Дата подготовки:

Организация работы государственных архивов регулируется рядом нормативных правовых актов, среди которых ключевыми являются:

1. Приказ Минкультуры России от № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации» (рег. № 38830 в Минюсте РФ от ).
2. Приказ Росархива от № 247 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях».
3. Нормативные документы в сфере пожарной безопасности (Технический регламент о требованиях пожарной безопасности, СП 5.13130.2012 и др.).
4. Требования к охране труда и к безопасности общественных зданий, установленные уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере строительства и ЖКХ.
5. Документы, регламентирующие режим секретности и работу с документами, содержащими государственную тайну.

Все перечисленные акты образуют основу для разработки локальных инструкций, регламентов и планов обеспечения безопасности конкретного архива.

Охранный режим в архиве

Охранный режим – совокупность мер, направленных на контроль доступа к территории архива, помещениям, а также к архивным документам и их копиям.

Установление охранного режима

Согласно пункту 5.3 указанных правил, охранный режим устанавливается на основании инструкции о пропускном и внутриобъектовом режимах, которая:

• Разрабатывается локальным актом архива;
• Согласуется с организацией, осуществляющей охрану (по договору);
• Утверждается руководством архива.

Основные положения пропускного режима

• Контроль входа и выхода: каждый посетитель и сотрудник проходит через пункт пропуска, где фиксируются ФИО, цель визита, время прибытия и ухода.
• Идентификация персонала: использование пропусков со встроенными чипами, биометрических систем (отпечатки пальцев, распознавание лица).
• Запрет на вынос документов без разрешения: любые архивные материалы могут быть вынесены только после оформления соответствующего акта выдачи.
• Регистрация транспортных средств: при необходимости доставки крупногабаритных архивных фондов фиксируется номер автомобиля, водитель и цель перевозки.

Ответственность за охранный режим

Инструкция конкретного архива обязана закреплять ответственность за каждый этап охраны (приём‑передача пропусков, контроль доступа, ведение журналов) за конкретных исполнителей – охранников, руководителей подразделений, специалистов по информационной безопасности.

Противопожарный режим

Противопожарный режим в архивных зданиях и хранилищах регулируется нормативными актами в области пожарной безопасности и включает:

• Установку систем автоматического пожаротушения (спринклерные системы, газовые системы, инертные газы), использующих нейтральные, безопасные для документов вещества (пункт 4.2.7).
• Запрет применения открытого огня, нагревательных приборов и размещения посторонних объектов в помещениях хранения (пункт 4.2.8).
• Применение неагрессивных, непылящихся материалов при отделке помещений хранилищ.
• Регулярные проверки и испытания систем пожаротушения, а также проведение тренировочных эвакуаций.

План эвакуации и действия в чрезвычайных ситуациях

1. Разработка и размещение схем эвакуации в каждом помещении.
2. Назначение ответственных лиц за:
   • Экстренное отключение электросети;
   • Перемещение особо ценных документов в безопасные зоны;
   • Взаимодействие с пожарными службами.
3. Проведение минимум двух ежегодных тренировок с участием всего персонала.

Техническое оснащение архивных помещений

Для обеспечения сохранности документов необходимо соблюсти требования к конструкции и оборудованию помещений:

• Контроль микроклимата: поддержание температуры 18‑22 °C и относительной влажности 45‑55 % с помощью систем HVAC, оснащённых датчиками и автоматическим регулированием.
• Влаго- и пылезащита: герметичные окна, системы осушения, фильтрация воздуха.
• Электробезопасность: установка автоматических выключателей, заземление, резервные источники питания (UPS) для поддержания работы систем контроля.
• Системы видеонаблюдения: камеры с круглым обзором, запись 24/7, хранение видеоматериалов в отдельном защищённом сервере.
• Сейфы и шкафы повышенной надёжности: для хранения секретных и особо ценных документов, оборудованные системой двойного замка (механический + электронный).

Организация доступа к архивным документам

Доступ к документам делится на два уровня:

Открытый (публичный) доступ

• Осуществляется в читальных залах с ограниченным временем пребывания.
• Посетитель обязан подписать акт о соблюдении правил обращения с документами.
• Все материалы предоставляются в виде копий, если оригинал имеет статус конфиденциального.

Ограниченный (секретный) доступ

• Только уполномоченный персонал с соответствующим уровнем допуска.
• Работа в специальных помещениях, где установлен дополнительный охранный режим (двойные двери, система контроля доступа по биометрии).
• Ведение отдельного журнала выдачи и возврата документов.

Ответственность персонала и обучение

Для поддержания высокого уровня безопасности необходимо:

• Разработать должностные инструкции, где чётко прописаны обязанности по охране, пожарной безопасности и работе с конфиденциальными материалами.
• Провести обязательное обучение персонала:
  • Теоретический курс по нормативным актам.
  • Практические занятия по использованию систем контроля доступа и видеонаблюдения.
  • Тренинги по действиям в случае пожара, утечки информации или других чрезвычайных ситуаций.
• Ввести систему периодической аттестации (раз в год) для подтверждения квалификации сотрудников.

Аварийные планы и восстановление после ЧС

Каждый архив обязан иметь план действий в чрезвычайных ситуациях (ЧС), включающий:

1. Идентификацию потенциальных угроз (пожар, затопление, кража, кибератака).
2. Контактные данные всех ответственных лиц и экстренных служб.
3. Пошаговые инструкции по:
   • Эвакуации персонала;
   • Сохранению и перемещению ценных документов;
   • Отключению и защите электронных систем.
4. Процедуры восстановления:
   • Создание резервных копий цифровых архивов (офлайн‑хранилища, облачные сервисы с шифрованием);
   • Физическое хранение дубликатов в отдельном безопасном месте;
   • Документирование всех действий по восстановлению.

Современные технологии и цифровая безопасность

В последние годы в архивную практику всё чаще внедряются цифровые решения, требующие отдельного подхода к безопасности:

• Системы управления архивом (СУА): защищаются многоуровневой аутентификацией, шифрованием данных в покое и при передаче.
• Электронные подписи и метаданные: гарантируют подлинность и неизменность цифровых копий.
• Контроль доступа к сети: использование межсетевых экранов (firewall), систем обнаружения вторжений (IDS/IPS) и регулярные аудиты уязвимостей.
• Резервное копирование: 3‑2‑1 правило – три копии данных, два разных носителя, одна копия хранится вне площадки.
• Обучение персонала кибербезопасности: правила работы с паролями, фишинг‑тесты, обновление программного обеспечения.

Обеспечение безопасности в государственном архиве – комплексная задача, требующая согласованного взаимодействия правовых, технических и организационных мер. Ключевые аспекты включают:

• Точное соблюдение нормативных актов и локальных инструкций;
• Эффективный охранный и противопожарный режимы;
• Современное техническое оснащение помещений;
• Чётко распределённые обязанности и постоянное обучение персонала;
• Разработку и регулярное обновление аварийных планов;
• Интеграцию цифровых технологий с надёжными средствами киберзащиты.

Только при комплексном подходе к каждому из перечисленных пунктов архив сможет гарантировать сохранность исторических, культурных и государственных ценностей для будущих поколений.