Цель документа: предоставить подробный порядок создания‚ ведения и контроля электронного архива (ЭА) в организации‚ а также описать роли ответственных лиц‚ нормативно‑правовую базу и технические требования.

Нормативно‑правовая база

Ведение электронного архива регулируется следующими актами:

1. Приказ Росархива №236 от «Об утверждении Перечня документов‚ подлежащих обязательному хранению».
2. Приказ Росархива №237 – Положения об архиве организации.
3. Федеральный закон № 402‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
4. ФЗ № 63‑2011 «Об электронной подписи» и ПП РФ «Об использовании электронных документов».
5. Требования к защите персональных данных (ФЗ № 152‑2013).

Все процедуры ЭА должны соответствовать указанным нормативным актам‚ а также внутренним регламентам организации (положение о хранении документов‚ инструкция по делопроизводству и др.).

Организационная структура и роли

Для эффективного управления ЭА необходимо определить ответственных лиц и их функции.

Планирование и подготовка к созданию ЭА

Инвентаризация существующих документов

Перед переходом в электронный архив необходимо выполнить инвентаризацию:

• Определить все бумажные и электронные документы‚ находящиеся в эксплуатации.
• Классифицировать их по видам‚ срокам хранения и юридической важности.
• Составить реестр источников – список подразделений‚ генерирующих документы.

Формирование номенклатуры дел

С 2023 года номенклатура дел утверждаеться ежегодно и вводится с 1 января текущего года. В неё входят:

1. Код дел (по ГОСТ Р 7.0.97‑2016).
2. Наименование дел.
3. Сроки обязательного и окончательного хранения.
4. Типы документов (бумажные/электронные).

Разработка нормативных и методических документов

Необходимо подготовить:

• Положение о хранении электронных документов.
• Инструкцию по работе с системой электронного архива.
• Должностные инструкции архивариуса и ИТ‑специалиста.
• Методику формирования метаданных.

Техническая инфраструктура

Выбор программного обеспечения

Для ЭА рекомендуется использовать системы:

• СЭД (Система электронного документооборота) – 1С‑КПД‚ Инталев‚ etc.
• СХЭД (Система хранения электронных документов) – специализированные решения с поддержкой ЭП и аудита.

Требования к оборудованию

• Серверы с RAID‑массивами (не менее 3‑х уровней защиты).
• Система резервного копирования (полные и инкрементные копии).
• Средства контроля целостности (контрольные суммы‚ цифровые подписи).
• Средства шифрования данных при хранении и передаче.

Организация доступа

Права доступа должны быть распределены по принципу «необходимости знать»:

1. Администраторы – полный доступ.
2. Архивариусы – чтение/запись в архивные разделы.
3. Сотрудники подразделений – только к своим документам.

Процедуры создания и ведения электронного архива

Приём и классификация документов

1. Регистрация поступления – в системе указывается дата‚ источник‚ тип документа.
2. Назначение метаданных – код дел‚ классификатор‚ срок хранения‚ уровень доступа.
3. Присвоение уникального идентификатора (UUID) для каждого электронного файла.
4. Электронная подпись – если документ требует юридической силы.

Формирование архивных дел

Документы‚ относящиеся к одному делу‚ группируются в электронный контейнер (ZIP/7z) с сохранением структуры подпапок‚ отражающей оригинальный бумажный порядок.

Установление сроков хранения

Сроки определяются в соответствии с Приказом Росархива №236. Примерные категории:

• 5 лет – бухгалтерские справки.
• 10 лет – налоговые документы.
• Не ограничено – учредительные документы‚ лицензии.

Перевод в «пассивный» режим

По истечении срока обязательного хранения документ переводится в «пассивный» архив‚ где доступ ограничен‚ а запись только для чтения.

Уничтожение документов

После окончания срока окончательного хранения (обычно 5–10 лет после обязательного) документ уничтожается в соответствии с регламентом (безопасное удаление‚ физическое уничтожение носителей).

Обеспечение безопасности и целостности

Защита от несанкционированного доступа

• Аутентификация пользователей (логин/пароль + 2‑фактор).
• Ролевой контроль доступа (RBAC).
• Шифрование данных в покое (AES‑256) и при передаче (TLS).

Контроль целостности

1. Генерация контрольных сумм (SHA‑256) при загрузке.
2. Регулярная проверка контрольных сумм (cron‑задача раз в месяц).
3. Хранение журналов изменений (лог‑аудит).

Резервное копирование

Рекомендованный план:

• Полная копия раз в неделю.
• Инкрементные копии каждый день.
• Хранение копий в двух географически разнесённых местах.
• Тестовое восстановление раз в квартал.

Контроль‚ аудит и отчётность

Для подтверждения соответствия требованиям необходимо:

1. Вести журнал регистрации всех операций (создание‚ изменение‚ удаление).
2. Проводить внутренний аудит не реже одного раза в полугодие.
3. Готовить отчёт о состоянии архива (кол‑во дел‚ сроки хранения‚ инциденты) для руководства.
4. Обеспечить возможность предоставления документов в суд или контролирующим органам в оригинальном виде.

Обучение персонала

Согласно рекомендациям‚ архивариус и сотрудники‚ работающие с ЭА‚ обязаны пройти обучение:

• Основы работы с СЭД/СХЭД.
• Требования к оформлению метаданных.
• Политика информационной безопасности.
• Порядок проведения аудита и реагирования на инциденты.

Обучение фиксируется в личных делах сотрудников (протоколы‚ сертификаты).

Пошаговый план внедрения ЭА

1. Подготовительный этап – инвентаризация‚ формирование номенклатуры‚ разработка нормативных документов.
2. Технический этап – выбор и установка СЭД/СХЭД‚ настройка серверов‚ резервных копий.
3. Организационный этап – назначение ответственных‚ проведение обучения.
4. Перенос документов – сканирование бумажных дел‚ импорт электронных файлов‚ присвоение метаданных.
5. Запуск и контроль – тестовое использование‚ аудит процессов‚ корректировка регламентов.
6. Эксплуатация – регулярное обслуживание‚ обновление ПО‚ периодический аудит.

Ведение электронного архива – это комплексный процесс‚ который сочетает в себе юридические требования‚ организационные меры и технические решения. При соблюдении описанных в инструкции шагов организация получает:

• Гарантированное соответствие требованиям Росархива и ФЗ.
• Упрощённый доступ к историческим документам.
• Сокращение расходов на хранение бумажных носителей.
• Повышенную защиту информации от потери и несанкционированного доступа.

Регулярный контроль‚ обучение персонала и своевременное обновление программных средств обеспечивают долгосрочную эффективность электронного архива.

Дата последнего обновления инструкции: 04:46:45