Правильная архивация трудовых договоров — это не просто требование порядка, а прямое обязательство работодателя, закрепленное в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» и Трудовом кодексе РФ. Нарушение сроков хранения или порядка сдачи документов грозит штрафами (ст. 5.27 КоАП РФ), а в случае утери документов — и материальной ответственностью, и проблемами для сотрудников при подтверждении стажа. В этой статье подробно разберем актуальный порядок сдачи трудовых договоров в архив на 2024–2026 годы.

Нормативная база: на что опираться в 2024–2026 годах

Главным документом, регламентирующим сроки хранения и состав кадровых дел, является Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций…». Именно этот Перечень (далее, Перечень № 236) является «библией» для архивариусов и кадровых специалистов.

Также необходимо учитывать:

• ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (ст. 8, 16, 22).
• ТК РФ (ст. 86 — обязанность хранить документы по личному составу).
• Приказ Минкультуры РФ от № 558 (правила формирования дел и инвентаризации).
• Внутренний документ организации, Положение об архиве (утверждается приказом руководителя).

Сроки хранения трудовых договоров: 75 лет или 50?

Согласно Перечню № 236 (пункт 1.1, 1.2), сроки хранения устанавливаются с момента формирования дела (обычно — после увольнения сотрудника и завершения календарного года):

• 75 лет — трудовые договоры (контракты), дополнительные соглашения к ним, заявления о приеме/увольнении, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки учетной формы Т-2 (для работников, принятых до г.).
• 50 лет — документы по личному составу для работников, принятых после г. (в связи с переходом на индивидуальный лицевой счет в Пенсионном фонде).

Когда сдавать трудовой договор в архив?

Законодательство не устанавливает жесткой даты «сдать через 3 дня после увольнения». На практике применяется следующий алгоритм:

1. Действующий сотрудник: Трудовой договор и личное дело хранятся в кадровой службе (в «горячем» архиве/картотеке).
2. Увольнение: После издания приказа об увольнении и выдачи трудовой книжки папка сотрудника (личное дело + тд) переводится в раздел «Уволенные».
3. Формирование дела: В течение года (или по итогам года) папки уволенных сотрудников объединяются в архивное дело по одному сроку хранения (50 или 75 лет).
4. Экспертиза документов: Проведение экспертизы ценности и сроков хранения (обязательно перед сдачей).
5. Сдача в архив организации: После подшивки, оформления обложки и описи — передача в архив организации (или в выделенное архивное помещение).

Ключевой момент: «После расторжения трудового договора папку надо передать в архив» — это происходит после завершения делопроизводства по году увольнения.

Этапы подготовки к сдаче: пошаговая инструкция

Этап 1. Экспертиза документов (Оценка ценности)

Ни один документ не может быть сдан в архив без проведения экспертизы. Создается Экспертная комиссия (приказом руководителя). Результат зафиксирован в Акте экспертизы. Для трудовых договоров решение стандартное: «Хранить 50/75 лет».

Этап 2. Образование дел (Сборка и подшивка)

Здесь часто возникает вопрос: «Как правильно сшивать трудовые договоры?».

Законодательство не устанавливает жесткий порядок подшивки именно трудовых договоров как отдельного вида документов. Однако на практике и по рекомендациям Росархива (Методические рекомендации) применяются следующие правила:

• Принцип единого срока хранения: В одно дело нельзя класть документы с разными сроками (50 и 75 лет). Обязательно разделять дела: «Трудовые договоры уволенных сотрудников (срок хр. 75 лет)» и «… (срок хр. 50 лет)».
• Порядок внутри дела: Чаще всего — хронологический по дате увольнения (от ранней к поздней) и алфавитный внутри одной даты/года.
• Состав дела: Обычно в дело включают не только сам ТД, но и пакет: Приказ о приеме, ТД, Доп. соглашения, Приказ об увольнении, Заявление, Личную карточку Т-2 (если ведется), Копию ТК (если выдавалась). Лицевые счета (Т-54/Т-51) сдаются в отдельные дела (срок 50/75 лет).
• Подшивка: Нитью (белой, хлопковой) через 3-4 отверстия. Узел на обложке. Пломбирование (пломба или клейкая лента с подписью ответственного и датой) — обязательно для дел длительного хранения.

Этап 3. Оформление обложки и описи

Каждое дело должно иметь обложку единого образца (утвержденной Положением об архиве) с заполненными реквизитами:

• Наименование организации.
• Индекс дела (по нумерации описи).
• Заголовок дела (напр.: «Трудовые договоры уволенных сотрудников. 2023 г. Срок хр. 50 лет»).
• Даты начала и окончания документов в деле.
• Срок хранения.
• Подпись архивариуса/ответственного.

К делу составляется Опись дел (Форма № 1 или своя), где перечисляются все папки/личные дела внутри архивного дела с указанием ФИО, табельного номера, дат приема/увольнения, количества листов.

Этап 4. Акт приема-передачи (Инвентарь)

Передача дел из кадровой службы в архив организации оформляется Актом приема-передачи документов на хранение (Инвентарем) в 2 экземплярах. Один остается у архивариуса, второй — у кадровика (в папке учета переданных дел). В акте указываются: наименование дела, шифр, срок хранения, количество листов, состояние сохранности.

Особенности сдачи при ликвидации организации

Если организация ликвидируется, порядок меняется кардинально (ст. 16 ФЗ-125, ст. 61 ГК РФ):

• Документы по личному составу (ТД, приказы, личные карточки, лицевые счета) подготавливает Ликвидационная комиссия (или конкурсный управляющий).
• Сдача происходит в государственный или муниципальный архив по месту нахождения организации.
• Сроки хранения (50/75 лет) сохраняются.
• Архив вправе запросить устав, свидетельство о регистрации, лицензию, акты назначения ликвидатора.
• Без приемки государственным архивом ликвидацию завершить невозможно (не выдадут запись в ЕГРЮЛ).

Выдача архивных справок и копий

До сдачи в государственный архив (пока организация существует) за выдачей справок, выписок и копий трудовых договоров отвечает кадровая служба (или внутренний архив).

• Право запросить имеют: действующий сотрудник, уволенный сотрудник, его наследники/законные представители, суды, следственные органы, Пенсионный фонд (СФР).
• Справка выдается в установленном законом сроке (обычно 3 рабочих дня по ст. 62 ТК РФ для работодателя, для архивов — регламентируется внутренними правилами).
• Копии заверяются печатью организации (если есть) и подписью ответственного лица со словом «Верно».

Электронный документооборот и архивирование в 2026 году

С 2023–2024 годов активно развивается переход на электронные трудовые договоры (ЭТД) и электронные личные карточки (ЭЛК).

• ЭТД в СЭД (Система электронного документооборота): Имеют равную юридическую силу с бумажными (при наличии ЭЦП сторон). Хранятся в информационной системе работодателя.
• Архивирование ЭТД: Не требует бумажной подшивки. Обеспечивается сохранность, целостность и читаемость в течение всего срока хранения (50/75 лет) средствами СЭД/ЭА (Электронный архив).
• Перспектива 2026 г.: Минтруд готовит законопроект о допуске мессенджеров (например, «МАКС») для взаимодействия с работниками, что может упростить оформление, но не отменяет требований к архивному хранению оригиналов (или правомочных электронных копий).

Чек-лист: Готово ли дело к сдаче в архив?

Перед подписанием Акта приема-передачи проверьте:

1. [ ] Проведена экспертиза документов (есть Акт).
2. [ ] Документы разделены по срокам хранения (50 и 75 лет — отдельные дела).
3. [ ] Внутри дела порядок: хронологический по увольнению + алфавитный.
4. [ ] В папку каждого сотрудника вложен полный пакет (Приказ о приеме, ТД, Доп. соглашения, Приказ об увольнении, Т-2).
5. [ ] Папки пронумерованы сквозно внутри дела.
6. [ ] Дело подшито нитью, узел на обложке, поставлена пломба/клейкая лента с подписями.
7. [ ] Обложка заполнена полностью и верно (шифр, даты, срок хранения).
8. [ ] Составлена опись к делу (перечень папок с ФИО и кол-вом листов).
9. [ ] Оформлен Акт приема-передачи в 2 экз.
10. [ ] Внутренний учет (журнал регистрации переданных дел) обновлен кадровиком.

Типичные ошибки и штрафы

Сдача трудовых договоров в архив, это структурированный процесс: Увольнение → Формирование пакета → Экспертиза → Образование дела (по срокам!) → Подшивка и оформление обложки/описи → Акт приема-передачи. Главное правило — никогда не смешивайте сроки хранения (50 и 75 лет) в одном деле и всегда проводите экспертизу.

В 2024–2026 годах особое внимание уделите гибридному архиву: бумажные оригиналы сдаются по классической схеме, электронные — обеспечивают сохранность в СЭД/ЭА. Грамотный архив сегодня — это защита бизнеса от штрафов и гарантия социальных прав ваших сотрудников на десятилетия вперед.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства (Приказ Росархива № 236, ТК РФ, ФЗ-125) и судебной практики на 2024–2026 гг. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к архивисту организации или юристу по трудовому праву.