Обложка личного дела – это первый документ, который видит архиватор. От её правильного оформления зависит быстрая идентификация дела, корректность его учёта и отсутствие задержек при передаче в архив. В статье подробно рассматриваются нормативные требования, составные части обложки, порядок заполнения и рекомендации по практическому оформлению.

Нормативно‑правовая база

Оформление обложек дел регулируется следующими нормативными актами:

• ГОСТ 17914‑72 «Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения»;
• Приказ Росархива от № 77 – порядок составления внутренней описи и её размещения на обложке;
• Основные правила работы архивов организаций (п. 3.18, п. 3.6.18) – перечень реквизитов, обязательных для указания;
• Внутренние регламенты организации (утверждённые экспертной комиссией и руководителем).

Соблюдение этих требований гарантирует, что дело будет принято без замечаний и будет надёжно храниться в архиве.

Содержание обложки личного дела

Обложка делится на две части: внешняя (видимая при передаче) и внутренняя (прилагаемая к обложке в виде описи). Ниже перечислены обязательные реквизиты.

Внешняя часть обложки

1. Наименование организации (полное, в именительном падеже).
2. Сокращённое название в скобках после полного.
3. Структурное подразделение (при необходимости).
4. Ф.И.О. сотрудника – заголовок дела.
5. Дата заведения личного дела – дата распорядительного документа (приказ, постановление), на основании которого сотрудник принят на работу.
6. Код организации (по внутреннему учёту).
7. Код государственного архива (при передаче в государственный архив).
8. Индекс дела (номер коробки/тома, присвоенный при формировании связок).
9. Архивный шифр – проставляется тушью после включения дела в годовой раздел сводных описей.
10. Номер дела (тома, части) – в соответствии с годовыми разделами;
11. Количество листов в деле (указывается в конце, после подсчёта).
12. Подписи ответственных лиц – руководитель подразделения, ответственный за оформление.

Внутренняя опись (приклеивается к внутренней стороне обложки)

• Перечень всех документов, входящих в дело (с указанием дат, номеров, регистров);
• Общее количество документов и листов;
• Подпись сотрудника, назначенного ответственным за составление описи (по Приказу Росархива № 77).

Пошаговый порядок заполнения обложки

1. Подготовка документов – собрать все бумаги, удалить скрепки, подшить на 4 прокола (или использовать твердую обложку с гребешками).
2. Составление внутренней описи – оформить в соответствии с образцом (см. пункт 2.2), подписать и приклеить к внутренней стороне обложки.
3. Назначение номера коробки – после упорядочения всех дел в подразделении присваивается номер коробки (формируется в валовом порядке).
4. Заполнение внешней части обложки – ввести все реквизиты, указанные в пункте 2.1. При изменении данных (например, изменение фамилии) прежняя информация помещается в скобки, а новая записывается над ней.
5. Проставление архивного шифра – после включения дела в годовой раздел сводных описей шифр наносится тушью (чернилами).
6. Контрольный просмотр – проверка заполнения, подписи, количества листов.
7. Передача в архив – оформить акт передачи, указав количество дел, их номера и подписи сторон.

Технические требования к материалам

• Обложка – твердая (пластиковая или картонная) с четырьмя отверстиями (для листов формата А4) или с гребешками, позволяющими фиксировать листы без их повреждения.
• Бумага – архивная, 80 г/м², без клеевых соединений.
• Чернила – черные, устойчивые к свету, применяются только для проставления архивного шифра.
• Клей – только для приклеивания внутренней описи (не допускается использование скотча, который может оставить клейкую следу).

Процедура сдачи личного дела в архив

1. Сформировать акт приема‑передачи (в двух экземплярах, подписи сторон).
2. Приложить к акту копию внутренней описи и оригинал обложки.
3. Убедиться, что в деле нет скрепок, скотча, посторонних предметов.
4. Передать дело в архивную службу, где специалист проверит соответствие требованиям ГОСТ‑17914‑72.
5. После приёма архив фиксирует дату ввода в архив и выдает подтверждающий документ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать, если в деле обнаружены документы, подлежащие уничтожению?

Необходимо оформить акт об уничтожении, получить подписи уполномоченных лиц и удалить такие документы из дела до его передачи в архив.

Как оформить обложку, если у сотрудника несколько фамилий (смена фамилии после брака)?

Старую фамилию помещаем в скобки, а новую записываем над ней. Пример: Иванова (Иванова) Мария Петровна → Иванова‑Смирнова Мария Петровна. При этом в описи указываются обе фамилии с указанием дат изменения.

Можно ли использовать электронную форму обложки?

Для бумажных архивов обязательна физическая обложка. Электронные версии могут использоваться только в рамках электронного архива, если это предусмотрено внутренними нормативами организации.

Сколько времени хранится личное дело в архиве?

Согласно законодательству РФ, личные дела государственных служащих хранятся минимум 10 лет после увольнения, а в случае необходимости – до 50 лет (при наличии исторической ценности).

Оформление обложки личного дела – это не просто формальность, а важный элемент системы документооборота, который обеспечивает:

• быструю идентификацию и поиск документов;
• соответствие требованиям архивного законодательства;
• надёжную защиту информации от потери и повреждения.

Следуя рекомендациям, приведённым в этой статье, и строго соблюдая ГОСТ 17914‑72 и Приказ Росархива № 77, вы сможете подготовить обложку без ошибок и без задержек при передаче дел в архив.

Дата актуализации статьи:  13:16