Год 2002 года стал важным этапом в нормативном регулировании архивного дела в Российской Федерации․ В этот период были приняты два ключевых документа, определявших порядок работы архивных учреждений на начало XXI века․ Несмотря на то, что на сегодняшний день (2026 год) эти акты утратили силу, их изучение необходимо для понимания эволюции архивного законодательства, работы с документами, сформированными в тот период, а также исторического контекста современных правил․
Два фундаментальных акта 2002 года: важно не путать
В профессиональной среде часто смешивают два различных документа, принятых в феврале 2002 года с разницей в неделю․ Их правовое поле и адресаты действия существенно различались:
- «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации» — утверждены Приказом Росархива от № 16․ Действовали в отношении государственных архивов (федеральных, региональных, муниципальных), входящих в систему Росархива (ныне Росархива)․
- «Основные правила работы архивов организаций» — одобрены Решением Коллегии Росархива от ․ Регулировали деятельность ведомственных, корпоративных и иных архивов организаций (не входящих в систему государственных архивов)․
Ключевое отличие: Приказ № 16 был обязательным для государственной архивной службы, тогда как Правила для архивов организаций носили рекомендательно-методический характер для ведомственных архивов, хотя и были основой для разработки локальных нормативных актов․
Правовой статус и хронология действия Основание принятия
Оба документа разрабатывались на базе:
- Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (на момент принятия правил — редакция 1993 года с изменениями)․
- Указа Президента РФ от № 242 «О совершенствовании государственной архивной службы»․
- Положения о Росархиве, утвержденного Постановлением Правительства РФ․
Период действия и утрата силы - Правила работы государственных архивов (Приказ № 16): Действовали с момента регистрации в Минюсте РФ (март 2002 г․) до вступления в силу новых типовых правил․
- Правила работы архивов организаций (Решение Коллегии): Официально признались не подлежащими применению с (информация Федерального архивного агентства)․
На данный момент регулированием деятельности государственных архивов руководствуются:
- Приказом Минкультуры России от № 3110 «Об утверждении Типовых правил деятельности государственных архивов» (с изм․ от 2020, 2023 гг․)․
- Приказом Росархива от № 100 «Об утверждении Административного регламента предоставления Росархивом государственной услуги по передаче архивных документов в государственные архивы․․․» и др․ актами․
Структура и ключевые положения Правил работы государственных архивов (Приказ № 16)
Документ состоял из введения и разделов, охватывающих полный жизненный цикл документа в государственном архиве․
Общие положения и задачи
Правила закрепляли основные функции госархивов:
- Прием и государственное хранение архивных фондов․
- Обеспечение сохранности, учет и научное описание документов․
- Обеспечение доступа к архивной информации для государственных органов, организаций и граждан․
- Публикация документов и проведение информационно-справочной работы․
Фондирование (Раздел II)
Это ключевой процесс формирования архива․ Правила детально регламентировали:
- Прием документов: порядок передачи из ведомств-образователей, актов приема-передачи, инвентаризацию при входе․
- Расфундирование: исключение из фондов документов, не подлежащих хранению (дубликаты, брак, документы с истекшими сроками хранения, не подлежащие постоянному хранению), с составлением актов и передачей на уничтожение или в другие архивы․
- Фондирование вновь поступивших документов: присвоение фондовым номерам, описание по делам․
Хранение и обеспечение сохранности (Раздел III)
Устанавливались жесткие требования к условиям хранения:
- Параметры микроклимата (температура, влажность) для разных типов носителей (бумага, фото, кино, фото, магнитные ленты)․
- Системы пожаротушения, охраны, дезинсекции/дератизации․
- Особый режим: Ограничение доступа к подлинникам особо ценных и уникальных документов, а также к документам в неудовлетворительном физическом состоянии (п․ 2․3․3 Правил)․ Выдача таких документов в читальный зал запрещалась, предусматривалась работа с копиями․
- Планово-профилактические мероприятия (перевязка, реставрация, микрофильмирование)․
Учет и научное описание (Раздел IV)
Вводилась единая система учета:
- Фондовый учет: общие сведения о фонде (паспорт фонда)․
- Описной учет: составление описей дел (номинативных, систематических, хронологических)․ Требовалось обязательное наличие реквизитов дела: шифр, заглавие, даты, число листов, примечание о сохранности/секретности․
- Справочный аппарат: создание указателей (именных, географических, предметных), путеводителей по фондам․
- Начало внедрения автоматизированных систем учета (АСУ) — правила впервые на федеральном уровне зафиксировали возможность ведения оперирующего учета в электронном виде․
Использование документов (Раздел V)
Регламентировался доступ пользователей:
- Режим работы читальных залов․
- Порядок оформления запросов (письменных, устных, телеграфных);
- Сроки выдачи документов (обычно 3–5 дней)․
- Правила работы в читальном зале (запрет переноса документов, работы пером, еды и т․д․)․
- Выдача копий (ксерокопий, фотокопий, микрокопий) с согласия руководителя архива․
- Особенности предоставления документов, содержащих гостайну и иную охраняемую законом тайну․
Инновации 2002 года: Электронные документы и ИТ
Главной научной и практической новизной Правил 2002 года (как для госархивов, так и для архивов организаций) стало первое на федеральном уровне попытка правового закрепления работы с электронными документами․
- Вводились понятия: «электронный документ», «электронный архив», «носитель машинного чтения»․
- Устанавливалась обязанность архивов обеспечивать сохранность электронных документов путем периодического переписывания на новые носители (миграция) и проверки читаемости․
- Регламентировался порядок приема электронных документов, формируемых АСУ организаций, включая передачу метаданных (описаний структуры баз данных, программного обеспечения)․
- Предусматривалась создание в архивах специализированных рабочих станций для доступа к электронным фондам․
Проблема: На момент 2002 года техническая база большинства архивов не позволяла полноценно реализовать эти нормы․ Они стали «правилами с запасом на будущее», стимулировавшими компьютеризацию архивной сети в 2000-х годах․
Особенности «Правил работы архивов организаций» (Решение Коллегии от )
Хотя данный акт не регулировал работу госархивов напрямую, он критически важен для понимания формирования фондов, поступающих в госархивы․
Ключевые отличия от Приказа № 16: - Адресаты: Архивы министерств, ведомств, госкорпораций, коммерческих организаций, НКО․
- Акцент на документообороте: Детальная регламентация этапов: регистрация, исполнение, дело дела, перенос в архив организации, экспертиза ценности, передача в госархив или уничтожение․
- Номенклатура дел: Жесткое требование вести номенклатуру дел как основной инструмент управления документами и определения сроков хранения․
Данные правила синтезировали опыт советского архивоведения (инструкции 1970-80-х гг․) и новые реалии: электронный документооборот, сертификация систем управления документами, лицензирование архивных работ․
Причины замены и эволюция нормативной базы
К 2010-м годам Правила 2002 года устарели по следующим причинам:
| Фактор | Правила 2002 г․ | Современное регулирование (Типовые правила 2015 г․ / ФЗ-125) |
|---|---|---|
| Электронные документы | Общие положения, отсутствие стандартов форматов, ЭЦП, долгосрочного хранения (OAIS)․ | Детальная регламентация: форматы (PDF/A, XML), ЭЦП, системы ДАХ (долгосрочного архивного хранения), метаданные по ГОСТ Р 7․0․99-2018․ |
| Доступ и открытость | Преимущественно очный доступ в читальном зале, письменные запросы․ | Электронное обращение (Госуслуги, порталы архивов), удаленный доступ к оцифрованным фондам, открытые данные (Open Data)․ |
| Сроки хранения | Связь с номенклатурами дел организаций-образователей․ | Единые типовые номенклатуры сроков хранения (утв․ Росархивом), обязательные для всех․ |
| Методология описания | Традиционная опись дел (бумажная/локальная БД)․ | Единая государственная архивная информационная система (ЕГАИС), стандарты описания (ISAD(G), RiC), машинно-читаемые каталоги․ |
| Правовая база | ФЗ-125 ред․ 1993/1997 гг․ | ФЗ-125 ред․ 2004 г․ (с многократными изменениями), Федеральный закон «О предоставлении гос․ и мун․ услуг», закон о ПДн․ |
Практическое значение для современного архивиста
Несмотря на утрату силы, знание Правил 2002 года необходимо для:
- Работы с фондами, поступившими в архивы до 2015–2020 гг․: Описания, составленные по старым правилам (оперирующий учет в старых АСУ, картотеки, описи без полных реквизитов по современным стандартам), требуют переоформления или сопоставления․
- Расшифровки актов приема-передачи и экспертиз: Понимание терминологии того времени («категория ценности», «срок хранения по номенклатуре ведомства», «фонд-образователь» vs «дело-образователь»)․
- Работы с электронными документами ранних периодов (1990–2000-е): Понимание того, как они поступали на магнитных лентах, дискетках, CD-R, и какие акты о приеме составлялись по старым правилам․
- Судебной и экспертной практике: При разбирательстве споров о законности уничтожения документов или передаче в архивы в период 2002–2015 гг․
«Основные правила работы государственных архивов РФ» (Приказ Росархива № 16 от ) и «Основные правила работы архивов организаций» (Решение Коллегии Росархива от ) стали последними крупными кодексами архивной техники перехода от советской модели к современной российской․ Они зафиксировали правовую легализацию электронного документа в архивном деле, унифицировали терминологию и установили стандарты хранения и описания, прослужившие более десятилетия․
Сегодня они являются историческим документом, однако структура современных Типовых правил (Приказ Минкультуры № 3110) во многом наследует логику 2002 года: Фондирование → Хранение → Учет/Описание → Использование, наполняя её современным цифровым содержанием и стандартами открытости данных․