Цель статьи – дать практические рекомендации по подготовке, оформлению и передаче документов в архив организации, а также рассказать о нормативных актах, регулирующих этот процесс.

Нормативно‑правовая база

• Пункт 1.3 Правил создания архивов – государственные органы и их подведомственные организации обязаны создавать архив.
• Пункт 1.4 Правил создания архивов – все остальные юридические лица вправе вести архивное хранение без создания отдельного структурного подразделения, однако в практике рекомендуется иметь архивный отдел.
• Приказ Росархива №236 от – утверждает типовой перечень документов, подлежащих передаче в архив.
• Приказ Росархива №237 от – содержит инструкцию по работе с типовым перечнем.
• Приказ Росархива №77 от – вводит порядок сдачи документов в архив организации.
• Другие нормативные акты: Федеральный закон «Об архивных фондах», Приказ Минкультуры РФ «Об организации архивного дела», а также отраслевые регламенты (бухгалтерия, кадры, производство).

Кому и какие документы передаются в архив

Документы делятся по срокам и назначению:

1. Документы постоянного хранения (неограниченный срок). Обычно это акты, имеющие историческую, научную или юридическую ценность.
2. Документы временного хранения (от 5 до 10 лет). К ним относятся бухгалтерские, кадровые, договорные и другие деловые бумаги.
3. Документы, подлежащие уничтожению – после истечения срока хранения, если они не имеют ценности.

Основные участники процесса

Пошаговый алгоритм подготовки и сдачи документов

Шаг 1. Определение перечня передаваемых дел

Согласно Приказу №236, необходимо свериться с типовым перечнем. При отсутствии типового перечня – использовать внутреннюю номенклатуру, учитывая сроки хранения, установленные нормативными актами.

Шаг 2. Формирование регистрационных карточек

• Для каждого документа (дела) оформляется регистрационная карточка – в ней указываются: название, номер, дата создания, срок хранения, ответственный.
• Карточки включаются в общую опись (см. ниже).

Шаг 3. Предварительная архивная обработка

1. Сортировка: отделить документы, подлежащие постоянному и временно́му хранению.
2. Оценка ценности: при ликвидации или аутсорсинге – экспертиза научной/исторической ценности.
3. Упаковка: использовать архивные коробки, папки, файлы из кислостойких материалов.
4. Переплет (при необходимости) – для крупномасштабных дел.

Шаг 4. Составление сдаточной описи

Опись оформляется в двух экземплярах (один – для архива, второй – для подразделения). В ней указываются:

• Наименование организации и подразделения.
• Дата сдачи.
• Перечень дел (номер, название, количество коробок, срок хранения).
• Подписи ответственных лиц и печать организации.

Шаг 5. Подписание и печать

Сдаточная опись скрепляется печатью и подписью руководителя подразделения (или уполномоченного лица). Это обязательный шаг, подтверждающий юридическую силу передачи.

Шаг 6. Передача документов в архив

1. Организовать транспортировку (собственный автотранспорт или курьерскую службу).
2. При доставке предоставить оригинал описи архивариусу.
3. Получить акт приёма‑передачи, в котором фиксируются полученные материалы и их состояние.

Шаг 7. Регистрация в архиве

Архивариус вносит данные в журнал приёма документов, присваивает каждому делу архивный номер и размещает их в соответствующем фонде.

Особенности сдачи документов в разных ситуациях

5.1 При ликвидации или банкротстве

Ответственность за передачу лежит на ликвидаторе или конкурсном управляющем. Необходимо:

• Провести экспертизу ценности (научной, исторической, правовой).
• Сформировать отдельную сдаточную опись для ликвидационных дел.
• Убедиться, что все кадровые и финансовые документы переданы в архив в соответствии с Приказом №77.

5.2 При аутсорсинге архивных услуг

Если архивные функции передаются внешнему провайдеру, требуется:

• Заключить договор, где прописаны сроки, условия доступа и гарантии сохранности.
• Согласовать формат электронных копий (сканирование, метаданные).
• Провести совместный контроль приёмки.

5.3 Электронные документы

Для электронных архивов порядок схож, но добавляются:

• Создание метаданных (дата, автор, классификатор).
• Хеш‑контроль (SHA‑256) для подтверждения целостности.
• Хранение в сертифицированных системах электронного архива (ЭЭА).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как долго можно хранить документы в подразделении без создания отдельного архива?

По пункту 1.4 – до 10 лет, но без надлежащей системы контроля риск потери информации высок.

Нужна ли печать на сдаточной описи?

Да, согласно Приказу №77 от , печать и подпись обязательны.

Можно ли сдавать документы частями?

Да, но каждая партия должна сопровождаться отдельной описью и актом приёма‑передачи;

Что делать, если часть документов повреждена?

Необходимо оформить акт о повреждении, указать степень утраты и, при возможности, провести реставрацию до сдачи.

Чек‑лист для сдачи документов в архив

• ☑ Проверить нормативный перечень (Приказ №236).
• ☑ Сформировать регистрационные карточки для всех дел.
• ☑ Провести предварительную архивную обработку (сортировка, упаковка).
• ☑ Составить сдаточную опись в двух экземплярах.
• ☑ Подписать и скрепить печатью опись;
• ☑ Организовать транспортировку и передать документы архивариусу.
• ☑ Получить акт приёма‑передачи.
• ☑ Внести запись в журнал приёма архива.

Сдача документов в архив – это не просто «положить бумагу в коробку». Это строго регламентированный процесс, который обеспечивает юридическую защищённость, сохранность информации и возможность её последующего использования. Соблюдая описанные выше шаги и опираясь на актуальные нормативные акты, организация гарантирует корректность архивного хранения и минимизирует риски потери ценных данных.

Дата последнего обновления статьи: