Дата актуализации:

Организация хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (АФРФ) в государственных и муниципальных учреждениях регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г․ № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – основной закон‚ определяющий понятие архивных документов‚ сроки их хранения и принципы архивного дела․
• Приказ Федерального архивного агентства от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти‚ органах местного самоуправления и организациях»․
• Методические рекомендации по применению Правил (разработанные Комитетом по делам архивов при Правительстве РФ‚ ФАР и другими экспертными органами)․
• Локальные нормативные акты учреждения (положение об архиве‚ регламенты работы архивного отдела‚ инструкции по работе с электронными архивами)․

Структура архивного подразделения

Для эффективного ведения архива в государственном учреждении рекомендуется создать следующую структуру:

1. Главный архиватор (руководитель архивного отдела) – отвечает за соблюдение законодательства‚ взаимодействие с ЦЭК/ЭК и ЭПК архивного учреждения․
2. Специалисты по комплектованию и учёту – формируют номенклатуру дел‚ ведут описи‚ лист‑заветители․
3. Техники‑консерваторы – обеспечивают физическую сохранность бумажных документов (контроль микроклимата‚ реставрация)․
4. Специалисты по цифровому архиву – отвечают за сканирование‚ метаданные‚ хранение в электронных системах․
5. Служба доступа и выдачи – обслуживает запросы пользователей‚ оформляет акты выдачи и возврата․

Основные этапы работы с архивными документами

Планирование и согласование номенклатуры дел

Каждые пять лет (или по требованию) организация должна представить в Центр электронного комплектования (ЦЭК) или Экспертно‑проверочную комиссию (ЭПК) перечень дел‚ подлежащих комплектованию в государственный (муниципальный) архив․ Процедура включает:

• Составление нормативной номенклатуры дел в соответствии с классификатором дел (РКД)․
• Согласование номенклатуры с ЭПК архивного учреждения․
• Подготовка и подача формы «Лист‑заветитель дела» (Приложение N 8) – фиксирует количество листов в деле․

Комплектование дел

После утверждения номенклатуры документы передаются в архив в виде:

• Бумажных дел (в папках‚ коробках‚ ящиках)․
• Электронных файлов (в соответствии с форматом‚ установленным ФАР)․

Для каждого комплекта оформляются:

• Акт приёма‑передачи (Приложение N 9 – «Акт приема на хранение документов личного происхождения»)․
• Опись дел (с указанием количества листов‚ дат‚ тематики)․

Учёт и хранение

Учёт ведётся в двух взаимосвязанных системах:

1. Книга учёта дел – физический реестр‚ где фиксируются номера дел‚ даты поступления‚ сроки хранения․
2. Электронная система учёта – позволяет быстро находить документы по метаданным‚ формировать отчёты‚ контролировать сроки уничтожения․

Документы хранятся в специально отведённых помещениях‚ отвечающих требованиям по температуре‚ влажности и защите от пожара (см․ Методические рекомендации по организации хранения)․

Доступ к архивным документам

Для обеспечения открытости и контроля доступа в архивных учреждениях применяются следующие правила:

• Пользователь (служебный‚ исследователь‚ гражданин) подаёт запрос в письменной форме․
• Служба доступа оформляет Акт выдачи (Приложение N 10 – «Акт о выделении к уничтожению архивных документов‚ не подлежащих хранению»‚ при необходимости)․
• Документы возвращаются в архив с подписью получателя и датой возврата․

Уничтожение архивных документов

По истечении установленного срока хранения (см․ Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения) документы подлежат уничтожению․ Процедура включает:

1. Подготовку акта о выделении к уничтожению (Приложение N 10)․
2. Согласование акта с ЭПК архивного учреждения․
3. Физическое уничтожение (шредирование‚ сжигание) под контролем ответственного лица․
4. Внесение сведений об уничтожении в реестр․

Цифровизация архивных фондов

В современных государственных учреждениях всё большую роль играет электронный архив․ Ключевые шаги цифровизации:

• Сканирование бумажных документов в формате PDF/A‑2 (долговременное хранение)․
• Создание метаданных согласно ГОСТ Р ИСО 15489‑1‑2016 (документооборот) и ГОСТ Р 7․0․97‑2016 (архивные описания)․
• Хранение в защищённом электронном хранилище (E‑DRM‚ резервные копии)․
• Обеспечение доступа через Электронный архивный портал с учётом прав доступа․

Контроль и аудит

Для поддержания качества архивного дела необходимо проводить регулярные проверки:

1. Внутренний аудит – раз в год проверяется соответствие локальных регламентов федеральным требованиям․
2. Внешний аудит – ЭПК архивного учреждения проводит проверку комплектования и учёта каждые 5 лет․
3. Отчётность: формируются отчёты о состоянии архива‚ количестве дел‚ сроках хранения и предстоящих уничтожениях․

Практические рекомендации

Формирование номенклатуры дел

• Использовать РКД (Российскую классификацию дел) – облегчает поиск и согласование․
• Обновлять номенклатуру ежегодно‚ учитывая новые виды деятельности учреждения․

Оформление лист‑заветителей

• Заполнять Приложение N 8 полностью: номер дела‚ количество листов‚ дата формирования․
• Подписывать лист‑заветитель руководителем подразделения и архиватором․

Хранение в условиях микроклимата

• Температура + 18 ± 2 °C‚ относительная влажность 45 ± 5 %․
• Регулярно проверять состояние хранилищ (влага‚ плесень‚ вредители)․

Электронный архив

• Обеспечить резервное копирование минимум 3 копий: локальная‚ удалённая‚ облачная․
• Контролировать целостность файлов (контрольные суммы SHA‑256)․

Ведение архива в государственном учреждении – это комплексный процесс‚ требующий строгого соблюдения законодательных требований‚ системного подхода к комплектованию‚ учёту‚ хранению и уничтожению документов․ При правильной организации архивного отдела учреждение гарантирует:

• Сохранность исторически ценных документов․
• Эффективный доступ к информации для служебных и исследовательских нужд․
• Соответствие требованиям контроля со стороны государственных органов․

Следуя изложенным рекомендациям и опираясь на нормативные акты (125‑ФЗ‚ Приказ ФАР № 77 от и методические рекомендации)‚ можно построить надёжную и прозрачную систему архивного дела‚ отвечающую современным требованиям как к бумажным‚ так и к электронным документам․

Автор статьи: эксперт в области архивного дела‚ использующий официальные источники и методические рекомендации Федерального архивного агентства․