Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Должность начальника архива (в должностных инструкциях часто обозначаемая как «Заведующий архивом») относится к категории руководителей структурного подразделения. Данная должность несет на себе ключевую ответственность за сохранность документационного фонда организации, соблюдение архивного законодательства и организацию доступа к информации. В данной статье подробно рассматриваются права начальника архива, вытекающие из трудового, архивного и административного законодательства Российской Федерации, а также стандартные положения типовой должностной инструкции.

Нормативная правовая основа правомочий

Права начальника архива не существуют в вакууме — они закреплены в иерархии нормативных актов. Основные документы, определяющие правовой статус:

Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) — ст. 22, 214, 215 (права работника на безопасные условия труда, обучение, защиту прав), гл. 39 (особенности регулирования труда руководителей).
Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий полномочия архивов и архивистов (ст. 12, 14, 22, 23).
Приказ Минкультуры РФ от № 526 (зарег. в Минюсте № 38830) — «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ…».
Приказ Минкультуры РФ от № 558, «Перечень типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков хранения».
Приказ Росархива от № 1182, «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности…».
Локальные нормативные акты (ЛНА) организации — Положение об архиве, Должностная инструкция начальника архива, Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), Политика конфиденциальности (при работе с ПДн).

Общие трудовые права (согласно ТК РФ)

Как и любой работник, начальник архива обладает базовым пакетом прав, закрепленным в ст. 21 ТК РФ:

Право на заключение, изменение и расторжение трудового договора (в порядке, установленном кодексом).
Право на выполнение трудовой функции, соответствующей квалификации и договору.
Право на безопасные и гигиеничные условия труда (обеспечение СУТ, СИЗ, медосмотров).
Право на справедливую оплату труда не ниже МРОТ, своевременную и в полном объеме.
Право на отдых (оплачиваемый ежегодный отпуск — минимум 28 к.д., для архивистов часто устанавливаются удлиненные отпуска до 31–42 к.д. по отраслевым соглашениям), выходные дни, праздники.
Право на защиту своих прав и свобод всеми не запрещенными законом способами (в т.ч. обращение в суд, профсоюз, ГИТ).
Право на профессиональное обучение и повышение квалификации (не реже 1 раза в 3–5 лет для архивистов).
Право на членство в профсоюзах и участие в коллективных переговорах.
Право на обязательное социальное страхование за счет работодателя.

Специальные управленческие и организационные права (власть над подразделением)

Как руководитель структурного подразделения (п. 1, 7 типовой инструкции), начальник архива обладает правами организационно-распорядительного характера:

Права по управлению персоналом архива

Распоряжаться работниками архива в пределах их должностных инструкций и трудового законодательства.
Наставлять, контролировать и проверять исполнение подчиненными должностных обязанностей.
Представлять руководству организации кандидатуры на прием на работу, перевод, увольнение, поощрение или наложение дисциплинарных взысканий на сотрудников архива.
Определять распределение обязанностей между сотрудниками архива (принятие дел, описание, выдача, оцифровка и т.д.).
Организовывать стажировку и наставничество для новых сотрудников и стажеров.

Права по организации архивных процессов

Утверждать внутренние документы архива: графики приема дел от структурных подразделений, планы экспертизы документов, планы оцифровки, регламенты работы читального зала (если имеется).
Определять методы и технологии обработки дел (традиционные/электронные), выбирать программное обеспечение (СЭД, АИС «Архив») по согласованию с ИТ-отделом и руководством.
Организовывать экспертизу ценности документов (п. 3 обязанностей инструкции): формировать экспертную комиссию, утверждать акты отбора на уничтожение/хранение.
Устанавливать порядок доступа к документам для сотрудников организации и третьих лиц в рамках закона и ЛНА (режимы доступа, сроки выдачи, форма предоставления — оригинал/копия/цифровой образ).
Принимать решения по передаче документов в государственные архивы по истечении сроков хранения (взаимодействие с госархивами, п. 5 обязанностей).

Права по ресурсному и техническому обеспечению

Готовить и обосновывать смету/бюджет архива на год (закупка архивной техники, расходников, полок, ПО, оплата услуг оцифровки/реставрации).
Инициировать закупки через отдел закупок/снабжения: формировать технические задания (ТЗ) на приобретение оборудования (сканеры, датчики микроклимата, ПО).
Требовать от административно-хозяйственного отдела обеспечения нормативных условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность, освещение) согласно Приказу № 526.
Распоряжаться материальными ценностями архива (расходники, бланки, оборудование) в установленных пределах.

Профессионально-специфические права (Архивное законодательство)

Данные права уникальны для профессии архивиста и вытекают из ФЗ № 125-ФЗ и Приказа № 526:

Право на экспертную оценку и отбор документов

Начальник архива инициирует и возглавляет работу экспертной комиссии по определению ценности дел. Именно он подписывает Акт экспертизы и Акт отбора документов на уничтожение. Без его подписи уничтожение документов недопустимо (ст. 22 № 125-ФЗ).

Право на установление и изменение сроков хранения

На основании Перечней типовых управленческих документов (Приказ № 558) и Перечня для научно-технической деятельности (Приказ № 1182), а также специфики организации, начальник архива разрабатывает и утверждает (по согласовании с руководителем орг.) Номенклатуру дел с указанием сроков хранения для уникальных серий документов, не вошедших в типовые перечни.

Право на защиту информации и установление режимов доступа

Право классифицировать документы как содержащие гостайну (по согласованию с уполномоченным по гостайне), персональные данные (152-ФЗ), коммерческую тайну, служебную тайну.
Право отказать в выдаче документа, если запрос не соответствует законодательству, режиму доступа или документ находится в негодном состоянии (передать на реставрацию/оцифровку).
Право требовать от запрашивающих лиц предъявления удостоверяющих личностистов, доверенностей, официальных запросов.

Право на взаимодействие с госархивами и контролирующими органами

Право официально представлять интересы архива организации в Росархиве, территориальных органах Росархива, государственных архивах субъектов РФ.
Право запрашивать методическую помощь у госархивов (ст. 14 № 125-ФЗ).
Право обжаловать предписания проверяющих органов (прокуратура, Росархив, ГИТ) в установленном судебном/административном порядке.

Права в сфере охраны труда и безопасности (Специфика архива)

Учитывая вредные факторы производственной среды архива (пыль, микроклимат, работа на высоте, вес дел), начальник архива имеет расширенные права по ст. 214 ТК РФ:

Требовать от работодателя проведения специальной оценки условий труда (СОУТ) рабочих мест архива.
Инициировать закупку СИЗ специальных типов (респираторы от пыли/грибка, перчатки, спецодежда для работы в холодильниках/погребах).
Приостанавливать работы в архиве при угрозе жизни/здоровью сотрудников (потоп, пожар, обрушение стеллажей, сбой вентиляции) с немедленным сообщением руководству.
Организовывать и проводить вводные и первичные инструктажи по охране труда для новых сотрудников архива лично или через ответственного по ОТ.

Права при работе с электронными документами и СЭД

В современных условиях начальник архива часто курирует электронный архив / модуль архива в СЭД (1С:Документооборот, Directum, DIADOC и др.):

Право администрирования прав доступа в модуле «Архив» СЭД (назначение ролей: «Архивист», «Читатель», «Контролер»).
Право утверждать регламент перевода документов в электронный вид (сканирование, распознавание, проверка ЭП, формирование пакетов для длительного хранения).
Право контролировать подлинность и целостность электронных архивных копий (проверка хэш-сумм, сроков действия ЭП/КЭП).
Право требовать от ИТ-отдела обеспечения бэкапирования и disaster recovery для архивной базы данных.

Права на профессиональное развитие

Согласно ст. 196 ТК РФ и профильным стандартам (Профессиональный стандарт «Архивист», утв. Приказом Минтруда от № 213н):

Право на оплачиваемый учебный отпуск для сдачи экзаменов/защиты диплома при получении высшего/среднего проф. образования.
Право на повышение квалификации (не реже 1 раза в 3 лет для педагогов/специалистов, для архивистов рекомендуется ежегодно/раз в 2 года из-за изменений в законодательстве).
Право на участие в профильных конференциях, семинарах Росархива, профсоюзов архивистов за счет организации.

Ограничения и ответственность (Контекст реализации прав)

Реализация прав начальника архива неразрывно связана с ответственностью. Невыполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей влечет:

Дисциплинарную ответственность (замечание, выговор, увольнение — ст. 192 ТК РФ).
Материальную ответственность (полная, за утерянные/уничтоженные ценные документы, утечка гостайны/персданных — ст. 238, 243 ТК РФ; договор о полной индивидуальной маответе обязателен для руководителей).
Административную ответственность (КоАП РФ: ст. 13.10 — нарушение правил ведения архивного дела; ст. 13.11, нарушение сроков передачи в госархивы; ст. 5.27 — нарушение трудового законодательства).
Уголовную ответственность (УК РФ: ст. 283 — незаконное получение сведений, составляющих гостайну; ст. 292 — служебная подлоговка; ст. 226 — разглашение тайны частной жизни).

Важно: Права начальника архива должны быть зафиксированы в Должностной инструкции (раздел «Права», обычно раздел III после «Обязанностей»). Отсутствие раздела «Права» в инструкции не лишает сотрудника прав, гарантированных ТК РФ и ФЗ № 125-ФЗ, но создает правовую неопределенность в отношениях с руководством и смежными отделами.

Типовый перечень прав для включения в Должностную инструкцию (Раздел III)

Рекомендуемая формулировка для раздела «Права» Должностной инструкции Заведующего архивом:

Имеет право знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися деятельности архива, и вносить предложения по совершенствованию работы архива.
Имеет право требовать от структурных подразделений организации соблюдения правил делопроизводства, сроков сдачи дел в архив, оформления дел согласно Номенклатуре.
Имеет право запрашивать и получать от подразделений организации документы и сведения, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
Имеет право представлять руководству организации предложения по:
- приему на работу, перевода, увольнению, поощрению и наложению дисциплинарных взысканий на сотрудников архива;
- повышению квалификации сотрудников архива;
- материально-техническому снабжению архива (закупка оборудования, ПО, расходников);
- улучшению условий хранения документов (ремонт, вентиляция, пожарная сигнализация, стеллажи).
Имеет право подписывать в пределах своей компетенции исходящую корреспонденцию, акты экспертизы, акты отбора на уничтожение, описи дел, справки, выдаваемые из архива.
Имеет право на доступ к документам организации, содержащим сведения, охраняемые законом (гостайна, персданные, коммерческая тайна), в порядке, установленном законодательством и локальными актами, для выполнения должностных обязанностей.
Имеет право взаимодействовать с государственными архивами, Росархивом, территориальными органами по вопросам комплектования, хранения и использования документов.
Имеет право требовать от администрации организации создания условий для соблюдения требований охраны труда, пожарной безопасности и санитарных норм в архивных помещениях.
Имеет право на профессиональное обучение, повышение квалификации и переобучение за счет средств организации в порядке, установленном законодательством и коллективным договором.
Имеет право пользоваться всеми правами и гарантиями, предоставленными Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом «Об архивном деле в РФ» и иными нормативными правовыми актами.

Права начальника архива, это не просто список привилегий, а инструментарий для обеспечения правового режима документов. Эффективная реализация этих прав возможна только при:

Четком закреплении их в Должностной инструкции и Положении об архиве.
Понимании руководством организации стратегической роли архива (не «свалка бумаг», а центр управления информационными активами и рисками).
Постоянном повышении квалификации самого начальника архива для следования за изменениями в законодательстве (переход на электронное делопроизводство, новые форматы сроков хранения, требования к цифровым архивам);

Грамотное использование полномочий по организации экспертизы, контролю сдачи дел, защите режима доступа и взаимодействию с госархивами позволяет организации избежать штрафов, судебных исков за утерю документов/утечку данных и обеспечивает бесперебойный доступ к информации для бизнеса;

Статья подготовлена на основе трудового, архивного законодательства РФ (ТК РФ, ФЗ № 125-ФЗ, Приказы Минкультуры № 526, № 558, № 1182) и типовой практики составления должностных инструкций. Актуально на .