Обращение в государственные или ведомственные архивы — это часто единственный способ восстановить важную историческую, юридическую или родословную информацию. Однако для успешного получения нужных сведений недостаточно просто отправить письмо. Необходимо знать, как правильно составить запрос, в какой именно архив обратиться и какие существуют сроки и ограничения. В этой статье мы подробно разберем весь порядок запроса документа в архиве.

Виды архивных документов

Прежде чем делать запрос, важно понимать, в каком именно виде вы можете получить информацию. Архивы предоставляют не только оригиналы, но и различные виды справок и копий:

• Архивная справка — документ архива, составленный на официальном бланке, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.
• Архивная копия — дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения, заверенная в установленном порядке.
• Архивная выписка — документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному факту или событию.

Шаг 1. Определение нужного архива

Для того чтобы запрос был исполнен, нужно как минимум понимать, в какой именно архив нужно обращаться: в региональный, федеральный или ведомственный, а может быть, достаточно просто связаться с ЗАГСом.

1. Учитывайте давность документа. Если с момента создания нужного вам документа прошло сто лет, то, скорее всего, следует обратиться в архив. Согласно действующему законодательству, документы ЗАГСов закрыты на 100 лет, а персональные данные в иных делах — на 75 лет.
2. Территориальная принадлежность. Необходимо узнать территориально-административную принадлежность места проживания человека, на которого собираетесь делать запрос (в период его проживания там). Запрос направляется в архив того региона, к которому относился данный населенный пункт в интересующее вас время.

Шаг 2. Способы подачи запроса

Архив организует прием запросов несколькими способами. Вы можете выбрать наиболее удобный для вас:

• При личном обращении. Сотрудник архива проверяет документы, удостоверяющие личность, выясняет цель визита, знакомит с инструкцией по заполнению бланка и помогает сформулировать запрос.
• По почте. Письменное обращение направляется по официальному адресу архива (желательно на имя директора);
• Онлайн. Через официальный сайт архива, портал уполномоченного органа исполнительной власти субъекта РФ или через портал государственных услуг. Например, в Москве запрос на получение архивных документов можно подать онлайн на официальном сайте Мэра Москвы mos.ru.

Шаг 3. Правила составления запроса

От правильности составления заявки зависит скорость и качество ответа. При составлении запроса придерживайтесь следующих рекомендаций:

1. Адресат. Узнаем ФИО директора архива и пишем письмо на его имя.
2. Четкая формулировка предмета запроса. В просительной части необходимо сформулировать, что именно вы просите: выдать справку о том-то и том-то или архивную выписку. Например: «Любые имеющиеся в вашем архиве сведения о <ФИО>».
3. Максимум сведений. Предоставьте как можно больше информации о запрашиваемом лице или событии: полные ФИО, дату и место рождения, адрес проживания в период, за который нужны сведения, место работы или учебы.
4. Цель запроса. Не будет лишним указать, для чего вам требуется та или иная информация или документы.
5. Документы-приложения. Желательно приложить копии документов о запрашиваемом лице. Если речь идет о событиях в пределах временного интервала 75-100 лет, архив может попросить документы, подтверждающие родство.

Шаг 4. Порядок рассмотрения и сроки

После поступления запрос проходит несколько этапов: регистрацию, рассмотрение, наложение резолюции руководством и передачу в архив организации на исполнение.

Важные нюансы, касающиеся сроков и исполнения:

• Если ваш запрос оказался непрофильным (не относится к компетенции данного архива), его пересылка по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должны осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.
• Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве. Использование незаверенных документов оговаривается в тексте справки (например, прикладывается незаверенная копия).
• Порядок и сроки исполнения запросов строго регламентированы Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утв. приказом Минкультуры России от № 526, п. 5.8-5.18).

Обращение в архив требует внимательности и подготовки. Чем точнее вы сформулируете свой запрос и чем больше сопутствующих данных предоставите, тем выше вероятность получить исчерпывающий ответ. Соблюдение установленных правил и понимание процедуры работы архивов помогут вам сэкономить время и успешно получить необходимые архивные справки, копии или выписки.