Электронное правительство Республики Казахстан (eGov.kz) предоставляет возможность оформить запрос на получение архивных справок, копий документов или выписок из архивов Комитета по правовой статистике и специальным учётам Генеральной прокуратуры РК, а также из территориальных органов. Ниже представлена подробная пошаговая инструкция, требования к заявлению и полезные рекомендации.

Подготовка к подаче запроса

Прежде чем перейти к оформлению заявления на портале, необходимо собрать всю необходимую информацию и подготовить документы.

• Определите, какой именно архив вам нужен – архив КПСИСУ ГП, архив МВД, архив другого ведомства и т.д.
• Сформулируйте цель запроса – получение справки о судимости, подтверждение места работы, данные о родственниках и т.п.
• Подготовьте сведения о заявителе:
  • ФИО (фамилия, имя, отчество – при наличии);
  • Дата и место рождения;
  • Место постоянного проживания (адрес с индексом);
  • Контактный телефон и электронная почта;
  • Для юридических лиц – полное наименование, ИНН, юридический адрес, данные представителя (ФИО, должность).
• Соберите данные, необходимые для поиска в архиве:
  • Номер партбилета, трудовой книжки, дела, номера архивных фондов, периоды, которые интересуют;
  • Любые известные реквизиты документа (номер, дата выдачи, название органа).
• Подготовьте скан или чёткую фотографию документа, удостоверяющего личность (паспорт, удостоверение личности) – потребуется при загрузке в личный кабинет.

Пошаговая инструкция подачи запроса через eGov.kz

1. Авторизация на портале
   • Перейдите на официальный сайт egov.kz;
   • Нажмите кнопку «Войти» и выберите способ авторизации (ЭЦП, пароль через SMS, идентификация через «Digital Kazakhstan» и т.д.);
   • После успешного входа вы окажетесь в личном кабинете.
2. Поиск услуги
   • В строке поиска введите фразу «Выдача архивных справок» или «Архивная справка и/или копия архивных документов»;
   • Из списка результатов выберите услугу, соответствующую нужному архиву (например, «Выдача архивных справок КПСИСУ ГП»).
3. Заполнение электронного заявления
   • Нажмите «Получить услугу» → «Подать заявление»;
   • Система откроет форму заявления. Заполните все обязательные поля, отмеченные звёздочкой (*):
   • Данные заявителя (ФИО, дата рождения, адрес, контакты);
   • Цель запроса (кратко опишите, какие именно сведения вам нужны);
   • Информация для поиска в архиве (номера дел, периоды, названия организаций и т;д.);
   • Тип выдаваемого документа (справка, копия, выписка и т.п.).
   • Прикрепите скан/фото удостоверяющего личность документа (если требуется).
   • Проверьте введённые данные на наличие опечаток.
4. Подписание заявления электронной цифровой подписью (ЭЦП)
   • После заполнения формы нажмите «Подписать и отправить»;
   • Выберите свой сертификат ЭЦП, введите PIN‑код и подтвердите подпись;
   • Если у вас нет ЭЦП, можно воспользоваться услугой «Удостоверяющий центр» на портале для получения временной подписи (в некоторых случаях допускается подпись через SMS‑код).
5. Оплата государственной пошлины (если предусмотрена)
   • Некоторые виды архивных справок могут быть платными. Система автоматически рассчитает сумму и предложит оплатить через банковскую карту, Apple Pay/Google Pay или через банковский терминал;
   • Сохраните чек об оплате – он понадобится для подтверждения получения услуги.
6. Отправка заявления и получение номера обращения
   • После успешной подписи и оплаты вы получите уникальный номер заявления (например, 2026‑ARCH‑001234);
   • Этот номер можно использовать для отслеживания статуса в личном кабинете.
7. Отслеживание статуса и получение результата
   • В разделе «Мои заявления» выберите нужное обращение;
   • Статус может быть: «Принято в работу», «На рассмотрении», «Готово к выдаче», «Отказ»;
   • Когда статус изменится на «Готово к выдаче», в личном кабиенте появится ссылка для скачивания электронного документа, подписанного ЭЦП уполномоченного лица;
   • При необходимости можно заказать бумажную копию – она будет отправлена почтой на указанный адрес.

Требования к содержанию заявления

Для успешного рассмотрения запрос должен содержать следующую информацию:

• Полные ФИО заявителя (с отчеством, если оно есть);
• Дата и место рождения;
• Адрес постоянного проживания с индексом;
• Контактный телефон и e‑mail;
• Цель запроса (какой именно документ нужен и для чего);
• Конкретные сведения, облегчающие поиск в архиве (номера дел, периоды, названия организаций, фамилии лиц, номера партбилетов и т.д.);
• Желаемый формат выдачи (электронный документ с ЭЦП, бумажная справка, заверенная копия).

Отсутствие любого из обязательных пунктов может привести к возврату заявления на доработку или к отказу в предоставлении услуги.

Сроки рассмотрения и получения ответа

Согласно регламенту государственной услуги «Выдача архивных справок»:

• Средний срок рассмотрения заявления – 5 рабочих дней с момента получения полностью оформленного и подписанного запроса;
• В случае необходимости дополнительного уточнения информации срок может быть продлён до 10 рабочих дней (о продлении заявитель уведомляется в личном кабинете);
• Если запрос направляется в территориальный орган архива, срок может увеличиться из‑за внутренней передачи дела (обычно не более 15 рабочих дней).

П>

Что делать, если запрос отклонён

В случае получения мотивированного отказа:

1. Внимательно прочитайте причину отказа (обычно указывается в электронном документе, подписанном ЭЦП);
2. Если причина – недостаточность данных для поиска, соберите дополнительную информацию и подайте заявление повторно, указав новые сведения;
3. Если отказ связан с отсутствием прав на запрашиваемые сведения (например, сведения относятся к закрытым фондам), уточните возможность получения справки через суд или иной законный способ;
4. При необходимости вы можете подать жалобу на действия работника архива через форму обратной связи на портале eGov.kz или обратиться в вышестоящий орган (Комитет по правовой статистике и специальным учётам ГП).

Полезные советы

• Заранее уточните точные реквизиты архива – иногда один и тот же документ может находиться в разных фондах;
• Используйте формулировки официально‑делового стиля – это ускоряет обработку заявления;
• Сохраняйте копию всех отправленных файлов (заявление, скан паспорта, чек об оплате) – они могут понадобиться при споре;
• Если вы подаёте запрос от имени юридического лица, приложите скан устава и решение о назначении представителя;
• Проверяйте срок действия вашей ЭЦП – просроченный сертификат приведёт к ошибке при подписании;
• При получении электронного документа проверяйте подпись через сервис проверки ЭЦП на портале egov.kz.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли лично посещать архив после подачи заявления через eGov.kz?
Ответ: Нет, вся процедура может быть выполнена онлайн. Полученный документ будет доступен для скачивания в личном кабинете или отправлен почтой по вашему выбору.

Вопрос: Можно ли подать запрос на получение справки о родственниках, если я не знаю их точных данных?
Ответ: Для поиска в архиве необходимы минимальные сведения (ФИО, approximate год рождения, место жительства). Чем больше информации вы предоставите, тем выше шанс успешного поиска.

Вопрос: Есть ли ограничение на количество запросов в месяц?
Ответ: Официальных ограничений на количество запросов нет, но каждый запрос оплачивается отдельно (если услуга платная).

Вопрос: Как проверить подлинность полученной архивной справки?
Ответ: Электронный документ подписывается ЭЦП уполномоченного лица. Подлинность можно проверить в разделе «Проверка подписи» на портале egov.kz, загрузив файл и указав сертификат подписанта.

Следуя данной инструкции, вы сможете быстро и без лишних визитов оформить запрос в архив через портал электронного правительства Республики Казахстан и получить необходимые справки в установленные сроки. Удачной работы с архивами!