Правильное оформление архива — это залог сохранности документов, скорости их поиска и соответствия требованиям законодательства (в частности, Инструкции по делопроизводству, утвержденной Приказом Росархива, а также ГОСТ Р 7.0.97-2016). В основе архивной системы лежат три ключевых элемента: номенклатура дел, опись дел и архивный шифр (номер дела). В данной статье подробно разберем, как формируются номера дел, как составляется опись и какие нюансы существуют для разных категорий документов (личный состав, временное хранение и др.).

Опись дел: определение, виды и значение

Опись — это основной справочный архивный документ, представляющий собой перечень архивных дел с указанием их номеров, заголовков, крайних дат и количества листов. Именно опись является юридически значимым документом, на основании которого происходит передача дел в архив и их приемка на хранение.

Основные виды описей:

• Опись дел (передаваемых в архив): составляется структурным подразделением ежегодно под методическим руководством архива организации. По этим описям документы передаются в архив.
• Внутренняя опись (ОД): составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение 10 к Инструкции) для каждого дела. Содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.
• Опись личных дел / дел по личному составу: имеет свою специфику нумерации и хранения.

Важно: Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. Каждое дело в описи получает свой самостоятельный номер.

Нумерация дел: принципы сквозной и валовой нумерации

Нумерация дел — это процесс присвоения каждому делу порядкового номера в описи. Существует два основных подхода:

Валовая (сквозная) нумерация внутри описи

Номера дел в описи ставятся по порядку: 1, 2, 3… Номер дела не меняется при пересчете или дополнении описи в последующие годы, если опись ведется как единый документ на несколько лет (например, за 2008–2011 гг.).

Пример из практики: Если первый раздел описи за 2008–2011 гг. заканчивается номером дела 21, то следующий раздел той же описи начнется с номера 22.

Ежегодная нумерация (сброс счетчика)

В большинстве организаций описи составляются ежегодно. В этом случае нумерация дел в описи начинается с единицы каждый новый год.

Однако для дел по личному составу (л/с) и личных дел часто применяется сквозная нумерация на протяжении нескольких лет или специальный формат индекса.

Архивный шифр (Индекс дела): структура и правила составления

Архивный шифр — это уникальный код дела, наносимый на обложку. Он состоит из трех обязательных элементов (согласно п. 178 Инструкции по делопроизводству):

1. Номер фонда (индекс фонда).
2. Номер описи (может включать литеру, том, часть).
3. Номер дела (папки).

Формат записи: Фонд / Опись / Дело (например, 5 / 1 / 125). Шифр наносится в левом нижнем углу обложки дела, а также перевернутым — в правом верхнем углу.

Специфика нумерации дел по личному составу (л/с)

Для дел по личному составу предусмотрено специальное буквенное обозначение, «лс». Это позволяет отличить их от дел основной номенклатуры.

Правила формирования номера дела л/с:

• Номер дела по личному составу может выглядеть так: 05/2023лс, где:
  • 05 — порядковый номер дела в описи за год;
  • 2023, год образования дела;
  • лс — буквенное обозначение «личный состав».
• Сквозная нумерация: Если в описи дел по личному составу за 2024 г; были включены дела с № 1 по № 10, то валовая нумерация дел в описи за 2025 г. начнется с № 11. Это обеспечивает уникальность каждого дела в рамках единой описи на несколько лет.

Дела временного хранения (свыше 10 лет)

Для дел временного хранения (срок хранения более 10 лет) используется обозначение «в».

Пример: 05/2023в — 5-е дело за 2023 год временного хранения (свыше 10 лет).

Внутренняя опись дела (ОД): структура и заполнение

Внутренняя опись составляется на отдельном листе и помещается в дело перед документами. Она является «картой» дела, позволяя найти нужный документ без просмотра всего тома.

В табличную часть внутренней описи включают (Форма Приложение 4, пример Приложение 5):

1. Порядковый номер документа в деле (сквозная нумерация листов/документов внутри дела).
2. Индекс документа (если есть).
3. Дата документа.
4. Заголовок (наименование) документа.
5. Номера листов дела, на которых расположен документ (начальный — конечный).
6. Дата включения документа в дело (актуально для личных дел).

Важный нюанс: Нумерацию листов дела (фолиацию) и нумерацию документов во внутренней описи ведут отдельно. Листы нумеруются сквозно по всему делу, а документы — по порядку включения.

Процедура передачи дел в архив: от описи к хранению

1. Формирование дела: Сбор документов по единому признаку (тема, год, вид), прошивание, фолиация (нумерация листов), составление внутренней описи, заполнение обложки.
2. Составление описи дел (передаточной): Включение сформированных дел в общую опись структурного подразделения за отчетный год. Присвоение номеров делам в описи.
3. Проверка: По описи проводится проверка наличия дел в архиве организации (сверка номеров, заголовков, количества листов).
4. Нанесение архивного шифра: После приемки в архив на обложку дела наносится полный архивный шифр (Фонд/Опись/Дело).
5. Сдача в архив: Дела сдаются по описи в 2-х экземплярах (один остается в архиве, второй с отметкой о приемке — у передавшего подразделения).

Личные дела сотрудников: особенности оформления

Личные дела формируются по каждому работнику отдельно. Для них действуют строгие правила:

• Внутренняя опись личного дела обязательна (Приложение 4, 5).
• Неисполненные и незавершенные документы в личное дело не кладутся (они на текущем хранении у исполнителей).
• Срок хранения: Личные дела — 75 лет (для работников, принятых до 2003 г.) или 50 лет (после 2003 г.), дела по личному составу (приказы, списки) — часто вечное или 75/50 лет в зависимости от вида.
• После увольнения работника личное дело завершается, по окончании года передается в архив компании по описи.

Типовые ошибки и рекомендации

Грамотная работа с номерами дел и описями — это системная задача. Ключевые принципы:

• Единственность: Каждое дело имеет уникальный номер в описи и уникальный архивный шифр в фонде.
• Непрерывность: Для дел л/с и личных дел сохраняется сквозная нумерация лет за летом.
• Идентификация: Использование литер «лс» и «в» мгновенно идентифицирует категорию хранения дела.
• Документальное оформление: Никакое дело не передается в архив без обложки, внутренней описи и строки в передаточной описи.

Соблюдение этих правил, основанных на Инструкции по делопроизводству и стандартах ГОСТ Р 7.0.97-2016, гарантирует, что архив организации будет упорядочен, документы будут храниться установленные сроки и любой запрос будет закрыт за минуты.

Примечание: Данная статья основана на общих положениях архивного дела РФ (Инструкция по делопроизводству в государственных органах, ГОСТ Р 7.0.97-2016). В конкретных организациях (особенно коммерческих) могут действовать локальные нормативные акты (Порядок делопроизводства), уточняющие формы описей и правила нумерации. Всегда сверяйтесь с утвержденным в вашей организации Порядком делопроизводства и Номенклатурой дел.