Архив Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (далее, Архив Росреестра) является ключевым структурным элементом системы обеспечения сохранности документального наследия ведомства․ Его деятельность регламентируется сложной иерархией нормативных правовых актов: от Конституции РФ и Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» до внутренних ведомственных приказов и правил․ Данная статья представляет подробный обзор правового статуса, организационной структуры, комплектования, задач, функций, прав и ответственности Архива на основе актуальных нормативных документов (в т․ч․ Приказ Росреестра от № П/0313, утвердивший Положение об Архиве, Правила работы Архива и Порядок подготовки и передачи дел)․

Правовые основания деятельности Архива

Деятельность Архива строится на строгой правовой основе, обеспечивающей единство требований к учету, хранению и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации․

Федеральный уровень

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», базовый закон, определяющий принципы архивного дела, состав Архивного фонда РФ, права и обязанности участников архивных отношений․
• Постановление Правительства РФ от № 457 «Положение о Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии» — устанавливает статус Росреестра как федерального органа исполнительной власти․
• Нормативные правовые акты Федерального архивного агентства (Росархив) — методические документы, регламентирующие правила подготовки дел к передаче на государственное хранение, экспертизу ценности документов, сроки хранения и т․д․
• Методические документы Государственного архива Российской Федерации (ГА РФ) — ведущего архива федерального значения․

Ведомственный уровень (Внутренние документы Росреестра)

Ключевым локальным нормативным актом, регламентирующим работу Архива, является Приказ Росреестра от № П/0313 «Об утверждении Положения об архиве Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, Правил работы архива․․․ и Порядка подготовки и передачи дел в архив․․․»․ Данный приказ ввел в действие три фундаментальных документа (Приложения № 1, 2, 3):

1. Положение об Архиве (Приложение № 1), определяет правовой статус, состав документов, задачи, функции, права и ответственность․
2. Правила работы Архива (Приложение № 2) — регламентируют технологические процессы: комплектование, хранение, учет, использование, уничтожение, передачу в ГА РФ, процедуру приема-передачи при смене ответственного лица․
3. Порядок подготовки и передачи дел в Архив (Приложение № 3) — устанавливает требования к оформлению дел в структурных подразделениях перед их сдачей в Архив․

Организационно-правовой статус Архива

Подведомственность и место в структуре

Согласно п․ 1․4 Положения об Архиве, Архив входит в состав Административного управления Росреестра․ Это означает, что организационно и административно Архив подчинен руководителю Административного управления, а функционально — заместителю руководителя Росреестра, курирующему архивным делом (на момент утверждения Положения — А․В․ Коробову)․

Обеспечение ресурсами

Росреестр обеспечивает Архив необходимыми для функционирования ресурсами (п․ 1․3 Положения):

• Помещениями, соответствующими требованиям по хранению архивных документов (температура, влажность, пожаробезопасность)․
• Специальным оборудованием (стеллажи, средства защиты, техника для оцифровки/копирования)․
• Кадрами, работниками архива с соответствующей квалификацией․

Планирование и контроль

• Планирование: Работы ведутся по планам, утверждаемым Руководителем Росреестра (п․ 1․7 Положения)․
• Контроль за деятельностью: Осуществляет заместитель Руководителя Росреестра (п․ 1․8 Положения)․
• Организационно-методическое руководство: Осуществляет Государственный архив РФ (ГА РФ) (п․ 1․9 Положения);

Состав документов Архива (Комплектование)

Фонд Архива формируется из документов, имеющих историческое, научное, социально-экономическое и политическое значение, составляющих неотъемлемую часть Архивного фонда РФ (п․ 1․1 Положения)․ До передачи на государственное хранение в ГА РФ они временно хранятся в Росреестре в пределах сроков, установленных Росархивом․

Согласно разделу 2 Положения, в Архив поступают следующие категории документов:

Сроки передачи в Архив (Комплектование)

Согласно п․ 2․2 Правил работы Архива, документы, указанные в разделе 2 Положения, передаются в Архив не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством в структурных подразделениях центрального аппарата․ Предварительно документы должны быть обработаны в соответствии с требованиями Росархива (сформированы в дела, пронумерованы, описаны)․

Основные задачи Архива

Раздел 3 Положения выделяет четыре ключевые задачи:

1. Комплектование документами в соответствии с утвержденным составом фондов (раздел 2 Положения)․
2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование хранящихся документов․
3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение в ГА РФ с соблюдением требований Росархива․
4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения (методическое руководство службой делопроизводства)․

Функции Архива (Детальная расшифровка)

Для выполнения задач Архив осуществляет широкий спектр функций (п․ 3․2 Положения):

Прием, учет и хранение

• Прием дел от структурных подразделений центрального аппарата (п․ 3․2․1)․
• Осуществление учета и обеспечение полной сохранности принятых дел (п․ 3․2․4)․ Все работы по подготовке, транспортировке и передаче производятся силами и за счет Росреестра (п․ 1․2 Положения)․

Научно-справочная работа и экспертиза

• Создание, пополнение и совершенствование научно-справочного аппарата (описи, указатели, картотеки) с обеспечением преемственности с аппаратом ГА РФ (п․ 3․2․5)․
• Проведение экспертизы ценности документов, участие в работе постоянно действующей экспертной комиссии Росреестра (ЭК) (п․ 3․2․7)․
• Составление и представление годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭК Росреестра и Экспертно-проверочной комиссии ГА РФ (ЭПК ГА РФ) — не позднее чем через 2 года после приема дел в Архив (п․ 3․2․3)․

Подготовка к передаче на государственное хранение

• Разработка и согласование с ГА РФ графиков представлений описей на рассмотрение ЭПК ГА РФ и графиков передачи документов (п․ 3․2․2)․
• Подготовка и передача документов Архивного фонда РФ в ГА РФ в установленном порядке (п․ 3․2․11)․
• Ежегодное представление в ГА РФ сведений о составе и объеме документов по установленной форме (п․ 3․2․10)․

Использование документов (Информационное обслуживание)

Архив организует использование документов (п․ 3․2․6):

• Информирует руководство и работников Росреестра о составе и содержании фондов․
• Выдает дела, документы или копии в служебных целях для работы в помещении Архива․
• Оказывает помощь структурным подразделениям в исполнении запросов организаций и заявлений граждан (подтверждение трудового стажа, социально-правовые вопросы)․
• Выдает копии документов и архивные справки в установленном порядке․
• Ведет учет использования документов․

Методическое обеспечение делопроизводства

• Оказание методической помощи Административному управлению в составлении номенклатуры дел Росреестра (п․ 3․2․8)․
• Контроль правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве, подготовки дел к передаче в Архив․
• Участие в повышении квалификации работников Архива и службы делопроизводства (п․ 3․2․9)․

Права Архива

Для эффективного выполнения возложенных функций Архив наделен следующими правами (раздел 4 Положения):

1. Право контроля: Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях центрального аппарата (п․ 4․1)․
2. Право запроса: Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы Архива, с учетом выполнения всех задач и функций (п․ 4․2)․

Порядок подготовки и передачи дел в Архив (Приложение № 3 к Приказу № П/0313)

Данный документ устанавливает обязательные требования к структурным подразделениям центрального аппарата при формировании дел:

• Формирование дел: В соответствии с номенклатурой дел Росреестра․
• Оформление дел: Соответствие ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело․ Термины и определения» и методическим рекомендациями Росархива․
• Сроки сдачи: В течение установленного 3-летнего срока после завершения дела делопроизводством․
• Сопроводительные документы: Передача дел сопровождается описями (перечнями дел) в двух экземплярах, подписанных руководителем структурного подразделения и ответственным за делопроизводство․
• Акт приема-передачи: Оформляется акт приема-передачи дел в Архив, один экземпляр которого остается в структурном подразделении․

Ответственность за ведение Архива

Раздел 5 Положения и соответствующие разделы Правил четко разграничивают зоны ответственности:

Персональная ответственность

• Сотрудник Административного управления, ответственный за Архив, несет общую ответственность за выполнение возложенных на Архив задач и обязанностей (п․ 5․1 Положения)․
• Работники Архива действуют на основании утвержденных должностных регламентов, определяющих их конкретные обязанности и ответственность (п․ 5․2 Положения)․

Материальная и правовая ответственность

• За утрату и порчу документов Архивного фонда РФ должностные лица Росреестра несут ответственность в соответствии с действующим законодательством (уголовной, административной, гражданско-правовой, дисциплинарной) (п․ 1․2 Положения)․
• При смене лица, ответственного за работу Архива, проводится обязательная инвентаризация (приемка-передача) дел и научно-справочного аппарата по акту с участием комиссии (раздел 5 Правил работы Архива)․

Ответственность структурных подразделений

Заместители руководителя Росреестра и руководители структурных подразделений центрального аппарата несут ответственность за соблюдение Порядка подготовки и передачи дел в Архив (п․ 3 Приказа № П/0313)․

Особенности работы с секретными и несекретными документами

Правила работы Архива (Приложение № 2) прямо указывают (п․ 1․1), что они регулируют деятельность Архива в части обеспечения комплектования, хранения, учета и использования несекретных архивных документов на бумажных носителях․

Работа с документами, содержащими государственную тайну (секретные), а также документами на машинных носителях (электронные архивы) регламентируется отдельными специальными нормативными актами (инструкциями по защите гостайны, приказами ФСТЭК, ФСБ и Росархива по электронным архивам)․

Взаимодействие с Государственным архивом РФ (ГА РФ)

Взаимодействие с ГА РФ является системообразующим для Архива Росреестра:

1. Согласование Положения: Положение об Архиве утверждается Руководителем Росреестра по согласованию с ГА РФ (п․ 1․6 Положения)․
2. Экспертиза описей: Описи дел постоянного хранения рассматриваются Экспертно-проверочной комиссией ГА РФ (ЭПК ГА РФ)․
3. Графики передачи: Графики передачи документов на государственное хранение разрабатываются Архивом и согласовываются с ГА РФ․
4. Отчетность: Ежегодная отчетность о составе и объеме фондов направляется в ГА РФ․
5. Методическое руководство: ГА РФ осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью Архива (п․ 1․9 Положения);

Архив Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии — это не просто место хранения «старых бумаг», а высокоорганизованная система управления документооборотом на стадии архивирования․ Его деятельность строго регламентирована Приказом Росреестра № П/0313 от , который закрепил три основополагающих документа: Положение, Правила работы и Порядок передачи дел․

Ключевыми приоритетами Архива являются:

• Беспрекословное соблюдение сроков и правил комплектования фондов (3 года после завершения дела)․
• Качественное формирование научно-справочного аппарата для обеспечения доступа к информации․
• Своевременная экспертиза ценности и передача документов постоянного хранения в Государственный архив РФ․
• Методическое сопровождение делопроизводства центрального аппарата для предотвращения ошибок на стадии формирования дел․
• Обеспечение прав граждан и организаций на получение архивных справок и копий документов (социально-правовое значение)․

Соблюдение данных нормативных требований гарантирует сохранность документального наследия Росреестра как части Архивного фонда Российской Федерации и обеспечивает прозрачность и доступность архивной информации для государства и общества․

Статья подготовлена на основе текстов Приказа Росреестра от № П/0313 (Положение об архиве, Правила работы архива, Порядок подготовки и передачи дел), Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» и Постановления Правительства РФ № 457;