Архивный фонд Российской Федерации (АФ РФ) представляет собой совокупность всех архивных документов, независимо от их местонахождения, формы собственности, носителя информации и способа записи, которые имеют историческую, научную, культурную или иную общественную ценность. Организация хранения, комплектования, учета и использования этих документов в государственных архивах — это сложный, многоуровневый процесс, строго регламентированный федеральным законодательством.

Актуальность темы обусловлена необходимостью обеспечения сохранности документального наследия страны, предоставления доступности архивной информации для государственных органов, науки и граждан, а также внедрением современных цифровых технологий в архивное дело. На нормативная база продолжает развиваться в сторону упрощения удаленного доступа и стандартизации электронных архивов.

Правовое регулирование организации Архивного фонда РФ

Основой правового поля является Федеральный закон от N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (вступил в силу , заменив Основы законодательства РФ 1993 г.). Ключевыми подзаконными актами, регламентирующими непосредственную организацию работы с документами в архивах, являются:

• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утверждены Росархивом).
• Положение об Архивном фонде Российской Федерации.
• Приказы Федерального архивного агентства (Росархива), в т.ч. Приказ от N 24 и последующие нормативные акты по вопросам электронного документооборота и удаленного доступа.

Согласно ст. 6 ФЗ-125, Архивный фонд РФ делится на две части по форме собственности:

1. Государственная часть — архивные фонды и документы федеральных государственных архивов, центров хранения документации, а также документы, образовавшиеся в деятельности федеральных органов власти, Генеральной прокуратуры, ЦБ РФ и других федеральных организаций.
2. Негосударственная часть — документы, находящиеся в собственности или ведении некоммерческих организаций, общественных объединений, частных лиц и др., но признанные составной частью АФ РФ.

Система государственных архивов: структура и подведомственность

Организация документов АФ РФ по государственным архивам строится на территориальном и ведомственном принципах. Федеральное архивное агентство (Росархив) осуществляет общее руководство системой федеральных государственных архивов.

Федеральные государственные архивы (ФГА)

Являются основными хранилищами федерального уровня. Ключевые архивы включают:

• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ), хранит документы высших органов государственной власти РСФСР/РСФСР/РФ (Совнарком, Совмин, Правительство, Президент, Госдума и др.), а также фонды партийных и общественных организаций общероссийского масштаба. Создан в 1992 г.
• Российский государственный архив современной истории (РГАНИ) — партии, общественные движения.
• Российский государственный военный архив (РГВА), Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ) — военная документация.
• Российский государственный архив экономики (РГАЭ), Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД), Российский государственный архив звукозаписей (РГАЗ) и др. — отраслевые и по видам носителей архивы.
• Центры хранения документации, специализированные объекты для хранения массивов документов (например, Центр хранения документации Современной истории, Центр хранения личных коллекций).

Государственные архивы субъектов РФ

Хранят документы органов государственной власти субъектов федерации, местного самоуправления, а также организаций регионального подчинения. Функционируют на основе законодательства субъектов РФ в соответствии с федеральными стандартами;

Муниципальные архивы

Обеспечивают хранение документов органов местного самоуправления и муниципальных учреждений. Руководствуются Правилами организации хранения с учетом своего правового статуса (п. 1.4 Правил).

Ведомственные архивы

Создаются при федеральных министерствах, ведомствах, корпорациях (Росатом, Роскосмос, банки и др.) для хранения текущей и архивной документации до передачи в государственные архивы (как правило, по истечении сроков хранения в ведомстве — 10-15 лет для дел постоянного хранения).

Ключевые процессы организации работы с документами в архивах

Согласно Правилам (утв. Росархивом), деятельность государственных архивов по организации АФ РФ включает четыре взаимосвязанных процесса:

Комплектование архивных фондов

Процесс направлен на полноту и систематическое поступление документов в архивы.

• Приемка документов: осуществляется по актам приема-передачи на основании номенклатур делаов, сроков хранения и экспертной оценки ценности документов.
• Источники комплектования: государственные органы, организации (передача по истечении сроков хранения в ведомстве), муниципальные образования, правопреемники ликвидированных организаций, физические лица (подарение, покупка, передача на хранение).
• Экспертиза документов: обязательная процедура определения исторической, научной и практической ценности для решения вопроса о включении в АФ РФ или об утилизации.

Организация хранения и сохранности

Гарантирует физическое сохранение документов на установленные сроки (в т.ч. бессрочно).

• Помещения: государственные органы обязаны обеспечивать архивы зданиями, соответствующими требованиям пожарной безопасности, климатических норм (температура, влажность), освещения и охраны (ст. 22 ФЗ-125).
• Условия хранения: дифференцированные режимы для бумажных, фотопленочных, аудиовизуальных, электронных носителей.
• Реставрация и консервация: планово-предупредительные и восстановительные работы.
• Цифровое сохранение: создание электронных копий для доступа (дереференцирование оригиналов) и долгосрочного хранения электронных документов (ЭД) в доверенных электронных архивах.

Учет документов Архивного фонда РФ

Государственный учет АФ РФ, это систематическое сбор, обработка и распространение сведений о составе, объеме, состоянии и местонахождении архивных документов.

• Единицы учета: фонд, опись, дело, единица хранения (папка, том, кассета, файл).
• Виды учета: фондовый (общий состав), описной (структура фондов), предметно-тематический (по индексам/рубрикаторам);
• Особый учет: документов особой ценности, секретных, личных дел, электронных документов.
• Автоматизированные информационные системы (АИС): ведение единых государственных реестров, баз данных «Архивы России», интеграция с ЕГИССО (единая государственная информационная система социального обеспечения) и др.

Использование (предоставление) документов

Реализуется в соответствии с законодательством о доступе к информации, защите гос. тайны, персональных данных и авторском праве.

• Формы предоставления: в читальных залах, путем выдачи копий (бумажных/электронных), через официальные порталы (сайт Росархива, портал «Архивы России», АИС «Электронный архив»).
• Удаленное пользование: с 2025 г. утвержден порядок и плата за удаленное пользование электронными документами (Постановление Правительства РФ, июль 2025).
• Ограничения доступа: сведения, составляющие гос. тайну, персональные данные (75 лет со дня создания), коммерческую тайну, а также документы, состояние которых не позволяет их выдачу (выдаются копии).

Современные аспекты и цифровая трансформация

На 2026 год ключевыми направлениями организации АФ РФ являются:

Формирование Национального архивного фонда в цифровой среде

Переход от «архива документов» к «архиву данных». Внедрение технологий доверенного электронного архивирования (с использование ЭП, хэш-сумм, блокчейн/распределенный реестр для подтверждения подлинности и неизменности ЭД).

Объединенные информационные ресурсы

Развитие портала «Архивы России» (archives.gov.ru) как единой точки входа для поиска по описям фондов федеральных, региональных и муниципальных архивов. Интеграция с системами «Госуслуги» для оформления запросов гражданами.

Стандартизация метаданных

Применение стандартов серии ГОСТ Р 7.0 (например, ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Метаданные для архивного хранения электронных документов») для обеспечения интероперабельности архивных АИС разного уровня.

Работа с ведомственными архивами

Укрепление контроля за состоянием делопроизводства в создавающих организациях (ведомствах), так как качество комплектования госархивов напрямую зависит от порядка регистрации, экспертизы и формирования дел в ведомственных архивах на стадии текущего документооборота.

Роль Федерального архивного агентства (Росархива)

Росархив является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим:

• Функции по выработке государственной политики и нормативному правовому регулированию в сфере архивного дела.
• Управление системой федеральных государственных архивов (назначение директоров, утверждение структур, контроль за исполнением госзаданий).
• Методологическое руководство всеми архивами страны (федеральными, региональными, муниципальными, ведомственными).
• Ведение Государственного учета Архивного фонда РФ.
• Координацию деятельности по оцифровке, публикации и внедрению электронного документооборота;

Проблемы и перспективы развития

Организация документов Архивного фонда Российской Федерации по государственным архивам — это системная инженерная и правовая задача. Она требует не только строгого соблюдения Правил организации хранения, комплектования, учета и использования, но и постоянной адаптации к вызовам цифровой эпохи.

Ключевыми векторами развития на текущем этапе являются: цифровая трансформация фондов, создание единого информационного пространства» архивов России, обеспечение гарантированной сохранности электронных документов и расширение удаленного доступа для пользователей. Только при интеграции традиционных архивистических принципов (происхождение, первоорденность, неразрывность фонда) с современными IT-технологиями возможно выполнение главной миссии архивов — передача документальной памяти нации будущим поколениям.

Основные нормативные акты для углубленного изучения:

1. Федеральный закон от N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ… (утв. Росархивом).
3. Положение об Архивном фонде Российской Федерации.
4. Приказ Росархива от N 24 (и актуальные редакции).
5. ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Метаданные для архивного хранения электронных документов. Общие требования».
6. Постановление Правительства РФ об утверждении Правил предоставления архивных документов в удаленном доступе (2025).

Статья подготовлена на основе открытых данных официального сайта Федерального архивного агентства (Росархив), портала «Архивы России», КонсультантПлюс и научных публикаций (КиберЛенинка) по состоянию на ноябрь 2026 года.