Дата актуализации: 7 ноября 2026 г․

Общие положения

Настоящие правила устанавливают порядок организации, накопления, хранения, учёта и использования архивных документов в государственных архивах Республики Беларусь, а также в иных организациях, которые обязаны вести архивное дело в соответствии с законодательством страны․

Действие правил распространяется также на представительства иностранных организаций, осуществляющих деятельность на территории Республики Беларусь, в части требований по работе с документами, связанными с личным составом их работников․

Нормативно-правовая база

• Закон Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве»;
• Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г․ № 143 «Об утверждении Правил работы архивов государственных органов и иных организаций» (в ред․ от 22 ноября 2019 г․ № 214);
• Постановление Министерства юстиции от 14 марта 2007 г․ о работе с научно‑технической документацией;
• Постановление Министерства юстиции от 9 апреля 2007 г; о работе с кино‑, фото‑, фоно‑ и видеодокументами;
• Положение о Национальном архивном фонде Республики Беларусь;
• Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (раздел, регулирующий ответственность за нарушение архивного законодательства)․

Функции государственных архивов

Для решения стоящих перед ними задач архив выполняет ряд функций, которые соответствуют основным направлениям его работы (пп․ 2․3․1‑2․3․14)․ Ниже перечислены ключевые функции․

Составление и уточнение списка организаций‑источников

Пункт 2․3․1․ Архив ежегодно составляет и уточняет список организаций‑источников комплектования (Приложение 1)․ Для архивов негосударственных организаций, не имеющих договора с госархивом, данная норма применяется при ликвидации организации и отсутствии правопреемника․

Накопление и систематизация документов

• Приём документов от государственных органов, местных органов власти, предприятий и иных организаций;
• Осуществление классификации и описания документов в соответствии с установленными стандартами;
• Создание и поддержание электронных каталогов․

Хранение и консервация

• Обеспечение надёжного физического и электронного хранения документов;
• Применение специальных методов консервации для научно‑технической, аудиовизуальной и электронной документации;
• Контроль за соблюдением условий микроклимата, защиты от влаги, пыли и вредных факторов․

Учёт и контроль доступа

• Ведение учётных регистров поступивших и выданных документов;
• Регулирование доступа к архивным материалам в соответствии с законодательством (секретность, персональные данные, авторские права);
• Установление порядка пользования документами в читальных залах (см․ раздел 5)․

Обеспечение правовой и информационной поддержки

• Подготовка справок, выписок и копий документов по запросам физических и юридических лиц;
• Консультирование по вопросам архивного законодательства;
• Участие в подготовке нормативных актов в сфере архивного дела․

Оказание платных услуг

В соответствии с Законом «Об архивном деле и делопроизводстве» государственные архивные учреждения имеют право оказывать платные услуги юридическим и физическим лицам (копирование, цифровизация, экспертные заключения и др․)․

Организационная структура и управление

Государственные архивы организованы в сеть, включающую:

• Национальный архив Республики Беларусь (центральный орган, координатор сети);
• Региональные (областные) архивы;
• Местные (районные, городские) архивы․

Каждое архивное учреждение управляется директором, который в своей компетенции:

1. Определяет порядок пользования документами, исходя из требований законодательства;
2. Утверждает локальные нормативные акты (приказы, инструкции) в рамках общих правил;
3. Контролирует исполнение обязательств по передаче и приёму документов от организаций‑источников․

Специфика работы с отдельными типами документов

Научно‑техническая документация

Регулируется отдельным нормативным актом – Постановлением Минюста от 14 марта 2007 г․ В рамках этого документа:

• Определяется порядок накопления, хранения и учёта технической документации, патентов, чертежей, программного кода;
• Устанавливаются требования к условиям хранения (температура, влажность, защита от электромагнитных полей);
• Описываются процедуры цифровой конвертации и создания резервных копий․

Аудиовизуальная документация

Постановление от 9 апреля 2007 г․ определяет правила работы с кино‑, фото‑, фоно‑ и видеодокументами․ Ключевые положения:

• Создание специализированных фондов (фото‑, кинофондов);
• Применение климатически контролируемых помещений;
• Проведение цифровой реставрации и оцифровки для обеспечения долгосрочного доступа․

Электронные документы

Электронные архивные материалы (электронные письма, базы данных, электронные журналы) хранятся в соответствии с требованиями к информационной безопасности и резервному копированию․ Основные требования:

1. Использование сертифицированных систем электронного архивирования (E‑Archive);
2. Регулярное создание резервных копий на независимых носителях;
3. Контроль доступа через системы аутентификации и журналирование действий пользователей․

Правила работы пользователей в читальных залах

Для обеспечения сохранности документов и удобства работы с ними установлены следующие правила:

1. Регистрация․ Каждый пользователь (физическое или юридическое лицо) обязан пройти регистрацию в приемной архивного учреждения, предоставив удостоверяющие документы․
2. Согласие с правилами․ При входе в читальный зал пользователь подписывает акт согласия с правилами пользования архивными материалами․
3. Запрет на копирование без разрешения․ Снятие копий (фото‑, видеосъёмка, сканирование) допускаеться только после получения письменного разрешения руководителя архива․
4. Соблюдение условий хранения․ Пользователи обязаны работать в специально оборудованных зонах, использовать предоставленное оборудование (лупы, подставки) и не переносить документы за пределы читального зала․
5. Ответственность․ За нарушение правил предусмотрена административная ответственность в соответствии с Кодексом Республики Беларусь об административных правонарушениях․

Административная ответственность

Несоблюдение требований архивного законодательства влечёт за собой:

• Штрафы для юридических лиц (от 200 до 500 базовых величин);
• Штрафы для должностных лиц (от 100 до 300 базовых величин);
• Возможность приостановления или отзыва лицензий на осуществление архивной деятельности․

Ответственность может быть наложена как за нарушение порядка передачи документов, так и за несоблюдение требований к их хранению и использованию․

Платные услуги архивных учреждений

Государственные архивы предоставляют следующие платные услуги:

• Изготовление копий и выписок из архивных документов;
• Оцифровка бумажных и аудиовизуальных материалов;
• Экспертные заключения по подлинности и исторической ценности документов;
• Консультации по вопросам архивного законодательства и организации архивного дела в организациях‑источниках․

Тарифы и порядок оплаты фиксируются в локальных нормативных актах каждого архивного учреждения и публикуются на их официальных сайтах․

Правила работы государственных архивов в Республике Беларусь формируют правовую основу для сохранения национального исторического и культурного наследия․ Они охватывают весь цикл работы с документами – от их поступления в архив до предоставления доступа пользователям, включая специальные требования к научно‑технической, аудиовизуальной и электронной документации; Соблюдение данных правил гарантирует надёжную консервацию архивных фондов, их доступность для исследователей и юридических лиц, а также защищает интересы государства и граждан․

Составлено на основе официальных нормативных актов: постановления Минюста РБ № 143 , № 214 , а также методических рекомендаций и комментариев к правилам работы архивов, опубликованных в открытых источниках до 7 ноября 2026 г․