Дата вступления в силу: 1 июня 2020 г.
Нормативный акт: Приказ Федерального архивного агентства (Росархив) № 24 от  г. (редакция от  г.).

Содержание статьи

1. Правовая основа и место в системе архивного законодательства
2. Ключевые понятия и определения
3. Организация хранения архивных документов
4. Комплектование (формирование) архивного фонда
5. Учет и регистрация архивных документов
6. Использование архивных документов
7. Обязанности архивов и организаций‑источников
8. Нововведения 2020 г. по сравнению с предыдущими Правилами
9. Краткая историческая справка
10. Практические рекомендации для архивных работников

Правовая основа и место в системе архивного законодательства

Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках и научных организациях (далее – Правила 2020) являются обязательным нормативным актом, регулирующим всю деятельность архивных учреждений в РФ.

• Приказ № 24 от  г; был утверждён на основании Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ от  г.).
• Регистрация в Минюсте: рег; № 58396 от  г.
• Редакция от  г. вносит уточнения, но сохраняет основной смысл документа.

Документ доступен в полном тексте на официальных ресурсах:

• КонсультантПлюс
• PDF‑версия: download

Ключевые понятия и определения

Организация хранения архивных документов

Основные требования к условиям хранения изложены в главе 3 Правил:

• Температурный режим: от + 18 °C до + 22 °C (для большинства бумажных материалов).
• Влажность: 45 % ± 5 % относительной влажности.
• Освещение: естественное световое воздействие ограничено до 50 лк; искусственное освещение – не более 150 лк.
• Защита от загрязнений и вредителей: обязательное использование фильтров, регулярные профилактические обработки.
• Системы пожарной и охранной безопасности: автоматические системы обнаружения и тушения, видеонаблюдение, контроль доступа.

Комплектование (формирование) архивного фонда

Процедура комплектования регулируется главой 4 Правил и включает следующие этапы:

1. Идентификация источника. Оценка правового статуса и объёма документов, подлежащих передаче.
2. Согласование актов приёма‑передачи. Формы актов утверждены в Приложении 2 Правил; с 2022 г. их использование стало рекомендованным, но не обязательным.
3. Оценка документального материала. Определение категории (ценные, уникальные, массовые) и сроков хранения.
4. Формирование описательной карточки. Заполнение электронных форм (ЭСРД) с указанием метаданных, соответствующих ГОСТ 7.0.97‑2025.
5. Физическое перемещение и размещение. Транспортировка в архивные помещения, размещение в соответствии с классификацией.
6. Регистрация в учётных журналах. Внесение записи о дате приёма, объёме, состоянии документа.

Особое внимание в 2020 г. уделено исключению внеплановой передачи документов: все приёмы должны быть запланированы и оформлены актом, что повышает прозрачность и контроль.

Учёт и регистрация архивных документов

Учёт ведётся в двух уровнях:

• Регистрационный уровень – электронные карточки (ЭСРД), где фиксируются основные сведения: название, дата, источник, физическое местоположение, срок хранения.
• Операционный уровень – журналы приёма‑передачи, журналы перемещения, журналы доступа.

С 2020 г. введена обязательная электронная подпись для актов приёма‑передачи, а также универсальная форма отчёта о состоянии фонда (Приложение 5), позволяющая сравнивать данные с национальными статистическими показателями.

Использование архивных документов

Пользование архивными материалами регулируется главой 5:

1. Публичный доступ. Любой гражданин имеет право ознакомления с документами, не подпадающими под ограничения (секретность, персональные данные).
2. Ограниченный доступ. Для документов, содержащих сведения, охраняемые законом (секретность, коммерческая тайна), требуется разрешение уполномоченного органа.
3. Копирование и репродукция. Оформляется актом выдачи, в котором указываются объём копий, цель использования и условия возврата.
4. Электронные услуги. Архивы обязаны предоставлять онлайн‑каталог (ЭСРД) и возможность подачи заявок через портал госуслуг.

С 2020 г. введена возможность проведения проверок со стороны Росархива (плановые и внеплановые), что усиливает контроль за соблюдением правил хранения и учёта.

Обязанности архивов и организаций‑источников

Для государственных и муниципальных архивов

• Обеспечить соответствие условий хранения нормативам.
• Вести учёт всех принятых документов в единой электронной базе.
• Осуществлять контроль за соблюдением сроков хранения и уничтожения (по решению суда или в соответствии с нормативами).
• Обеспечить доступность информации о фонде (каталог, справочники).
• Проводить регулярные проверки и аудиты (внутренние и внешние).

Для организаций‑источников

• Своевременно формировать и передавать документы, подпадающие под обязательное архивирование.
• Подготовить акт приёма‑передачи в согласованной форме.
• Обеспечить сохранность оригиналов до момента передачи.
• Сотрудничать с архивом при проведении проверок и предоставлять запрашиваемую информацию.

Нововведения 2020 г. по сравнению с предыдущими Правилами

Ниже – основные изменения, внесённые Приказом № 24 от  г., в сравнении с предыдущей редакцией (2007 г.)

• Расширение сферы применения. Ранее правила охватывали только государственные архивы; теперь они обязательны и для муниципальных архивов, а также для музеев, библиотек и научных организаций.
• Упразднение «внеплановой» передачи. Все приёмы документов должны быть оформлены актом, что устраняет практику «заправки» архивов без надлежащей документации.
• Электронный документооборот. Введена обязательность использования электронных форм актов и электронных подписей.
• Контроль со стороны Росархива. Архивы могут быть проверены на предмет соблюдения правил хранения, учёта и доступа.
• Стандартизация метаданных. Привязка к ГОСТ 7.0.97‑2025, что упрощает автоматизацию учёта и обмен данными между архивами.
• Уточнение сроков хранения. Введены чёткие категории сроков (постоянное, длительное, краткосрочное) с указанием нормативных сроков для разных видов документов.
• Рекомендованная форма акта приёма‑передачи. Приложение 2 теперь содержит «рекомендованную» форму, упрощённую для большинства организаций‑источников.

Эти изменения направлены на повышение прозрачности, унификацию процессов и внедрение цифровых технологий в архивную деятельность.

Краткая историческая справка

Эволюция нормативных актов, регулирующих работу архивов в России, выглядит следующим образом:

• 1918 г. – создание Единого Государственного Архивного Фонда.
• 1938 г. – «Правила ревизии наличия и состояния архивных материалов в государственных архивах СССР» (НКВД).
• 1945‑1948 гг. – серия «Основных правил» (публикация, систематизация, ревизия).
• 1962 г. – первые «Основные правила работы», принятые Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.
• 1983 г. – Приказ Главархива СССР № 352 «Основные правила работы», действовавшие почти 25 лет.
• 2002 г. – попытка внедрения новых «Основных правил», но без обязательного статуса.
• 2004 г. – принятие Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ).
• 2007 г. – «Основные правила работы» (включающие муниципальные архивы) утверждены Минкультуры РФ.
• 2020 г. – Приказ Росархива № 24 «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования…» (текущий нормативный документ).

Таким образом, 2020 г. стал очередным этапом в процессе унификации и цифровизации архивного дела, построенным на более чем столетней традиции нормативного регулирования;

Практические рекомендации для архивных работников

Подготовка к внедрению Правил 2020 г.

1. Провести аудит текущих условий хранения и сравнить их с нормативами (температура, влажность, освещение).
2. Обновить программное обеспечение для учёта (внедрить ЭСРД, поддерживающие ГОСТ 7.0.97‑2025).
3. Обучить персонал работе с электронными подписями и формами актов приёма‑передачи.
4. Разработать внутренние регламенты проведения проверок и аудитов.

Работа с организациями‑источниками

• Создать шаблоны писем‑приглашений к комплектованию, включающие ссылки на Приложение 2 Правил.
• Вести календарный план приёма‑передачи, чтобы избежать «внеплановых» поступлений.
• Проводить совместные инструктажи по подготовке документов к передаче (упаковка, маркировка).

Контроль доступа и защита персональных данных

Для документов, содержащих персональные данные, необходимо:

• Оценить необходимость ограничения доступа в соответствии с ФЗ 152‑ФЗ «О персональных данных».
• Оформлять отдельный акт ограничения доступа (Приложение 4).
• Вести журнал выдачи копий с указанием ФИО получателя и цели использования.

Подготовка к проверкам со стороны Росархива

1. Собрать полный пакет актов приёма‑передачи за последний год.
2. Подготовить отчёт о состоянии фонда (Приложение 5).
3. Обеспечить доступ к электронным базам данных и физическим помещениям.

Приказ Росархива № 24 от  г. (в редакции от  г.) представляет собой современный нормативный документ, который упорядочивает процесс хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, а также в музеях, библиотеках и научных организациях. Его главные цели – повышение прозрачности, унификация процедур и внедрение цифровых технологий.

Для успешного применения Правил необходимо:

• Обеспечить соответствие условий хранения нормативам.
• Внедрить электронный учёт и использовать стандарты ГОСТ 7.0.97‑2025.
• Оформлять все приёмы‑передачи документально, используя рекомендованные формы.
• Сотрудничать с Росархивом при проведении проверок.
• Постоянно повышать квалификацию персонала и информировать организации‑источники о новых требованиях.

Только совместными усилиями архивных учреждений, их источников и надзорных органов можно обеспечить надёжное сохранение исторической памяти и доступ к ней для будущих поколений.

Автор статьи: искусственный интеллект ChatGPT, 2026 г.