Архивное дело в РФ регулируется комплексом нормативных правовых актов, среди которых центральное место занимают Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее – Правила). Они были утверждены приказом Федерального архивного агентства (Росархива) от 2 марта 2020 г. и внесены в редакцию приказом Росархива от 26 сентября 2022 г. (№ 117). Ниже представлен подробный обзор основных положений этих правил, а также особенностей их применения в различных типах архивных учреждений.

Нормативная база

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Постановления и приказы Росархива (в частности, приказ № 117 от );
• Методические рекомендации к Правилам, изданные Федеральным архивным агентством;
• Внутренние нормативы организаций (архивы организаций, музеев, библиотек, научных учреждений).

Основные разделы Правил

Организация хранения документов

Хранение обеспечивает сохранность документов на протяжении всего установленного срока. Основные требования:

• Размещение документов в специализированных хранилищах с контролируемым микроклиматом (температура 18 ± 2 °C, относительная влажность 45 ± 5 %);
• Использование архивных коробок, папок и стеллажей, изготовленных из безкислотных материалов;
• Маркировка каждого дела или единицы хранения согласно единой системе индексации (фонд, опись, дело, лист);
• Регулярный технический осмотр и профилактика повреждений (проверка на наличие плесени, насекомых, механических повреждений).

Комплектование архивных фондов

Комплектование – процесс формирования архивных фондов путем отбора, приема и оформления документов.

• Прием документов осуществляется на основании актов приема‑передачи, в которых фиксируются состав, состояние и юридическая значимость принятых материалов;
• Отбор проводится согласно утвержденным перечням типовых архивных документов и номенклатуре дел, утвержденной организацией‑владельцем;
• Для электронных документов применяются специальные требования по формату хранения (PDF/A, TIFF, XML) и обеспечению их долгосрочной доступности.

Учет документов

Учет ведется в электронной и (или) бумажной форме с целью обеспечения возможности быстрого поиска и контроля за движением документов.

• Ведение описей фондов, дел и единиц хранения;
• Регулярная инвентаризация (не реже одного раза в пять лет) для выявления недостатков и утрат;
• Формирование статистических отчетов о состоянии архивного фонда.

Использование документов

Использование включает предоставление документов для научных, учебных, административных и иных целей.

• Доступ к документам предоставляется в читальных залах государственных и муниципальных архивов, а также в специализированных читальных зонах музеев, библиотек и научных организаций;
• Пользователи обязаны соблюдать правила обращения с документами (не использовать пищу и напитки, не делать пометок на оригиналах, работать в перчатках при необходимости);
• За выдачу копий (фотокопий, сканов, цифровых изображений) могут взиматься платы согласно утвержденному тарифу;
• Для особенно ценных или ограниченного доступа документов (секретные, личные данные) устанавливаются специальные режимы доступа.

Особенности работы в разных типах архивов

Государственные и муниципальные архивы

Это основные хранилища Архивного фонда РФ. Они подчиняются непосредственно Росархиву и выполняют функции:

• Долгосрочного хранения документов федерального и регионального значения;
• Обеспечения публичного доступа к документам в соответствии с законодательством о доступе к информации;
• Выполнения государственных функций по комплектованию и учету.

Архивы организаций

Архивы предприятий, учреждений и организаций хранят документы, связанные с их деятельностью.

• Подчиняются внутренним нормативным актам организации, но должны соответствовать общим требованиям Правил;
• Специализируются на хранении технической, финансовой, кадровой и проектной документации;
• Для аудиовизуальных, картографических и телеметрических документов применяются соответствующие инструкции (см. пункт «Основные правила работы архивов организаций»).

Музеи и библиотеки

В этих учреждениях архивные материалы часто являются частью музейных коллекций или библиотечных фондов.

• Хранение осуществляется в условиях, соответствующих как архивным, так и музейным/библиотечным стандартам (например, освещение, защита от УФ‑излучения);
• Использование документов часто связано с выставочной деятельностью, публикациями и научно‑исследовательскими проектами;
• Могут применяться специальные режимы доступа для редких и ценных экземпляров.

Научные организации

Научные архивы хранят результаты исследований, лабораторные журналы, патентную документацию и т.д.

• Особое внимание уделяется долгосрочной сохранности электронных данных и обеспечению их повторного использования в научных целях;
• Часто внедряются системы управления метаданными и цифровыми репозиториями.

Правила работы пользователей в читальных залах

Для обеспечения сохранности документов и комфортной работы пользователей в читальных залах действуют следующие положения:

• Регистрация посетителей (заполнение формы, предъявление документа, удостоверяющего личность);
• Ознакомление с инструкцией по обращению с документами перед началом работы;
• Запрет на употребление пищи и напитков, курение, использование ручек с чернилами, которые могут повредить документы;
• Обязательное использование защитных перчаток при работе с особенно хрупкими или ценными материалами;
• Возможность заказа платных услуг (копирование, сканирование, подготовка справок) согласно утвержденному прейскуранту;
• Ответственность за утечку или повреждение документов несет пользователь, нарушивший правила.

Методические рекомендации и контроль выполнения

Федеральное архивное агентство periodically издает методические рекомендации, которые помогают архивным учреждениям:

• Внедрять современные информационные технологии (ЭСУД, облачные хранилища с резервным копированием);
• Проводить обучение персонала по вопросам сохранности и обращения с документами;
• Разрабатывать внутренние инструкции, учитывающие специфику коллекций (например, работу с фото‑, видео‑ и аудиодокументами);
• Проводить внутренний аудит и внешнюю проверку соответствия требованиям Правил.

Соблюдение Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации является обязательным условием для обеспечения долгосрочной сохранности национального документального наследия. Правила объединяют традиционные архивные принципы с современными требованиями к работе с электронными данными, учитывают специфику различных типов архивных учреждений и предоставляют четкие рекомендации для пользователей читальных залов. Их последовательное применение способствует не только защите документов от физического и цифрового износа, но и повышению доступности информации для науки, образования и государственного управления.

Для более детального изучения рекомендуется обратиться к полному тексту Приказа Росархива № 117 от и к методическим рекомендациям, опубликованным на официальном сайте Федерального архивного агентства.