Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Справки, выдаваемые органами записи актов гражданского состояния (ЗАГС), являются официальными документами, подтверждающими наличие или отсутствие фактов государственной регистрации актов гражданского состояния (рождение, брак, развод, смерть, усыновление и др․)․ Их оформление регламентируется нормативными актами Министерства юстиции РФ, в частности:

Приказ Минюста России от 1 октября 2018 г․ № 202 «Об утверждении форм записей актов гражданского состояния и Правил заполнения форм записей актов гражданского состояния»;
Приказ Минюста России от 20 сентября 2017 г․ № 173 «Об утверждении форм справок и иных документов, подтверждающих наличие или отсутствие фактов государственной регистрации актов гражданского состояния, и Правил заполнения форм справок и иных документов…»;
Приказ Минюста России от 10 августа 2017 г․ № 144 «Об утверждении форм заявлений о государственной регистрации актов гражданского состояния и Правил заполнения форм заявлений…»;
и другие нормативные акты, регулирующие порядок ведения книг записей и выдачу справок․

Ниже представлен подробный обзор основных положений, которые необходимо соблюдать при заполнении справок ЗАГС․

Общие требования к оформлению справок

Справка должна соответствовать установленной форме, утверждённой соответствующим приказом Минюста․ Основные требования:

Заполняется только печатным способом (или машинописным) чёрным или синим цветом;
Все поля формы должны быть заполнены полностью и разборчиво;
При отсутствии сведений в соответствующем поле ставится прочерк «—» или запись «отсутствует»;
Исправления не допускаются; в случае ошибки форма заполняется заново;
В конце справки ставится подпись уполномоченного должностного лица и печать органа ЗАГС;
Дата выдачи справки указывается в формате «ДД․ММ․ГГГГ»․

Структура справки о государственной регистрации акта гражданского состояния

Типовая форма справки (например, форма № 13 «Извещение об отсутствии записи акта гражданского состояния») включает следующие разделы:

Шапка документа – наименование органа ЗАГС, его адрес, код ОКТМО;
Наименование справки – например, «Справка о государственной регистрации акта рождения»;
Реквизиты заявителя – ФИО, дата и место рождения, адрес регистрации, номер телефона (при необходимости);
Сведения о регистрируемом акте – вид акта (рождение, брак и т․д․), дата и место государственной регистрации, номер записи в книге актов, ФИО участников акта;
Заключительная часть – указание на основание выдачи справки (запрос заявителя, судебное решение и т․п․), подпись уполномоченного лица, печать, дата выдачи․

Пошаговая инструкция заполнения справки

Ниже приведён алгоритм, который рекомендуется следовать сотруднику ЗАГС при оформлении справки:

Получить запрос от гражданина или организации (письменный запрос, электронное обращение через портал Госуслуг и т․д․)․
Проверить наличие записи в соответствующей книге актов гражданского состояния (или в электронном реестре)․
Внести данные в форму:
- Заполнить шапку: указать полное название органа ЗАГС, его адрес и код ОКТМО․
- Указать наименование справки в соответствии с видом запрашиваемого акта․
- Внести сведения о заявителе (ФИО, дата и место рождения, адрес)․
- Заполнить блок сведений о самом акте: вид акта, дата и место регистрации, номер записи, ФИО участников (например, для справки о рождении – ФИО ребёнка, родителей)․
- Если справка подтверждает отсутствие записи, в поле сведений об акте ставится прочерк и делается запись «Запись акта гражданского состояния отсутствует»․
Проверить заполненную форму на соответствие требованиям (отсутствие пустых полей, правильность дат, отсутствие исправлений)․
Поставить подпись и печать уполномоченного должностного лица (начальника отдела, старшего инспектора и т․п․)․
Указать дату выдачи в формате ДД․ММ․ГГГГ․
Выдать справку заявителю лично или направить её почтой/электронно с подтверждением получения․

Частые ошибки при заполнении справок и способы их избежать

Неполное заполнение полей – всегда сверяйтесь с образцом формы; если данные неизвестны, ставьте прочерк, а не оставляйте поле пустым․
Неправильный формат даты – используйте исключительно ДД․ММ;ГГГГ; не допускайте написания месяца прописью или двухзначного года без века․
Исправления в документе – если обнаружена ошибка после подписи, форма считается недействительной; необходимо оформить новую справку․
Отсутствие печати или подписи – справка без печати и подписи не имеет юридической силы․
Несоответствие вида справки запрашиваемому факту – перед заполнением уточните, какой именно акт подтверждается (рождение, брак и т․д․)․

Примеры заполнения справок

Пример 1․ Справка о государственной регистрации акта рождения

Министерство юстиции РФ
Отдел записи актов гражданского состояния
г․ Москва, ул․ Тверская, д․ 10
Код ОКТМО: 45 000 000 000

СПРАВКА
о государственной регистрации акта рождения

Заявитель: Иванов Иван Иванович, г․р․, г․ Москва, ул․ Ленина, д․ 5, кв․ 22․
Сведения о акте:
Вид акта – рождение․
Дата государственной регистрации – г․
Место государственной регистрации – г․ Москва, отдел ЗАГС Центрального административного округа․
Номер записи в книге актов – 2025/00123․
ФИО ребёнка – Иванов Сергей Иванович․
ФИО родителей – Иванов Иван Иванович, Петрова Мария Сергеевна․

Выдана на основании письменного запроса заявителя от г․
Подпись: _____________________ /И․О․ Петров/
Печать: [печать отдела ЗАГС]
Дата выдачи: г․

Пример 2․ Справка об отсутствии записи акта брака

Министерство юстиции РФ
Отдел записи актов гражданского состояния
г․ Санкт‑Петербург, наб․ реки Мойки, д․ 25
Код ОКТМО: 40 000 000 000

СПРАВКА
об отсутствии записи акта брака

Заявитель: Сидорова Анна Petrovна, г․р․, г․ Санкт‑Петербург, пр․ Невский, д․ 100, кв․ 15․
Сведения об акте:
Вид акта – брак․
Дата государственной регистрации – отсутствует․
Место государственной регистрации – отсутствует․
Номер записи в книге актов – отсутствует․
ФИО участников – отсутствуют․

Выдана на основании запроса заявителя от г․

Подпись: _____________________ /С․И․ Смирнова/
Печать: [печать отдела ЗАГС]
Дата выдачи: г․

Нормативные ссылки

Приказ Минюста России от № 202 «Об утверждении форм записей актов гражданского состояния и Правил заполнения форм записей актов гражданского состояния»․
Приказ Минюста России от № 173 «Об утверждении форм справок и иных документов, подтверждающих наличие или отсутствие фактов государственной регистрации актов гражданского состояния, и Правил заполнения форм справок и иных документов…»
Приказ Минюста России от № 144 «Об утверждении форм заявлений о государственной регистрации актов гражданского состояния и Правил заполнения форм заявлений…»
Федеральный закон «ОГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ» (ст․ 6‑7)․
Официальный портал Госуслуг – раздел «Запрос справок из ЗАГС»․

Соблюдение изложенных правил обеспечивает юридическую значимость справок, минимизирует риск их отклонения государственными органами и упрощает взаимодействие граждан с органами записи актов гражданского состояния․