Цель статьи – дать полное практическое руководство по подготовке, упорядочиванию и сшиванию трудовых договоров (включая дополнительные соглашения, акты расторжения) перед их передачей в архив организации, а также разъяснить нормативно‑правовую базу и сроки хранения.

Нормативно‑правовая база

Сохранение и архивирование трудовых договоров регулируется несколькими федеральными актами:

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ (ред. от ) – устанавливает сроки хранения кадровых документов.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 80‑84) – определяет порядок ведения личных дел сотрудников.
• Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 22.1) – описывает порядок архивирования документов, их передачу в государственный или муниципальный архив.
• Методические рекомендации КонсультантПлюс – конкретизируют сроки хранения (75 лет) и порядок оформления.

Ключевые требования закона

Срок хранения трудовых договоров – 75 лет с момента их формирования, если они переданы в государственный (муниципальный) архив. До передачи договоры хранятся в организации в течение не менее 1 года и не более 3 лет после расторжения (для большинства работников). Для государственных и муниципальных служащих срок хранения в архиве составляет 10 лет после увольнения, а затем – 75 лет от даты формирования;

Кто отвечает за подготовку к архивированию?

• Члены ликвидационной комиссии (при ликвидации организации) или конкурсный управляющий – обязаны обеспечить правильную подготовку документов к передаче.
• В штатных организациях – архивариус (или отдел кадров совместно с отделом архивного дела).
• Ответственный за кадровый учет – контролирует своевременное формирование личных дел и их передачу в архив.

Сроки и этапы подготовки

1. Сбор документов – собрать все трудовые договоры, дополнительные соглашения, акты расторжения, справки о выплате компенсаций.
2. Проверка полноты – убедиться, что в личных делах нет «потерянных» листов, подписи и печати присутствуют.
3. Упорядочивание – разместить документы в хронологическом порядке по дате увольнения (от более поздних к более ранним).
4. Подготовка листа‑заверителя – составить лист‑заверитель (опись) с указанием:
   • Номера личного дела;
   • ФИО сотрудника;
   • Дата увольнения;
   • Перечень вложенных документов;
   • Подпись ответственного лица.
5. Сшивание – выбрать способ сшивания (см. раздел 4).
6. Маркировка тома – проставить штамп/наклейку с указанием:
   • Наименования архива (например, «Государственный архив г. Москва»);
   • Года формирования тома;
   • Условного номера тома (Т‑001, Т‑002 …).
7. Передача в архив – оформить акт передачи, подписанный представителями организации и архива.

Способы сшивания (скрепления) трудовых договоров

Выбор метода зависит от объёма документации, требований архива и наличия специализированного оборудования.

Традиционное сшивание ниткой (ручное)

• Подходит для небольших томов (до 30 листов).
• Используется многократная шовная нитка (полипропиленовая или хлопковая) толщиной 0,5 мм.
• Техника:
  1. Сложить листы в «книжный» порядок.
  2. Сделать три‑четыре отверстия (по 5 мм) на 1 см от левого края, равномерно по всей высоте.
  3. Продеть нитку, завязать двойной узел в начале и в конце, при желании – сделать «косой» шов для дополнительной прочности.
• Плюсы: надёжность, невозможность «подмены» листов без заметного повреждения.
• Минусы: трудоёмкость при больших объёмах.

Сшивание металлической скобой (скрепка‑скоба)

• Применяется в крупных компаниях, где каждый том может содержать до 200 листов.
• Требуется специальный скобозаклепочный аппарат (пневматический или электрический).
• Процесс:
  1. Сложить листы в «книжный» порядок.
  2. Поместить скобу в центр листов (обычно 2 см от края).
  3. Заклепать скобу – получаем прочный «шов», который не распадается при обычных манипуляциях.
• Плюсы: быстрый процесс, подходит для больших томов.
• Минусы: требуется оборудование, скобы могут со временем окисляться.

Клейкое сшивание (клей‑пластика)

• Разрешено только в том случае, если архивные требования конкретного ведомства допускают использование клей‑пластиковых обложек.
• Не рекомендуется для государственных архивов, так как клей может со временем разрушать бумагу.

Электронный архив (сканирование)

• Для организаций, желающих перейти на безбумажный учёт, допускается создание электронного архива в соответствии с ФЗ 152 «О персональных данных» и ФЗ 115 «Об архивном деле».
• Требования:
  • Сканировать каждый документ в формате PDF/A‑2 (не менее 300 dpi).
  • Подписать электронно (ЭЦП) каждую запись.
  • Хранить оригиналы в архиве в течение 75 лет (или передать в архив в электронном виде, если это допускает нормативный акт).

Порядок расположения трудовых договоров в томе

Для удобства поиска и соответствия требованиям ФЗ 125‑ФЗ рекомендуется следующий порядок:

1. Хронологический порядок по дате увольнения (от самой поздней даты к самой ранней). Это позволяет быстро находить последний уволенный персонал.
2. Внутри одного дня – алфавитный порядок по фамилии сотрудника.
3. Каждый договор сопровождается внутренней описью (страница‑опись), где указаны:
   • Номер договора;
   • Дата заключения;
   • Дата увольнения;
   • Список приложений (доп. соглашения, акты).

Пример оформления описи:

Опись тома Т‑005
Иванов И.И. – Договор № 123 от , расторжение .
Петров П.П. – Договор № 124 от , расторжение .
...

Оформление листа‑заверителя и акта передачи

Лист‑заверитель (опись)

Акт передачи в архив

В акте указываются:

• Наименование организации‑передатчика;
• Наименование архива‑приёмника;
• Дата передачи;
• Перечень передаваемых томов (номера, количество листов);
• Подписи ответственных лиц (директор, главный бухгалтер, архивариус).

Особенности при ликвидации организации

Если организация ликвидируется, то:

• Все кадровые документы, включая трудовые договоры, передаются в архив не позднее 3‑х лет после увольнения.
• Подготовкой занимаются члены ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий.
• Необходимо оформить список всех переданных документов и приложить к акту передачи.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли хранить договоры в личных делах вместо архива?

Да, в течение 1‑3 лет после увольнения договоры могут находиться в личных делах. По истечении этого срока их необходимо передать в архив.

Какой срок хранения для государственных служащих?

Для государственных и муниципальных служащих договоры хранятся в архиве 10 лет после увольнения, а затем – 75 лет от даты формирования.

Можно ли использовать скотч для сшивания?

Нет. Скотч не считается надёжным способом сшивания в архивном деле, так как может со временем разрушаться и позволяет подмену листов.

Нужно ли делать копии договоров перед сшиванием?

Копии (фото‑копии) могут делаться для внутреннего контроля, но оригиналы обязаны оставаться в архиве. При электронном архивировании оригиналы сохраняются в бумажном виде до окончания срока хранения.

Как оформить электронный архив?

Сканировать документы в PDF/A‑2, подписать ЭЦП, загрузить в специализированную систему электронного документооборота, а оригиналы передать в архив в течение 1 года после сканирования.

Сшивание трудовых договоров в архив – это не просто «скрепление листов», а строго регламентированный процесс, включающий:

• Соблюдение законодательных сроков хранения (75 лет в архиве, 1‑3 года в организации).
• Тщательную подготовку и проверку комплектности документов.
• Упорядочивание по дате увольнения (убывающий порядок) и, при необходимости, по алфавиту.
• Оформление листа‑заверителя, описи и акта передачи.
• Выбор надёжного способа сшивания (нитка, скоба, электронный архив).
• Ответственное участие архивариуса, кадрового отдела и, при ликвидации, ликвидационной комиссии.

Только при полном соблюдении всех пунктов организация гарантирует юридическую безопасность, избежание административных и уголовных взысканий, а также удобный доступ к кадровым документам в случае необходимости.

Полезные ссылки (примерные)

• ФЗ 125‑ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. 2024)
• Об архивном деле в РФ
• Образец листа‑заверителя (PDF)
• Должностная инструкция архивариуса

При возникновении вопросов рекомендуется проконсультироваться с юридическим отделом или специалистом по архивному делу.