Письмо в архив – это официальное сообщение, которое направляется в архивную службу организации с целью передачи, уточнения или получения информации о документах, их хранении, перемещении или уничтожении․ Такое письмо должно быть составлено в строгом соответствии с деловым стилем и нормативными требованиями, иначе его могут отклонить или отложить рассмотрение․

Когда требуется письмо в архив

• Запрос о выдаче документов – когда необходимо получить копию или оригинал хранящегося документа․
• Уведомление о передаче – при передаче в архив новых документов (договоров, актов, отчетов)․
• Запрос о статусе – уточнение, находится ли документ в архиве, в каком он состоянии․
• Запрос о уничтожении – согласование процедуры утилизации документов, сроков и условий․
• Уведомление о перемещении – информирование архива о перемещении документов в другое хранилище․

Нормативно-правовая база

В России оформление деловых писем регулируется следующими документами:

1. ГОСТ Р 7․0․97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу․ Деловая переписка»․
2. Приказ Минкультуры РФ № 428 от «Об утверждении Положения о порядке ведения архивного дела»․
3. Внутренние регламенты организации (при их наличии)․

Структура письма в архив

Стандартный шаблон делового письма состоит из следующих блоков:

Шапка письма

Наименование организации‑отправителя (полностью, с ИНН/КПП)․ Адрес, телефон, e‑mail․ Дата составления (формат «10 июля 2026 г․»)․ Исходящий номер (например, «Исх․ № 123‑2026»)․

Адресат

Наименование архивного подразделения (например, «Архив отдела кадров»)․ Полное название организации‑получателя․ Адрес получателя․

Тема письма

Тема: Запрос о выдаче оригинала договора № 45/2024 от

Приветствие

Уважаемый(ая) Ф․И․О․,

Текст письма

Текст делится на абзацы, каждый из которых раскрывает отдельный аспект запроса․ Краткое введение (кто пишет и почему)․ Конкретика: номер, дата, наименование документа, его архивный код (если известен)․ Требуемое действие (выдача, копирование, подтверждение наличия и т․п․)․ Сроки исполнения (обычно 5–10 рабочих дней)․ Контактные данные ответственного лица․

С уважением, Иванов Иван Иванович Руководитель отдела кадров Тел․: +7 (495) -23‑45‑67 e‑mail: ivanov@company․ru

Оформление и стилистика

• Шрифт и размер: Times New Roman, 12 пт; межстрочный интервал – 1,5․
• Отступы: левый – 2 см, правый – 2 см, верхний и нижний – 2,5 см․
• Язык: деловой, без разговорных выражений, без эмоциональных оценок․
• Терминология: используйте официальные названия документов («договор», «акт», «протокол»), а также архивные термины («дело», «фонд», «делопроизводство»)․
• Проверка орфографии и пунктуации: обязательна, так как ошибки снижают доверие к письму․

Как отправлять письмо в архив

5․1 Печатный вариант

1. Печать на фирменном бланке организации․
2. Подпись оригинала (рукописная подпись и печать, если она используется)․
3. Отправка заказным письмом с уведомлением о вручении либо через курьерскую службу․

5․2 Электронный вариант

1. Сохранить документ в формате PDF/A (архивный стандарт)․
2. Подписать электронно с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП)․
3. Отправить на официальный e‑mail архива, указав в теме письма номер исходящего документа․
4. Сохранить копию письма и подтверждение отправки (отчет о доставке)․

Чек‑лист перед отправкой

• Проверены ли реквизиты получателя (название, адрес, e‑mail)?
• Указан ли точный номер и дата запрашиваемого документа?
• Указан ли желаемый срок исполнения?
• Присутствует ли подпись (рукописная или электронная) и печать?
• Приложены ли необходимые сопроводительные документы (копии, справки)?
• Сохранена ли копия письма в архиве отправителя?

Примеры писем

Пример 1․ Запрос о выдаче оригинала договора

ООО «ТехИнвест»
ИНН 7701234567, КПП 770101001
г․ Москва, ул․ Ленина, д․ 10
Тел․: +7 (495) -55‑55‑55
e‑mail: info@tehinvest․ru

10 июля 2026 г․
Исх․ № 045‑2026

Архив отдела закупок
АО «ГосТехСервис»
г․ Москва, ул․ Складочная, д․ 5

Тема: Запрос о выдаче оригинала договора № 45/2024 от 

Уважаемая Елена Петровна,

В соответствии с пунктом 5․2 Положения о ведении архивного дела прошу выдать оригинал договора № 45/2024 от , заключённого между ООО «ТехИнвест» и АО «ГосТехСервис»․ Договор находится в архиве под делом № A‑2024‑045․
Просим предоставить оригинал в течение 7 (семи) рабочих дней в отдел юридической службы по адресу: г; Москва, ул․ Ленина, д․ 10, кабинет 12․ При невозможности выдачи оригинала прошу предоставить заверенную копию․

Контактное лицо: Иванов И․И․, тел․ +7 (495) -55‑55‑55, e‑mail: ivanov@tehinvest․ru․
С уважением,
____________________
Иванов Иван Иванович
Директор юридического отдела

Пример 2․ Уведомление о передаче документов в архив

ЗАО «АльфаСтрой»
ИНН 7709876543, КПП 770101002
г․ Санкт‑Петербург, пр․ Невский, д․ 20
Тел․: +7 (812) -33‑33‑33
e‑mail: arch@alphastroy․ru

12 июля 2026 г․
Исх․ № 112‑2026

Архив отдела строительства
ЗАО «АльфаСтрой»
г․ Санкт‑Петербург, ул․ Горького, д․ 7

Тема: Уведомление о передаче в архив документов проекта «Мост через Неву»

Уважаемый Сергей Владимирович,
Настоящим уведомляем вас о передаче в архив отдела строительства документов проекта «Мост через Неву», реализованного в период с по ․ Перечень передаваемых материалов (всего 45 штук) прилагается к письму (см․ Приложение 1)․

Документы переданы в архив в соответствии с пунктом 3․1 Положения о ведении архивного дела и будут храниться в фонде № B‑2025‑001․

Просим подтвердить получение документов в течение 3 (трех) рабочих дней․

Контактное лицо: Петрова А․А․, тел․ +7 (812) -33‑33‑33, e‑mail: petrov@alphastroy․ru;
С уважением,
____________________
Петрова Анна Александровна
Главный инженер

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие реквизитов – всегда указывайте полные данные отправителя и получателя․
• Неясный предмет письма – в теме должно быть конкретное действие (запрос, уведомление, согласование)․
• Слишком длинные абзацы – делайте текст лаконичным, каждый абзац – отдельная мысль․
• Отсутствие сроков – указывайте требуемый срок исполнения, иначе архив может отложить ответ․
• Отсутствие подписи – без подписи письмо считается недействительным․
• Неправильный формат вложений – используйте PDF/A, а при бумажных письмах – оригиналы без скрепок․

Письмо в архив – важный элемент делового общения, который требует строгого соблюдения формы и содержания․ Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете быстро и без ошибок оформить запрос, уведомление или согласование, что ускорит работу с архивом и повысит эффективность взаимодействия внутри организации․

---

Дата публикации: 10 июля 2026 г;