Муниципальный архив – это специализированное учреждение местного самоуправления, которое обеспечивает комплектование, хранение, учёт и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных материалов, образующихся в деятельности органов местного самоуправления, муниципальных организаций и граждан; Ниже представлен пошаговый алгоритм создания такого учреждения, основанный на действующем нормативно‑правовом поле (ФЗ‑125 «Об архивном деле в Российской Федерации», приказы Росархива, методические рекомендации и региональные нормативные акты).

Нормативно‑правовая база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (основной закон).
• Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства по комплектованию, описанию, учёту и использованию документов личного происхождения.
• Региональные и муниципальные нормативные акты (например, решения органов местного самоуправления о создании муниципального архива, административные регламенты предоставления услуг по выдаче архивных справок).

Важно: При формировании устава муниципального архива необходимо учитывать положения части 1 статьи 20 ФЗ‑125‑ФЗ, согласно которой документы, образующиеся в деятельности граждан и организаций, подлежат включению в Архивный фонд РФ.

Подготовительный этап

Инициатива и обоснование необходимости

Орган местного самоуправления (администрация района, городского поселения) готовит обоснование создания муниципального архива, в котором указываются:

• объём и виды документообразования в муниципалитете;
• наличие или отсутствие существующего архивного подразделения;
• потребность в обеспечении доступности архивной информации для граждан, органов власти и организаций;
• экономическая эффективность (сравнение затрат на создание архива с возможными потерями при отсутствии надлежащего хранения документов).

Подготовка проекта нормативного акта

На основе обоснования разрабатывается проект решения (или постановления) органа местного самоуправления о создании муниципального учреждения «Муниципальный архив». В проекте прописываются:

• наименование и юридический статус (муниципальное учреждение);
• уставные цели и задачи;
• структура управления (директор, заместители, отделы);
• источники финансирования (бюджет муниципального образования, возможные внебюджетные поступления);
• сроки введения в действие.

Согласование с экспертно‑проверочной комиссией (ЭПК)

Согласно пункту 29 Приказа Росархива № 77, проект решения направляется на рассмотрение ЭПК архивного учреждения (или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела). ЭПК оценивает:

• соответствие предлагаемой структуры и функций архива требованиям ФЗ‑125‑ФЗ и Правил;
• adequacy of the proposed storage conditions (помещения, стеллажи, климат‑контроль);
• наличие квалифицированного кадрового потенциала.

По результатам рассмотрения ЭПК выдаёт заключение, которое необходимо приложить к решению местного самоуправления.

Утверждение и государственная регистрация

После получения положительного заключения ЭПК:

1. Орган местного самоуправления принимает официальное решение (постановление, распоряжение) о создании муниципального архива.
2. Утверждается устав учреждения (в соответствии с типовым уставом муниципального учреждения, дополненным положениями о специфике архивной деятельности).
3. Учреждение регистрируется в качестве юридического лица в налоговых органах и получает ИНН, КПП, ОГРН.
4. Открывается расчётный счёт в банке для финансово‑хозяйственной деятельности.

Все эти действия оформляются соответствующими протоколами, приказами и распоряжениями, которые хранятся в деле учреждения.

Организационная структура муниципального архива

Руководящий аппарат

• Директор архива – ответственный за overall управление, взаимодействие с органом местного самоуправления и ЭПК.
• Заместитель директора по комплектованию и учёту.
• Заместитель директора по хранению и реставрации.

Основные отделы

• Отдел комплектования и описания документов – приём документов от источников (органы местного самоуправления, муниципальные организации, граждан), формирование номенклатуры дел, составление описей.
• Отдел хранения и обеспечения условий сохранности – контроль микроклимата, размещение на стеллажах, ведение инвентарных книг, организация работы с электронными носителями.
• Отдел использования и предоставления информации – выдача справок, выписок, копий документов, работа с заявителями, ведение реестра предоставленных услуг.
• Отдел методической и нормативной работы – разработка внутренних инструкций, участие в подготовке проектов нормативных актов, взаимодействие с федеральными и региональными архивными органами.
• Отдел кадров и административно‑хозяйственного обеспечения – подбор персонала, обучение, бухгалтерия, закупка оборудования и материалов.

Штатное расписание (пример)

1. Директор – 1 ставка.
2. Заместители директора – 2 ставки.
3. Старший архивариус (комплектование) – 2 ставки.
4. Архивариус‑описание – 3 ставки.
5. Специалист по хранению – 2 ставки.
6. Инженер по климат‑контролю – 1 ставка.
7. Специалист по работе с заявителями – 2 ставки.
8. Методист – 1 ставка.
9. Бухгалтер – 1 ставка.
10. Секретарь – 1 ставка.
11. Водитель/курьер (при необходимости) – 0,5 ставки.

Количество ставок корректируется в зависимости от объёма документообразования и специфики муниципального образования.

Финансирование и материально‑техническое обеспечение

• Бюджетные ассигнования – основной источник финансирования (содержание персонала, коммунальные услуги, аренда/покупка помещений).
• Внебюджетные поступления – плата за предоставление архивных справок, копий, услуги по цифровизации, гранты на проекты сохранения документации.
• Помещения – должны соответствовать санитарно‑эпидемиологическим и противопожарным нормам, иметь отдельные зоны для приёма, обработки, хранения и выдачи документов; рекомендуемая площадь – не менее 150 м² на каждые 10 000 единиц хранения.
• Оборудование – стеллажи с регулируемой высотой, системы контроля температуры (18 ± 2 °C) и относительной влажности (45 ± 5 %), пожарная сигнализация, средства защиты от света и пыли, сканеры высокого разрешения для цифровизации, компьютеры с архивными информационными системами (АИС).
• Материалы – кислото‑нейтральные папки, коробки, защитные пленки, этикетки, инвентарные книги.

Комплектование архивного фонда

Комплектование осуществляется в соответствии с пунктом 10.1.1 Методических рекомендаций и пунктом 29 Приказа Росархива № 77:

1. Определение источников комплектования (органы местного самоуправления, муниципальные организации, граждане, предприятия, находящиеся в муниципальной собственности).
2. Согласование номенклатуры дел с ЭПК один раз в 5 лет (или при изменении функций/структуры источника).
3. Приём документов: оформление приёмно‑сдаточных актов, проверка completeness и соответствия описи.
4. Описание документов: создание карточек в АИС, присвоение индексов, внесение в описи дел постоянного и временного хранения.
5. Размещение на хранение согласно условиям, указанным в пункте 5.

Для документов личного происхождения применяются отдельные методические рекомендации (см. раздел I методических рекомендаций по комплектованию, описанию, учёту и использованию документов личного происхождения).

Учёт и использование документов

Учёт

• Ведение первичного учёта (приходно‑расходные книги, журналы регистрации поступления и выдачи).
• Ведение аналитического учёта в АИС (карточки документов, сведения о состоянии, местоположении, сроках хранения).
• Периодическая инвентаризация (не реже одного раза в 5 лет) с составлением актов инвентаризации.

Использование

• Выдача справок, выписок, копий документов в соответствии с административным регламентом (пример – регламент Вольского района № 3469 от ).
• Обеспечение доступа к электронным копиям через корпоративный портал или читальный зал.
• Участие в подготовке нормативных и методических документов (пункт 6.2 Основных правил работы архивов организаций).
• Организация выставок, публикаций, научно‑практических конференций на основе архивных материалов.

Особенности работы с электронными документами

Согласно пункту 29 Приказа Росархива № 77, электронные документы, не подлежащие хранению, оформляются отдельным актом. Для электронных документов, подлежащих долгосрочному сохранению, необходимо:

• Обеспечить совместимость форматов (PDF/A, TIFF, XML).
• Создать резервные копии на отдельных носителях (ленты, облачные хранилища с гарантией сохранности).
• Вести журнал версий и контроль целостности (хеш‑суммы).
• Обеспечить защиту от несанкционированного доступа (шифрование, аутентификация).

Электронный архив интегрируется в общую АИС муниципального архива, обеспечивая единый поисковый доступ к бумажным и электронным носителям.

Взаимодействие с экспертно‑проверочной комиссией (ЭПК)

ЭПК является ключевым органом контроля качества архивной деятельности. Взаимодействие включает:

• Ежегодное предоставление отчёта о работе архива (объём принятых документов, состояние хранения, выполнение планов комплектования).
• Представление на рассмотрение ЭПК предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов (пункт 6 Основных правил работы архивов организаций).
• Участие в подготовке проектов нормативных и методических документов (пункт 6.2).
• Получение заключений ЭПК по вопросам создания новых структурных подразделений, изменению устава, утверждению новых правил хранения.

Все решения, принимаемые на основе заключений ЭПК, оформляются приказами директора архива и направляются в орган местного самоуправления для утверждения.

Мониторинг и оценка эффективности

Для обеспечения устойчивой работы муниципального архива рекомендуется внедрить систему показателей эффективности (KPIs):

• Процент документов, принятых на хранение от общего объёма документообразования в муниципалитете.
• Среднее время выдачи справки или копии документа (целевое значение – не более 3 рабочих дней).
• Процент электронных документов, переведённых в формат долгосрочного хранения (PDF/A).
• Количество проведённых инвентаризаций без выявления недостач.
• Уровень удовлетворённости заявителей (опросы, анкетирование).

Показатели фиксируются в ежегодном отчёте архива, который направляется в орган местного самоуправления и в уполномоченный архивный орган субъекта РФ.

Создание муниципального учреждения «Муниципальный архив» – это сложный, но управляемый процесс, требующий чёткого соблюдения нормативно‑правовых требований, продуманной организационной структуры, adequate финансирования и квалифицированного персонала. Следуя представленному алгоритму – от обоснования необходимости и согласования с ЭПК до утверждения устава, комплектования документов и внедрения системы учёта и использования – муниципальное образование получит надёжный инструмент для сохранения своей документальной памяти, обеспечения прав граждан на информацию и выполнения государственных функций в сфере архивного дела.

Главное помнить: архив – это не просто хранилище бумаг, а динамичная система, которая должна развиваться вместе с изменениями в управлении, технологиях и потребностях общества; Только при условии постоянного обновления нормативной базы, обучения персонала и внедрения современных средств хранения и доступа муниципальный архив будет эффективно выполнять свою миссию.