В 1984 году в СССР был издан нормативный документ — Правила работы государственных архивов, который стал фундаментом архивного дела на последующие десятилетия․ Эти правила базировались на ленинских принципах социалистического архивного строительства, учитывали достижения советского архивоведения и были официально одобрены коллегией Главархива СССР 30 ноября 1983 года (Приказ № 352 от )․ С тех пор они служат основным нормативно‑методическим документом, регламентирующим деятельность как государственных, так и негосударственных организаций, которые обязаны сохранять, описывать, учитывать и предоставлять доступ к документам Архивного фонда Российской Федерации, отнесённым к государственной собственности․
Исторический и правовой контекст
- Советская традиция архивного строительства․ С начала 1920‑х годов в СССР формировалась система государственных архивов, ориентированная на идеологическую, научную и административную функции․
- Нормативные акты предшествующего периода․ До 1984 года действовали «Основные правила работы государственных архивов СССР», а также многочисленные методические рекомендации (например, по организации районных и межведомственных архивов)․
- Законодательная база․ Правила 1984 года стали частью более широкого комплекса нормативных актов, включающих:
- Закон СССР «Об архивном деле» (1970 г․)
- Приказы Главархива СССР, регламентирующие учет, описание и хранение документов․
Основные цели и задачи правил
- Обеспечение сохранности документов․ Создание условий для долговременного хранения бумажных и фотоматериалов, а также микрофильмов․
- Регулирование доступа; Определение прав и обязанностей пользователей, а также порядок предоставления информации․
- Контроль за использованием․ Установление правил выдачи, копирования и репродукции архивных материалов․
- Подготовка кадров․ Требования к квалификации архивных работников и их постоянное повышение․
Структура правил
Документ состоит из нескольких разделов, каждый из которых детализирует отдельный аспект архивной деятельности․
Общие положения
- Сфера применения: все архивы государственных организаций и негосударственные организации, хранящие документы государственной собственности․
- Принцип законности: деятельность архивов должна соответствовать действующим законам и нормативным актам․
- Принцип открытости: обеспечение доступа к документам в рамках установленных ограничений․
Организационная структура архивов
Определены уровни управления:
- Федеральный уровень – Главный архивный фонд (ГАФ) и центральные архивы․
- Региональный уровень – областные, краевые архивы․
- Местный уровень – районные, городские, межведомственные архивы․
Приём и регистрация документов
Процедура включает:
- Проверку подлинности и правомочности передачи․
- Присвоение архивного номера (фонд‑дело‑дело‑лист)․
- Внесение сведений в реестр (журнал приёма‑выдачи)․
Описание и учёт
Для каждого документа разрабатывается описательная карточка (фондовая, дело‑листовая, карточка‑описание)․ В ней фиксируются:
- Наименование, дата, автор (если известен)․
- Краткое содержание․
- Условия доступа (открытый, ограниченный, закрытый)․
- Технические характеристики (формат, материал)․
Хранение и консервация
Основные требования:
- Температура + 18…+ 22 °C, относительная влажность 45…55 %․
- Защита от света, пыли, химических загрязнителей․
- Регулярный осмотр и профилактика (проветривание, проверка на плесень)․
- Создание резервных копий (микрофильмы, фотокопии) для особо ценных материалов․
Доступ и использование
Документ делится на три категории доступа:
- Открытый доступ – любой пользователь может ознакомиться с материалом в читальном зале․
- Ограниченный доступ – требуется специальное разрешение (например, для персональных дел)․
- Закрытый доступ – документы находятся под государственной тайной или иной юридической защитой․
Выдача и репродукция
Для выдачи копий необходимо оформить запрос, указав цель использования․ Архив обязан:
- Проверить законность запроса․
- Соблюдать правила копирования (не более 10 % от оригинала, если не требуется полное воспроизведение)․
- Обеспечить надлежащую маркировку копий (указание источника, даты копирования)․
Оценка и отбор документов
Периодический пересмотр фондов проводится с целью:
- Определения ценности (исторической, научной, правовой)․
- Выделения документов, подлежащих передаче в постоянное хранение․
- Уничтожения (по решению соответствующего органа) материалов, утративших ценность․
Специфика отраслевых и ведомственных архивов
Отраслевые государственные фонды (например, архивы науки, техники, культуры) и другие ведомственные архивы, осуществляющие постоянное государственное хранение документов ГАФ СССР, обязаны вести работу в полном соответствии с Правилами 1984 года, но могут иметь дополнительные внутренние регламенты, учитывающие особенности их предметных областей․
Методические рекомендации и нормативные дополнения
После 1984 года к правилам были добавлены ряд методических рекомендаций, среди которых:
- «Методические рекомендации по организации работы районных (городских) межведомственных архивов» (одобрены Главным архивным управлением при Совете)․
- «Сборник типовых норм времени и выработки», предназначенный для нормирования работ, связанных с научно‑технической документацией․
- Технические документы ВНИИДАД (2003 г․) и другие отраслевые нормативы, уточняющие требования к экологической безопасности и технологическому оснащению архивов․
Практическое значение правил
Применение Правил работы государственных архивов 1984 года обеспечивает:
- Системность и предсказуемость архивных процессов․
- Защиту прав граждан и организаций на доступ к историческим материалам․
- Сохранение национального культурного и научного наследия․
- Эффективное использование архивных ресурсов в научных исследованиях и управленческих задачах․
Правила работы государственных архивов — м․ 1984 представляют собой комплексный нормативный документ, который до сих пор служит ориентиром для архивных учреждений России․ Их принципы, основанные на социалистическом архивном строительстве, адаптированы к современным требованиям консервации, цифровизации и открытого доступа․ Соблюдение этих правил гарантирует, что документы, являющиеся частью государственного фонда, будут надёжно сохранены и доступны для будущих поколений․
Ключевые слова: архивные правила 1984, государственные архивы, архивное дело, сохранность документов, доступ к архивам, описание архивных фондов․