Правильное формирование дела фонда — это фундамент надежности архива любой организации. От качества этой процедуры зависит не только соблюдение законодательства, но и скорость поиска документов, их правовая сила и сохранность на протяжении всего срока хранения. В данной статье подробно разберем все этапы: от нормативной базы и номенклатуры до оформления, экспертизы и передачи на хранение.

Нормативно-правовая основа (актуально на 2026 год)

Ключевым документом, регламентирующим работу с документами в организациях, является Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных архивах, и документов архивных фондов, хранящихся в иных организациях» (далее — Правила 2023 года).

Данный приказ вступил в силу с года и отменил ряд старых нормативных актов (в т.ч. Приказ Росархива от № 55). Также необходимо руководствоваться:

• ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Национальная система стандартизации. Архивное дело. Формирование документального фонда организации. Общие требования»;
• ГОСТ Р 7.0.100–2018 «Архивное дело. Описание дел. Общие требования»;
• Отраслевыми и ведомственными номенклатурами сроков хранения (если применимо).

Номенклатура дел: база формирования фонда

Номенклатура дел — это основной учетный документ организации, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Без утвержденной номенклатуры формирование дел фонда невозможно.

Ключевые моменты работы с номенклатурой:

1. Утверждение: Номенклатура утверждается руководителем организации ежегодно (обычно к концу календарного года на следующий год) и вносится в действие с 1 января.
2. Структура: Состоит из трех разделов:
   • Раздел I: Дела постоянного хранения (историческая ценность).
   • Раздел II: Дела длительного хранения (срок более 10 лет).
   • Раздел III: Дела временного хранения (срок до 10 лет).
3. Индексация: Каждому делу присваивается индекс (шифр), например: ИД-1-2025 (Историческое дело, раздел 1, год 2025) или ЛД-3-15-2025 (Легальное дело, раздел 3, пункт 15, год 2025).
4. Изменения: В течение года в номенклатуру могут вноситься изменения (дополнения) отдельным приказом руководителя.

Принципы формирования дел: бумажные и электронные документы

Согласно Правилам 2023 года и ГОСТ Р 7.0.97–2016, документы на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование бумажных дел

Процесс включает этапы:

• Сбор и отбор: После исполнения документы (приказы, договора, акты, переписка) собираются по индексам номенклатуры.
• Систематизация внутри дела: Документы выстраиваются в установленном порядке (обычно хронологический: от ранних к поздним, или системно-хронологический).
• Пронумеровка листов: Каждый лист дела пронумеровывается сквозно арабскими цифрами (сверху по центру или в правом верхнем углу).
• Сшивка/переплет: Дела сшивают нитью (для небольших объемов) или переплетают (для больших томов). На корешке/обложке наноситься реквизитная информация.
• Оформление обложки и титульного листа: По форме, установленной ГОСТ Р 7.0.97–2016 (Приложение А).

Формирование электронных дел (ЭД)

С переходом на электронный документооборот формирование ЭД становится приоритетным.

• Единая система: Электронные дела формируются в информационной системе электронного документооборота (ИС ЭДО) или специализированной АСУ архива.
• Структура ЭД: Состоит из электронных документов (файлов) и метаданных (атрибутов описания).
• Целостность и подлинность: Обеспечиваются квалифицированной электронной подписью (КЭП), хэш-суммами, протоколами фиксации.
• Аналог бумажного дела: Электронное дело должно иметь структуру, аналогичную бумажному: обложка (электронная карточка дела), внутренний указатель (описание), состав файлов.

Особенности оформления дел в зависимости от срока хранения

Правила 2023 года (п; 46) устанавливают важное различие в моменте окончательного оформления:

Что входит в частичное оформление (для дел > 5 лет):

• Систематизация документов за год.
• Пронумеровка листов (сквозная нарастающим итогом, если дело многотомное).
• Сшивка в временную обложку (крафтовую или папку) с указанием: индекс, заглавие, годы покрытия (например, 2025 г.), номер тома.
• Составление промежуточного описи (перечня документов за год) для внутреннего учета и поиска.

Что входит в окончательное оформление:

• Объединение временных томов в один или несколько постоянных томов.
• Переплет в твердую обложку (для дел постоянного и длительного хранения).
• Нанесение реквизитов на корешок и обложку (ГОСТ Р 7.0.97–2016).
• Составление Описи дел (основной поисковый прибор, форма по ГОСТ Р 7.0.100–2018).
• Экспертиза ценности и сроков хранения (актуализация по итогам года/срока).

Дело фонда: специфика и оформление

Отдельно выделим Дело фонда — это специальный вид дела, которое ведется на каждый архивный фонд организации.

Состав дела фонда (документы, подтверждающие изменения в фонде):

• Акты приема-передачи дел на хранение (внутри организации или в госархив).
• Акты экспертизы документов (ценности и сроков хранения).
• Акты отбора документов к уничтожению.
• Списки (описания) уничтоженных дел.
• Документы о выявлении утрат, порче дел.
• Справки о выдаче дел во временное пользование.
• Документы о реквизиции дел правоохранительными органами, судами.
• Отчеты о состоянии фонда, инвентаризациях.

Особенность: Дело фонда формируется ежегодно (как правило, по календарному году) и оформляется окончательно (переплет, обложка, описание внутри дела). Срок хранения дела фонда устанавливается постоянный (Раздел I номенклатуры), так как оно фиксирует историю формирования и использования архивного фонда организации.

Экспертиза документов: обязательный этап

Ни одно дело со сроком хранения более 10 лет (Разделы I, II) не может быть передано в государственный архив или окончательно оформлено без проведения экспертизы ценности и сроков хранения документов.

• Комиссия: Создается приказом руководителя организации. В состав входят представители структурных подразделений, архивист, юрист, специалисты по профилю документов.
• Порядок: Проведение экспертизы регламентируется Приказом Минкультуры России от № 2360 (с изм.).
• Результат: Акт экспертизы (в 2-х экземплярах). Один экземпляр хранится в деле фонда, второй, прикладывается к описи дел (или хранится вместе с описью).
• В акте указываются: индекс дела, заглавие, срок хранения (утвержденный/измененный), категория ценности (особо ценные, научные, производственно-хозяйственные и т.д.).

Учет и обеспечение сохранности

После оформления дела оно должно быть учтено и размещено на хранение.

Основные учетные документы архива:

1. Номенклатура дел (основной учетный документ).
2. Описи дел (по каждому фонду/разделу номенклатуры ежегодно).
3. Реестр (журнал) регистрации дел, переданных на хранение (в архив организации или в госархив).
4. Дело фонда (учет движений фонда).
5. Карточки учета единиц хранения (при необходимости, для дел постоянного хранения).

Условия хранения (кратко):

• Специализированные помещения (архивные хранилища) с контролем температуры (18±2°С) и влажности (50±5%).
• Стеллажное оборудование, исключающее прямое попадание света.
• Пожарная безопасность, охрана, контроль доступа.
• Для электронных фондов — защищенные серверы, резервное копирование, контроль целостности (хэш-суммы), миграция форматов при устаревании ПО/ОС.

Типичные ошибки при формировании дел фонда

Избегайте следующих нарушений, выявляемых при проверках Росархива и внутренних аудитах:

• Отсутствие номенклатуры или работа по устаревшей/неутвержденной номенклатуре.
• Нарушение сроков оформления: дела «висят» в черновиках годами, не сшиты, не описаны.
• Смешивание сроков хранения в одном деле: в одно дело кладут документы с разными сроками (например, 5 лет и 50 лет) — это недопустимо.
• Отсутствие экспертизы для дел длительного и постоянного хранения.
• Некачественное описание: неполные заглавия документов, пропуски дат, неверные количества листов.
• Игнорирование электронных документов: печать электронных писем/договоров «на всякий случай» без формирования родного электронного дела (дублирование, правовые риски).
• Потеря дела фонда или его неведение — грубое нарушение учета движений фонда.

Передача дел в государственный архив

Дела с истекшим сроком хранения (постоянного — сразу после оформления/экспертизы, длительного — по истечении срока) подлежат передаче в государственный архив (федеральный, региональный или муниципальный в зависимости от ведомственной подчиненности).

Пакет документов для передачи:

1. Акт приема-передачи дел (форма по Приказу Росархива).
2. Описи дел (в 2-х экземплярах: один остается в организации, второй уходит в госархив).
3. Акты экспертизы (копии).
4. Номенклатура дел за соответствующие годы (копия).
5. Дела в надлежащем физическом/электронном состоянии.

Чек-лист архивиста: алгоритм формирования дела за год

1. [ ] Получить утвержденную Номенклатуру дел на текущий год.
2. [ ] В течение года: собирать исполненные документы, распределять по индексам номенклатуры (папки-регистраторы, коробки).
3. [ ] Январь-Март следующего года: Начать оформление дел за прошедший год.
4. [ ] Разделить дела на группы: «до 5 лет» (полное оформление) и «более 5 лет» (частичное оформление).
5. [ ] Систематизировать документы внутри каждого дела (хронология, вид документа).
6. [ ] Пронумеровать листы.
7. [ ] Сшить/переплести дела (временные обложки для >5 лет, постоянные для ≤5 лет).
8. [ ] Составить Описи дел (для дел ≤5 лет — полные; для дел >5 лет — промежуточные/годовые);
9. [ ] Провести экспертизу дел Разделов I и II (сроки >10 лет). Оформить Акт экспертизы.
10. [ ] Оформить Дело фонда за год (собрать акты приема-передачи, экспертизы, уничтожения и т.д.).
11. [ ] Занести сведения в учетные журналы/АСУ архива.
12. [ ] Разместить дела на стеллажах по адресу хранения.
13. [ ] Для дел >5 лет: обеспечить сохранность временных томов до окончательного оформления.

Формирование дела фонда — это не бюрократическая формальность, а системная инженерная задача по сохранению информационного актива организации. Соблюдение Правил 2023 года (Приказ Росархива № 77), ГОСТов и внутренних регламентов гарантирует, что любой документ будет найден за минуты, имеет полную юридическую силу и будет передан потомкам или государственному архиву в надлежащем виде.

Ключевой совет: автоматизируйте рутину. Внедрение АСУ «Архив» или модуля архива в ЭДО позволяет генерировать обложки, описи, акты экспертизы и номенклатуры автоматически, исключая человеческий фактор и экономя сотни часов труда архивистов.

Статья подготовлена на основании действующего на года законодательства (ФЗ-125, Приказ Росархива № 77 от , ГОСТ Р 7.0.97-2016, ГОСТ Р 7.0.100-2018). Рекомендуется сверяться с последними изменениями в нормативных актах.