Росархив – центральный орган, отвечающий за формирование, хранение и использование архивного фонда Российской Федерации.
В своей деятельности он руководствуется официальными нормативными актами, среди которых ключевыми являются правила работы государственных архивов, утверждённые Постановлением Министерства юстиции РФ от 31 августа 2022 г. № 119.

Общие положения

• Правила регулируют организацию хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и иных архивных материалов.
• Документы архивов делятся на фондовые, справочные, служебные и электронные части.
• Все архивные учреждения обязаны соблюдать принципы доступности, сохранности, конфиденциальности и правовой определённости.

Организация хранения архивных документов

2.1 Физическое хранение

1. Условия помещения – температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %.
2. Запрещено хранить документы вблизи источников тепла, прямого солнечного света и в местах с повышенной влажностью.
3. Для каждого типа носителя (бумага, фотоматериалы, аудио‑ и видеозаписи) предусмотрены специальные контейнеры и стеллажи.

2.2 Электронное хранение

Электронные архивные материалы (ЭАМ) размещаются в специализированных серверных центрах с резервным копированием и системой контроля доступа.
Основные требования:

• Дублирование данных в минимум двух географически независимых местах.
• Регулярные проверки целостности файлов (контрольные суммы, хеш‑суммы).
• Соблюдение требований к формату файлов (PDF/A, TIFF, WAV, MP4 и др.) согласно ГОСТ 7.0‑97.

Комплектование архивных фондов

Комплектование – процесс формирования полного и логически связанного архива документации по определённому субъекту, событию или теме.

1. Определяется архивный предмет (орган, событие, период).
2. Собираются все документы, относящиеся к предмету, в т.ч. внутренние и внешние источники.
3. Документы классифицируются по системе классификации архивов (СКА) и присваиваются уникальные инвентарные номера.
4. Оформляется комплектный лист с указанием перечня, даты, автора и краткого содержания каждого документа.

Учёт и регистрация документов

Для обеспечения полного контроля над архивными материалами применяется единственная система учёта – «Электронный архивный регистр» (ЭАР).

• Каждый документ получает уникальный идентификатор (UID), который фиксируется в базе данных.
• Регистрация включает сведения о дате поступления, месте хранения, уровне доступа и состоянии сохранности.
• Регулярные инвентаризации проводятся не реже одного раза в 3 года.

Доступ и использование архивных материалов

5.1 Классификация доступа

Документы делятся на три категории доступа:

1. Открытый доступ – информация, не содержащая сведений, ограниченных законом.
2. Ограниченный доступ – документы, содержащие персональные данные, государственную тайну или коммерческую тайну.
3. Запретный доступ – материалы, подлежащие полному закрытию (например, материалы, относящиеся к национальной безопасности).

5.2 Порядок получения доступа

Для получения документов необходимо:

• Подать запрос в письменной форме (электронный или бумажный) с указанием точных реквизитов документа.
• Указать цель использования (исследовательская, учебная, юридическая и т.д.).
• Предоставить документы, подтверждающие право доступа (паспорт, служебное удостоверение, решение суда).
• Ожидать решения архивного учреждения (в течение 30 дней, если не требуется дополнительное согласование).

5.3 Условия использования

При получении доступа пользователь обязуется:

• Соблюдать правила конфиденциальности и не раскрывать ограниченную информацию без соответствующего разрешения.
• Не вносить изменения в оригинальные документы, а при необходимости использовать копии или цифровые репродукции.
• Соблюдать требования к цитированию и указанию источника (ФИО архива, инвентарный номер, дата).

Охрана и реставрация архивных документов

Для обеспечения долговременного сохранения материалов применяются следующие меры:

1. Профилактическая консервация – контроль микроклимата, регулярная очистка и проверка состояния носителей.
2. Реставрационные работы – при обнаружении повреждений (разрывы, пятна, плесень) привлекаются квалифицированные реставраторы.
3. Для электронных файлов проводится миграция форматов каждые 5–7 лет, чтобы избежать устаревания программного обеспечения.

Ответственность и контроль

За соблюдение правил работы с архивными материалами отвечает:

• Главный архивариус – обеспечивает выполнение нормативных требований в учреждении.
• Контролирующие органы – Федеральная служба по надзору в сфере культуры (Роскультура) и Министерство юстиции РФ.
• Нарушения могут повлечь дисциплинарную, административную или уголовную ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Перспективы развития архивного дела в России

В ближайшие годы планируется:

1. Расширение цифровой инфраструктуры – создание единой национальной электронно‑документальной платформы.
2. Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и распознавания текста в сканированных документах.
3. Увеличение открытого доступа к историческим материалам в рамках проекта «Открытая Россия».
4. Развитие международного сотрудничества по обмену архивными материалами и лучшими практиками.

Правила работы государственных архивов, утверждённые в 2022 году, формируют фундаментальную основу для сохранения национального культурного и исторического наследия.
Соблюдение требований к хранению, учёту, доступу и охране документов гарантирует их долговременную сохранность и доступность для будущих поколений исследователей, учёных и граждан.

Для получения более подробной информации рекомендуется обращаться к официальным документам Росархива и к сайту Росархива.

Дата публикации: 10 июля 2026 г.