право участников процесса ознакомиться с материалами судебного дела является одним из фундаментальных гарантий реализации права на справедливое судебное разбирательство. После вступления решения в законную силу и передачи дела в архив суда, процедура доступа к материалам регламентируется специальными нормами административного и процессуального законодательства. Данная статья подробно разбирает порядок составления и подачи заявления об ознакомлении с делом в архиве суда, основываясь на актуальных нормативных актах (Инструкции по делопроизводству, Правила работы с архивами судов) и судебной практике.

Нормативная правовая основа

Процедура выдачи дел из архива для ознакомления регулируется комплексом документов:

• ГПК РФ, АПК РФ, УПК РФ, КАС РФ — процессуальные кодексы, закрепляющие право сторон и иных участников процесса знакомиться с материалами дела (например, ст. 35, 48 ГПК РФ; ст. 46, 53 АПК РФ; ст. 47, 54 УПК РФ; ст. 46, 53 КАС РФ).
• Инструкция по делопроизводству в судах общей юрисдикции (утв. Судебным департаментом при ВС РФ N 56) — ключевой административный документ. Пункт 11.5 устанавливает, что выдача дел из архива для ознакомления осуществляется в порядке, установленном председателем суда, на основании письменного заявления и при предъявлении документов, удостоверяющих личность/полномочия.
• Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах (утв. Судебным департаментом при ВС РФ N 161, п. 11.5) — аналогичные нормы для арбитражного процесса.
• Правила работы с архивами судов общей юрисдикции (утв. Судебным департаментом при ВС РФ) — регламентируют работу архивистов, сроки поиска дел, порядок регистрации заявлений (п. 12.2, 12.3).
• Постановление Пленума ВС РФ от N 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении норм УПК РФ, обеспечивающих права участников уголовного судопроизводства на ознакомление с материалами дела» (актуально для уголовных дел).

Кто имеет право подать заявление?

Согласно п. 11.5 Инструкции N 56 и нормам процессуального права, право ознакомления с материалами дела, находящимся в архиве, имеют:

1. Лица, участвующие в деле: истецы, ответчики, сторонние лица, третьи лица, подсудимые, осужденные, оправданные, потерпевшие, частные обвинители, гражданские иски/ответчики.
2. Их представители: адвокаты, юристы, законные представители (родители, опекуны), уполномоченные представители по доверенности.
3. Иные лица: в случаях, предусмотренных законом (например, лица, в отношении которых дело рассматривалось по существу, даже если они не были сторонами в текущем производстве, или лица, получившие доступ по решению суда).

Форма и содержание заявления (Образец)

Единой строго утвержденной федеральным законом формы бланка для архивного ознакомления не существует (в отличие от форм для текущего делопроизводства, например, Форма N 50 или Форма 62 для мировых судей). Однако суды рекомендуют использовать установленный формат заявления/ходатайства.

Обязательные реквизиты заявления (согласно ст. 131 ГПК РФ / ст. 125 АПК РФ / ст. 311 УПК РФ и общим правилам делопроизводства):

• Наименование суда (в архив которого обращается заявитель, например: «Председателю [Название] городского/районного суда [Субъект РФ]»).
• Сведения о заявителе: ФИО полностью, адрес регистрации/проживания, контактный телефон, e-mail. Если представитель — ФИО представителя и указание, от чьего имени действует.
• Сведения о деле: Номер дела (если известен), состав сторон (истец/ответчик, подсудимый и т.д.), дата вынесения решения/приговора, номер дела в архиве (если известен из справки).
• Просительная часть: Четкое требование: «Прошу предоставить возможность ознакомиться с материалами судебного дела № [Номер] по делу [Суть дела]».
• Цель ознакомления (желательно): Например: «для подготовки апелляционной/кассационной жалобы», «для получения копий решений», «для исполнения решения суда». Это ускоряет рассмотрение.
• Способ ознакомления: Лично в помещении суда / Через представителя / Запрос на направление копий (если законом предусмотрено удаленное получение).
• Приложения: Копия паспорта, копия доверенности/удостоверения адвоката, квитанция об оплате госпошлины (если требуется для копий), копия заявления для суда (в столько экземпляров, скольких сторон в деле — для отправки копий решения об обеспечении права).
• Дата и подпись.

Председателю [Название суда]
[Адрес суда]
от [ФИО заявителя полностью]
проживающего по адресу: [Адрес]
тел.: [Номер телефона]
e-mail: [Email]

ЗАЯВЛЕНИЕ
об ознакомлении с материалами судебного дела в архиве суда

[Дата составления]

В [Год] году в [Название суда] рассматривалось гражданское/уголовное/административное дело № [Номер дела] по иску/обвинению [ФИО сторон] о [Суть требования/обвинения].
[Дата] вынесено решение/приговор/определение, вышедшее в законную силу.
Дело направлено в архив суда.

На основании ст. [Номер статьи соответствующего ПК РФ] и п. 11.5 Инструкции по делопроизводству в судах общей юрисдикции (N 56),

ПРОШУ:

Предоставить мне возможность ознакомиться с материалами судебного дела № [Номер] (архивный номер [если известен]) в помещении суда в удобное для меня время.
Направить мне копии следующих документов дела: [Перечень: решение, протокол заседания, экспертиза и т.д.] (при необходимости — с оплатой госпошлины).

В качестве цели ознакомления указываю: [подготовка кассационной жалобы / получение копии для исполнительного производства / иное].

Приложено:
Копия паспорта РФ (стр. с фото и пропиской).
[Копия доверенности / Адвокатское удостоверение / Ордер — для представителей].
Квитанция об оплате госпошлины за выдачу копий (если требуется).
Копия настоящего заявления — [Количество] экз. для участников дела.

С уважением,
[Подпись] / [Расшифровка подписи]

Порядок подачи и рассмотрения заявления

Процедура взаимодействия с архивом суда состоит из нескольких этапов, строго регламентированных п. 12.2, 12.3 Правил работы с архивами и п. 11.5 Инструкции N 56.

Этап 1: Подача заявления

• Лично: В канцелярии (офисе-приемной) суда или непосредственно в отделе делопроизводства/архиве (если есть доступ).
• По почте: Ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении на адрес суда.
• Электронно: Через систему «Мой Арбитр» (для АС), ГАС «Правосудие» / ЕПГУ / портал Госуслуг (для судов общей юрисдикции) — если суд предоставляет такую услугу в электронном виде. Важно: Оригинал подписанного заявления и копий заявления часто требуют предъявить при личном приходе за делом.

Этап 2: Регистрация и резолюция (П. 12.3 Правил архивов)

Работник подразделения делопроизводства в день поступления:

1. Регистрирует заявление в САС (Система автоматизации судебной деятельности) по номеру дела как ходатайство об ознакомлении с материалами дела.
2. Передает заявление судье, в производстве которого находилось дело, либо руководителю архива суда (заведующему архивом).

Резолюция ставит:

• Судья (если дело было в его производстве).
• Председатель суда (или его заместитель) — если судья уволен, в отпуске или дело давно в архиве.
• Уполномоченное лицо (начальник отдела делопроизводства/заведующий архивом), по поручению председателя.

В резолюции указывается: «Ознакомить [ФИО] с материалами дела № [Номер] в порядке, установленном законом/Инструкцией. Работнику архива [ФИО] обеспечить выдачу дела».

Этап 3: Поиск и выдача дела

• Архивист производит поиск дела по архивному номеру/делу.
• Срок поиска: Обычно 1–3 рабочих дня (в сложных случаях до 7 дней). Заявителя уведомляют о готовности дела по телефону/почте.
• Ознакомление производится исключительно в помещении суда (читальном зале архива или кабинете секреяря судебного заседания) под контролем работника архива/судебного пристава.

Этап 4: Процедура ознакомления

• Заявитель предъявляет паспорт (и доверенность/удостоверение).
• Работник архива вручает дело под роспись в журнале учета выдачи дел из архива (или в САС).
• Запрещено: Изымать документы из дела, делать пометки, сгибать листы, фотографировать с использованием вспышки/штатива (в некоторых судах фото на телефон БЕЗ вспышки разрешают устно, но лучше уточнить заранее).
• После ознакомления дело возвращается архивариусу под роспись.

Получение копий документов из архива

Часто цель ознакомления — получение заверенных копий. Порядок выдачи копий:

• Основание: Письменное заявление (можно в том же заявлении на ознакомлении) + резолюция председателя/судьи/начальника отдела делопроизводства.
• Госпошлина: Согласно ст. 333.19 НК РФ (суды общей юрисдикции) или ст. 333.38 НК РФ (арбитраж), за выдачу копий судебных решений и иных документов взимается госпошлина (обычно за каждую страницу или за документ). Освобождаются от пошлины: участники уголовного процесса (потерпевшие, подсудимые, осужденные, оправданные) — для получения копий приговора/решения (п. 22 ст. 333.35 НК РФ), а также в иных случаях, предусмотренных кодексом.
• Срок изготовления: Обычно 3–5 рабочих дней после оплаты пошлины и подачи заявления на копии.
• Заверение: Копии заверяются печатью суда и подписью уполномоченного работника (архивариуса/секретаря).

Особенности для разных категорий судов и дел

Мировые судьи (Инструкция N 224, Форма 62)

Для мировых судей существует рекомендуемая Форма 62 («Заявление об ознакомлении с делом/материалом»). Выдача дел из архива мирового судьи производится работником аппарата мирового судьи на основании письменного заявления с разрешения соответствующего мирового судьи. По нерассмотренным делам — с оплатой госпошлины.

Арбитражные суды (Инструкция N 161)

Порядок аналогичен (п. 11.5 Инструкции N 161). Активное внедрение электронного документооборота позволяет часто получить сканы документов через кабинет «Мой Арбитр» без личного визита в архив, если дело оцифровано. Для бумажных архивов — заявление в канцелярию арбитражного суда.

Апелляционные/Кассационные производства (электронные дела)

Согласно п. 2.7 Правил работы с архивами: если материалы апелляционного производства сформированы в электронном виде и находятся в архиве, работник отдела делопроизводства после получения заявления с визой начальника отдела производит ознакомление в электронном виде (предоставляет доступ к терминалу/порталу).

Уголовные дела (Государственный архив РФ / Архивы судов)

Если дело очень старое (обычно старше 10–15 лет, в зависимости от категории хранения), оно может быть передано в Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) или региональные государственные архивы. В этом случае заявление подается непосредственно в архив (или через суд с запросом на направление дела). Порядок регламентируется Федеральным законом «Об архивном деле в РФ» и Правилами пользования архивными документами. Требуется справка из суда о том, что дело передано в архив.

Типичные ошибки и причины отказа

Практические советы (Чек-лист)

1. Уточните место хранения: Позвоните в канцелярию суда (телефон обычно на сайте суда в разделе «Контакты» -> «Архив» или «Отдел делопроизводства») и спросите: «Находится ли дело № X в архиве этого суда? Каков архивный номер? Каков режим работы архива для ознакомления?».
2. Подготовьте 2 экземпляра заявления: Один останется в суде, на втором поставят отметку о принятии (входящий номер/дата) — это ваше доказательство обращения.
3. Возьмите паспорт и оригинал доверенности: Даже если подаете по почте/электронно, при личном приходе за делом оригиналы обязательны.
4. Спросите про фото/сканы: Уточните у архивариуса по телефону: «Могу ли я фотографировать страницы телефonom без вспышки для личных целей?». Это сэкономит деньги на госпошлине за копии.
5. Контролируйте сроки: Если в течение 7 дней не позвали за делом — пишите жалобу председателю суда или в вышестоящий суд/Квалификационную коллегию судей (нарушение сроков рассмотрения обращения).
6. Для старых дел (до 2000-х гг.): Сразу уточните, не передано ли дело в областной/краевой госархив. Если да, обращайтесь туда по их правилам (часто нужно направлять официальный запрос от организации или нотариальное заявление).

Ознакомление с материалами дела в архиве суда — это реализуемое законом право, однако его реализация требует соблюдения административной процедуры: написания грамотного заявления, предъявления документов, удостоверяющих личность и полномочия, и ожидания резолюции председателя/судьи/начальника отдела делопроизводства. Ключевым моментом является точное указание номера дела и понимание того, в архиве какого именно суда (первоинстанционного, апелляционного, кассационного или госархива) находятся нужные материалы.

Грамотно составленное заявление по приведенному выше образцу, поданное в установленном порядке, гарантирует получение доступа к материалам дела в разумные сроки для защиты ваших прав и законных интересов (подготовка жалоб, исполнение решений, восстановление упущенных сроков и т.д.).

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Нормативные акты могут изменяться. Перед подачей документов рекомендуется свериться с актуальной редакцией Инструкций по делопроизводству и обратиться за консультацией к юристу или в канцелярию конкретного суда.