Правильное оформление обложки дела — это залог успешной сдачи документов в архив. Ошибки в заполнении могут привести к отказу в приеме дел, необходимости переделки и нарушению сроков сдачи. В данной статье мы подробно разберем актуальные требования к обложке дела, рассмотрим рекомендуемые образцы (Приложение №6 к Правилам, Приложение 11, ГОСТ 17914-72) и дадим пошаговую инструкцию по заполнению каждого поля.

Нормативная база: чем руководствоваться в 2026 году

На сегодняшний день (ноябрь 2026 г.) основными документами, регулирующими оформление обложек, являются:

• Приказ Росархива от № 174 (в ред. от 2023 г.) «Об утверждении Правил ведения делопроизводства…» — основной документ. В его состав входит Приложение №6 «Обложка дела (Рекомендуемый образец)».
• Приложение 11 к п. 3.6.18 Правил — «Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения». Используется для дел длительных сроков хранения.
• ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования». Устанавливает физические параметры обложки (тип 1, тип 2) и требует печати формы описания на лицевой стороне.
• Методические рекомендации региональных архивов (например, УГАС Самарской области и др.), которые могут уточнять требования к заполнению отдельных полей (шифры, коды).

Виды обложек: какую выбрать?

Выбор бланка зависит от срока хранения дела:

Подробный разбор полей обложки (по Приложению №6)

Ниже приведен пошаговый разбор заполнения стандартной обложки дела временного хранения. Данные на обложке должны в точности соответствовать данным в описи дел (заголовок, даты, номер дела).

Верхняя часть (Шапка)

1. Название государственного (муниципального) архива — пишется полное официальное название архива-приемщика (например: «Государственный архив г. Москвы», «Архив Администрации Ивановской области»).
2. Наименование организации — полное наименование юридического лица-передавателя (как в Уставе/Свидетельстве ОГРН).
3. Структурное подразделение — название отдела/службы/управления, непосредственно формировавшего дело (например: «Отдел кадров», «Бухгалтерия», «Юридический отдел»). Если организация малая и подразделений нет, ставится тире или повторяется название организации.

Блок кодов и индексов (Критически важно!)

• Код гос. архива — код архива-приемщика по классификатору (уточняйте у куратора архива).
• Код организации, код вашей организации в информационной системе архива (присваивается архивом при регистрации передавателя).
• Ф. № (Фонд №) — номер фонда вашей организации в архиве. Если фонд открывается впервые — поле оставляют пустым или пишут «Новый»/«—» (нумерует архив).
• Оп. № (Опись №), номер описи дел в данном фонде. Заполняется в соответствии с номенклатурой дел текущего года.
• Индекс дела — условное обозначение дела по номенклатуре (например: 01-05, где 01, раздел номенклатуры, 05 — пункт номенклатуры). Должен совпадать с индексом в номенклатуре и описи.

Основные идентификационные реквизиты дела

7. Архивный шифр дела — формируется по схеме: Фонд — Опись — Дело (например: 15-3-247). При первой сдаче (фонд не открыт) шифр не ставится, ставится номер дела по годовому разделу описи;
8. Номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, сквозной номер дела в описи за год (например: 45). Обязательно указывайте номер тома/части, если дело состоит из нескольких томов (например: Т. 1, Т. 2). Рекомендуется дублировать номер тома в заголовке дела.

Заголовок дела и даты

• Заголовок дела — Самое важное поле. Должен полностью и дословно совпадать с заголовком в номенклатуре дел и в описи дел. Состоит из:
  • Вид документа (Приказы, Договоры, Личные дела и т.д.).
  • Тема/Объект (по основной деятельности, по кадровому учету и т.д.).
  • Хронологические границы (период охвата документов).

  Пример: «Приказы по основной деятельности организации за 2024 год».

• Даты дела — дата самого раннего и самого позднего документа в деле (ДД.ММ.ГГГГ — ДД.ММ.ГГГГ). Не путать с годом номенклатуры! Если дело за 2024 год, но первый приказ от , а последний от , пишем: — .

Количественные характеристики

• Количество листов в деле — общее число пронумерованных листов (страниц) в деле. Считаются только пронумерованные листы (обороты листов, если они не пронумерованы, не считаются). Указывается арабскими цифрами.
• Примечания — заполняется при необходимости (например: «Дело состоит из 2-х томов, том 1 — 150 л., том 2 — 120 л.», «На листе 15 помарка», «Документы на иностранном языке с переводом»).

Подписи и заверение

На обложке предусмотрены строки для подписей лиц, отвечающих за формирование дела:

• Сформировал дело, ФИО, подпись, дата специалиста (делопроизводителя/секретаря/кадрового офицера), физически собравшего и пронумеровавшего дело.
• Проверил дело — ФИО, подпись, дата ответственного руководителя (начальника отдела, главного бухгалтера, директора), проверившего правильность оформления.
• Срок хранения — указывается в годах (например: «10 лет», «50 лет», «Постоянный») в соответствии с утвержденной Номенклатурой дел.

Особенности оформления дел длительного хранения (Приложение 11, ГОСТ 17914-72)

Если срок хранения дела свыше 10 лет (или постоянный), применяется другая форма (Приложение 11) и строгие требования ГОСТ 17914-72:

• Материал: Обложка изготавливается из картона (Тип 1, для дел, Тип 2 — для томов/частей). Размеры: 220×310 мм (для формата А4).
• Печать формы: На лицевой стороне обложки обязательно должна быть напечатана форма описания дела (черт. 1 ГОСТ 17914-72). Заполнение от руки на чистом картоне недопустимо.
• Реквизиты: Состав реквизитов аналогичен Приложению №6, но добавляются: «Категория ценности», «Срок хранения» (в строгом формате), «Место хранения» (заполняет архив).
• Подшивка: Документы подшиваются в обложку на 4 пркола (на 3 пркола — только малоформатные дела) с учетом возможности чтения всех документов, дат, виз и резолюций (п. 3.6.15 Правил).

Пошаговый алгоритм подготовки обложки к сдаче в архив

1. Скачайте актуальный бланк. Используйте Приложение №6 (для сроков до 10 лет) или Приложение 11 (свыше 10 лет) с сайта Росархива или КонсультантПлюс/Гарант. Проверьте дату редакции (актуальна редакция 2023 г.);
2. Заполните «шапку» организации и архива. Уточните коды архива и организации у куратора заранее.
3. Перенесите данные из Номенклатуры и Описи. Индекс дела, Заголовок, Срок хранения — копируйте 1-в-1. Любое расхождение — основание для отказа.
4. Пронумеруйте листы дела. Сквозная нумерация карандашом (или печатью) в правом верхнем углу листа. Последняя цифра = Количество листов.
5. Заполните даты дела. Просмотрите первый и последний документ. Укажите реальные даты составления документов.
6. Укажите номер дела по описи. Если дело многотомное: на обложке тома 1 пишите «Т. 1», номера листов тома 1; на обложке тома 2, «Т. 2», номера листов тома 2 (продолжая сквозную нумерацию или начиная с 1 в каждом томе — уточняйте у архива, чаще всего сквозная по томам).
7. Подпишите обложку. Сформировавший и Проверивший. Даты подписания должны быть не ранее даты последнего документа в деле.
8. Прошейте дело в обложку. Используйте прочную нить (Лен №10, хлопок), проколы на расстоянии 10-15 мм от края. Заверительный лист (лист-заверитель) пришивается последним (образец — Приложение 4 к Правилам).
9. Склейте завязки. На завязках клеится бумажная полоска (40×60 мм) с указанием: Организация, Фонд, Опись, Дело, Количество листов, Подпись сформировавшего, Печать (если есть).

Типичные ошибки, приводящие к отказу в приеме

• Расхождение заголовка на обложке и в описи (даже в одном слове, предлоге или порядке слов).
• Отсутствие индекса дела или несовпадение с номенклатурой.
• Неверные даты дела (указан год номенклатуры вместо реальных дат документов).
• Непронумерованы листы или номер листов на обложке не совпадает с реальным.
• Использование старой формы обложки (до Приказа № 174) без реквизитов «Код архива», «Код организации», «Индекс дела».
• Подшивка на 3 пркола для дел формата А4 (допустимо только для малоформатных).
• Отсутствие листа-заверителя или его неверное заполнение.

Электронные архивы и обложка дела

При передаче дел в электронном виде (в ЕАИС или региональные системы) «физическая» обложка не печатается, но электронная карточка дела (метаданные) заполняется по тем же правилам. Реквизиты карточки дела в СЭД/АИС должны полностью зеркалить реквизиты бумажной обложки (Приложение №6). При формировании пакета документов для сдачи в архив (СИП/СЭД) система часто генерирует «титульный лист» дела автоматически на основе метаданных — проверьте его корректность перед подписью ЭП.

Чек-лист перед сдачей дела в архив (Самое главное)

Перед тем как нести дело в архив или передавать курьеру, проверьте:

• [ ] Заголовок на обложке = Заголовок в описи = Заголовок в номенклатуре.
• [ ] Индекс дела верный (по номенклатуре).
• [ ] Номер дела по описи верный (и номер тома, если есть).
• [ ] Даты дела, реальные даты крайних документов.
• [ ] Количество листов = последнему номеру на последнем листе дела.
• [ ] Листы пронумерованы карандашом/печатью, номера читаемы.
• [ ] Дело прошито на 4 пркола (А4), завязки склеены, подписи на завязках стоят.
• [ ] Лист-заверитель заполнен, подписан, пришит последним.
• [ ] Подписи на обложке: Сформировал + Проверил (с датами).
• [ ] Срок хранения на обложке совпадает с номенклатурой.

Обложка дела — это «лицо» вашего архивного дела. Начиная с 2023 года форма рекомендована, но не строго регламентирована, однако на практике отклонения от стандартного бланка Приложения №6 (или Приложения 11 для долговременных) создают риски при приеме. Главное правило: единообразие данных во всех этапах, Номенклатура → Обложка → Опись → Акт приема-передачи. Проконсультируйтесь у куратора вашего архива по кодам (Код архива, Код организации, Фонд, Опись) заранее, до начала массового оформления дел. Грамотное оформление на этапе формирования сэкономит недели работы на переделке при сдаче.

Статья подготовлена на основании Правил ведения делопроизводства (Приказ Росархива № 174), ГОСТ 17914-72 и методических материалов государственных архивов. Актуально на ноябрь 2026 года.