В современных условиях эффективное управление архивным фондом требует наличия специализированных органов, которые обеспечивают контроль за сохранностью, комплектованием, учётом и использованием архивных документов. Одним из таких органов является постоянно действующая комиссия (далее – Комиссия) государственного архива. Данная статья раскрывает правовые основы, цели, состав, функции и порядок работы Комиссии, а также её взаимодействие с другими архивными и государственными структурами.

Правовая база

Положение о постоянно действующей комиссии государственного архива формируется на основе ряда нормативных актов:

1. Федеральный закон №125‑ФЗ «Об архивных документах» (в частности, правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации).
2. Приказ Росархива от № 77 – регламентирует разработку номенклатуры дел, согласование её с экспертной комиссией (ЭК) и утверждение руководителями государственных органов.
3. Приказ Росархива от г. – «Примерное положение об экспертной комиссии организации» (пункт 6.2).
4. Устав Государственного архива Российской Федерации (разделы 3.7.5‑3.7.6) – определяют полномочия органов архива по изданию приказов и утверждению положений о структурных подразделениях.
5. Другие нормативные документы: положения о рассекречивании документов, учёте при приватизации, а также региональные акты (например, постановления комитетов по делам архивов субъектов РФ).

Все перечисленные акты образуют основу для разработки и утверждения Положения о постоянно действующей комиссии, которое должно соответствовать требованиям федерального законодательства и региональных нормативных актов.

Цели и задачи Комиссии

Основная цель создания Комиссии – обеспечение системного и постоянного контроля за качеством работы архива, а также поддержка процессов:

• Сохранности архивных документов и материальных ценностей;
• Комплектования фондов (формирование и пополнение архивных дел);
• Учёта и регистрации документов в соответствии с установленными номенклатурами дел;
• Использования архивных материалов (выдача, предоставление доступа, научные исследования);
• Рассекречивания и перехода документов в открытый доступ;
• Контроля за соблюдением сроков временного и постоянного хранения.

Для достижения этих целей Комиссия реализует следующие задачи:

1. Разрабатывает и согласует номенклатуру дел и перечни проектов, подлежащих постоянному хранению.
2. Осуществляет проверку выполнения приказов и инструкций, изданных руководством архива.
3. Контролирует соблюдение сроков ведомственного хранения и своевременную передачу документов в государственные архивы.
4. Проводит экспертизу и оценку состояния архивных материалов, в т.ч. при проведении инвентаризаций.
5. Утверждает положения о структуре и составе постоянных и временных подразделений архива.
6. Подготавливает рекомендации по улучшению методик комплектования, учёта и использования архивных фондов.

Состав и структура Комиссии

Состав Комиссии определяется в Положении и может включать:

• Председателя – обычно директор архива или уполномоченный им сотрудник.
• Членов – представители:
  • структурных подразделений архива (отделы комплектования, учёта, доступа);
  • экспертной комиссии (ЭК) или центральной экспертной комиссии (ЦЭК);
  • научных организаций, участвующих в хранении архивных фондов;
  • мемориальных и музейных учреждений, если их деятельность связана с архивными материалами;
  • специалистов по информационной безопасности и защите государственной тайны.
• Секретаря – сотрудник, отвечающий за подготовку протоколов, рассылку повесток и ведение документации.

Комиссия является постоянно действующим совещательным органом, создаваемым на основании приказа директора архива. Члены комиссии могут быть назначены сроком на 3‑5 лет с возможностью продления.

Функции и полномочия Комиссии

В соответствии с пунктом 6;3 примерного положения об экспертной комиссии, Комиссия обладает следующими функциями:

• Разработка и согласование описей дел постоянного хранения, а также перечней проектов, подлежащих архивации.
• Экспертная оценка качества комплектования и учёта архивных документов.
• Контроль за соблюдением сроков временного хранения и подготовкой документов к передаче в государственный архив.
• Утверждение методических рекомендаций по работе с архивными фондами (например, правила рассекречивания, порядок приватизации).
• Проведение проверок и аудитов в рамках своей компетенции, в т.ч. совместно с внутренними и внешними аудиторами.
• Подготовка отчетов о своей деятельности для руководства архива и, при необходимости, для государственных контролирующих органов.
• Взаимодействие с другими экспертными и инвентаризационными комиссиями (например, Инвентаризационной комиссией ФАА) для обеспечения комплексного контроля.

Порядок формирования и работы Комиссии

Создание комиссии

Комиссия создаётся приказом директора архива на основании:

• Федерального закона 125‑ФЗ;
• Устава Государственного архива РФ;
• Региональных нормативных актов (при их наличии).

В приказе указываются:

1. Цели и задачи комиссии;
2. Состав (персональные данные членов, их должностные обязанности);
3. Порядок избрания председателя и секретаря;
4. Сроки полномочий и порядок их продления;
5. Регламент проведения заседаний (частота, кворум, порядок голосования).

Регламент заседаний

Заседания комиссии проводятся:

• Не реже один раз в квартал (по необходимости – ежемесячно);
• По инициативе председателя или по требованию не менее трех членов комиссии;
• С обязательным присутствием секретаря для протоколирования.

Протоколы заседаний подписываются председателем и секретарём, а также рассылаются всем членам комиссии в течение 5 рабочих дней.

Документация и отчётность

Комиссия обязана вести следующую документацию:

• Протоколы заседаний;
• Решения и рекомендации, направленные в структурные подразделения архива;
• Отчёты о проведённых проверках и аудите;
• Сводные таблицы о выполнении сроков временного хранения;
• Акты инвентаризации (при совместной работе с Инвентаризационной комиссией).

Годовой отчёт о деятельности комиссии представляется руководству архива и, при необходимости, в органы государственного контроля (например, в Министерство культуры РФ).

Взаимодействие с другими органами

Комиссия работает в тесном контакте с:

• Экспертной комиссией (ЭК) и Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) – согласование номенклатуры дел и методических рекомендаций.
• Инвентаризационной комиссией Федерального архивного агентства – совместные проверки сохранности материальных ценностей.
• Региональными архивными службами – координация передачи документов из ведомственного хранения в государственное.
• Научными организациями, участвующими в постоянном хранении архивных фондов (в соответствии с перечнем, утверждённым Положением).
• Контрольными органами (Росархив, Министерство культуры, органы государственной тайны) – предоставление отчётности и участие в проверках.

Примерный шаблон Положения о постоянно действующей комиссии

Ниже приведён упрощённый образец Положения, который может быть адаптирован под конкретный архив.

ПОЛОЖЕНИЕ
о постоянно действующей комиссии Государственного архива

Общие положения
Настоящее Положение регламентирует создание, состав, функции, полномочия и порядок работы постоянно действующей комиссии (далее – Комиссия) Государственного архива.
Комиссия создаётся в соответствии с Федеральным законом №125‑ФЗ, Уставом Государственного архива РФ и приказом директора архива.

Цели и задачи
Обеспечение контроля за сохранностью, комплектованием, учётом и использованием архивных документов.
Разработка и согласование номенклатуры дел, методических рекомендаций и планов инвентаризации.

Состав комиссии
Председатель – директор архива (или уполномоченный им сотрудник).
Члены комиссии – представители отделов комплектования, учёта, доступа, экспертов ЭК/ЦЭК, научных организаций.
Секретарь – сотрудник архивного отдела, ответственный за протоколирование.

Полномочия
Утверждать описания дел постоянного хранения.
Проводить экспертизу комплектования и учёта.
Осуществлять проверку выполнения приказов архива.
Подготовлять и представлять отчёты руководству архива.

Порядок проведения заседаний
Заседания проводятся не реже одного раза в квартал.
Кворум – присутствие более 50 % членов комиссии.
Решения принимаются простым большинством голосов.

Документация
Протоколы заседаний, решения, отчёты хранятся в архивном отделе в течение 5 лет.
Годовой отчёт представляется директору архива до 31 января следующего года.

Ответственность
Члены комиссии несут ответственность за добросовестное исполнение своих обязанностей в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными нормативными актами.

Вступление в силу
Настоящее Положение вступает в силу со дня его утверждения директором архива.

Практические рекомендации по внедрению Положения

• Провести анализ текущих процессов в архиве, выявив пробелы в контроле и учёте.
• Сформировать рабочую группу из представителей ключевых подразделений для разработки проекта Положения.
• Согласовать номенклатуру дел с ЭК/ЦЭК до утверждения Положения.
• Обеспечить обучение членов комиссии методикам проведения проверок и составления протоколов.
• Внедрить электронную систему учёта заседаний и документооборота (например, на базе «Электронного архива»).
• Регулярно проводить оценку эффективности работы комиссии (анализ выполнения рекомендаций, сроки закрытия вопросов).

Положение о постоянно действующей комиссии государственного архива – это фундаментальный документ, который позволяет систематизировать контроль за всеми аспектами работы архива: от сохранности документов до их доступности для исследователей. Правильно сформулированное Положение, основанное на федеральных законах и региональных нормативных актах, обеспечивает:

• Прозрачность и подотчётность работы архива;
• Своевременное выполнение сроков ведомственного и постоянного хранения;
• Координацию действий между различными экспертными и инвентаризационными органами;
• Повышение качества комплектования и учёта архивных фондов.

Внедрение такой комиссии способствует сохранению культурного наследия, повышает эффективность работы архивных учреждений и укрепляет доверие общества к государственным архивам.

Дата публикации: 10 июля 2026 г.