Архив муниципального образования является не просто местом хранения старых бумаг, а важнейшим информационным ресурсом, обеспечивающим законность, прозрачность и историческую память местного самоуправления. Деятельность по формированию и содержанию муниципального архива регулируется сложной системой нормативных правовых актов федерального и регионального уровней. В данной статье подробно рассматриваются правовые основы, организационные формы, этапы формирования фондов, а также функции учета и использования документов.

Правовая база и нормативное регулирование

Основой для деятельности муниципальных архивов служит Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данный закон определяет правовой статус архивов, принципы формирования Архивного фонда Российской Федерации, а также полномочия органов местного самоуправления в сфере архивного дела.

Ключевыми подзаконными актами, регламентирующими عمليку работы, являются:

• Примерное положение об архиве организации (утвержденное Росархивом) — базовый документ для создания архива на правах структурного подразделения;
• Методические рекомендации по определению организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов, определяют, какие именно организации передают документы в муниципальный архив;
• Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения, регулируют работу с личными фондами и коллекциями;
• Региональные законы об архивном деле и уставы муниципальных образований (например, Устав муниципального образования Оренбургский район, Постановления администраций городов Ижевск, Орла, Нарьян-Мара и др.).

Правовой статус и организационные формы муниципального архива

Согласно статье 19 ФЗ № 125-ФЗ и разъяснениям Росархива, муниципаальный архив может быть создан в двух организационно-правовых формах:

1. Структурное подразделение органа местного самоуправления (архивный отдел, сектор, группа) — входит в штат администрации муниципального района, городского округа или поселения.
2. Муниципальное учреждение — отдельная юридическая лицо, создаваемое органом местного самоуправления (например, «Муниципальный архив Котласского муниципального района», учреждения Свердловской или Нижегородской областей). Учредителем выступает муниципальное образование, функции учредителя осуществляет администрация.

Важно: Независимо от формы, муниципальный архив осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов, источником комплектования которых выступает данное муниципальное образование.

Полномочия органов местного самоуправления в сфере формирования архива

Разграничение полномочий между различными уровнями муниципального деления (район, городской округ, поселение) имеет принципиальное значение; Анализ правовых норм (в частности, практики Нижегородской и Свердловской областей) показывает следующее:

• Муниципальные районы и городские округа формируют и содержат центральные муниципальные архивы, комплектующие документами органы местного самоуправления соответствующего уровня, а также организации-источники, отнесенные к их ведению.
• Поселения (сельские/городские поселения внутри района) решают вопрос формирования архивных фондов поселения. Органы местного самоуправления поселения формируют (комплектуют) совокупность архивных документов, образовавшихся в их деятельности.
• Часто архивы поселений хранятся в структурных подразделениях администраций поселений или передаются на хранение в архив муниципального района/округа по соглашению.

Пример: Администрация муниципального образования «Оренбургский район» в соответствии с Уставом осуществляет полномочия по «формированию и содержанию муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений».

Процесс формирования архивного фонда (Комплектование)

Формирование архива — это целенаправленная система мероприятий по отбору, приему и регистрации документов. Основные этапы:

Определение организаций-источников комплектования

На основании Методических рекомендаций Росархива составляется Список организаций-источников комплектования муниципального архива. К ним относятся:

• Органы местного самоуправления (администрации, советы депутатов, контрольно-счетные органы);
• Муниципальные учреждения (школы, больницы, дома культуры, ЖЭУ и др.);
• Муниципальные унитарные предприятия и казенные предприятия;
• Ликвидированные/реорганизованные организации указанных категорий;
• Физические лица (документы личного происхождения), чья деятельность связана с историей муниципального образования.

Список утверждается органом местного самоуправления и согласовывается с вышестоящим государственным архивом (например, с Центральным государственным архивом Санкт-Петербурга для МО Литейный округ).

Номенклатура дел и экспертиза ценности

Ключевым инструментом формирования является Номенклатура дел, перечень дел организации с указанием сроков хранения.

• Организации, не являющиеся источниками комплектования государственного/муниципального архива, утверждают номенклатуру самостоятельно.
• Организации-источники составляют номенклатуру с согласованием муниципального архива (экспертиза ценности документов).

При подготовке к экспертизе ценности изучается история архивного фонда, состав, содержание, подлинность документов и поглощенность информации. Сроки хранения устанавливаются: временные (до 10 лет, свыше 10 лет) и постоянные.

Формирование дел и подготовка к передаче

Согласно актуальным правилам (КонсультантПлюс, 2026), формирование дел включает:

1. Сбор документа в дело в соответствии с номенклатурой.
2. Оформление дела (переплет, нумерация листов, заполнение обложки, внутрьобложки).
3. Составление описи дел (учетная единица хранения в архиве).
4. Подготовку акта приема-передачи дел в архив.

Особое внимание уделяется электронным и аудиовизуальным документам: они должны быть оформлены в виде дел на носителях или в информационных системах с обеспечением их подлинности и читаемости.

Содержание архива: основные функции и процессы

Под «содержанием архива» понимается комплекс организационных, технических и научных мероприятий, обеспечивающих сохранность и доступность документов.

Хранение и обеспечение сохранности

• Соблюдение режимов температуры, влажности, освещения в хранилищах (ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003).
• Обеспечение пожарной безопасности, противопожарной защиты, охраны от несанкционированного доступа.
• Размещение документов по систематическому принципу (фонды, описи, дела).
• Реставрация и консервация поврежденных документов.

Учет документов (Архивная опись)

Учет ведется на трех уровнях:

1. Фондовый учет, учет фондов в целом (форма № 1-Арх).
2. Описный учет — составление описей дел (форма № 2-Арх) — основной поисковый прибор.
3. Внутридельный учет — инвентаризация документов внутри дела (при необходимости).

Современный этап предполагает ведение электронных баз данных (Автоматизированные информационные системы архивов) и формирование электронных копий документов для удаленного доступа.

Научно-справочная работа и использование

Муниципальный архив обеспечивает доступ к документам для:

• Органов местного самоуправления (правовое, управленческое, справочное обеспечение деятельности);
• Граждан (предоставление архивных справок о стаже, зарплате, награждениях, праве на жилое помещение и др. — социально-правовое значение);
• Научных и образовательных организаций (исторические исследования, краеведение);
• СМИ и общественности (популяризация истории муниципального образования).

Использование регламентируется Правилами пользования архивами, утвержденными Росархивом. Доступ к документам, содержащим сведения, составляющие охраняемую законом тайну (персональные данные, гостайну), ограничен в соответствии с законодательством.

Документы личного происхождения в муниципальном архиве

Отдельное направление комплектования — документы личного происхождения (личные фонды, коллекции, отдельные документы). Согласно Методическим рекомендациям Росархива, к ним относятся:

• Документы выдающихся жителей муниципального образования (деятели культуры, науки, политики, труда, ветераны);
• Семейные архивы, фото/видеоколлекции, воспоминания, дневники, переписка;
• Документы общественных организаций и движений, действовавших на территории МО.

Прием таких документов осуществляется на основании актов приема-передачи, договоров дарения или хранения. Описание ведется с учетом биографического контекста создателя.

Финансовое и кадровое обеспечение

Содержание архива — обязательная статья бюджета муниципального образования. Оно включает:

• Фонд оплаты труда архивистов (категории специалистов: главный архивист, старший архивист, архивист, реставратор и др.);
• Капитальный ремонт и текущее содержание зданий хранилищ;
• Закупку архивного оборудования (стеллажи, климатическая техника, ПО, сканирующее оборудование);
• Расходы на реставрацию, микрофильмирование/цифровое копирование.

Кадровый состав должен соответствовать квалификационным требованиям (профессиональные стандарты в сфере архивного дела).

Контроль и надзор за состоянием архивного дела

За соблюдением законодательства в сфере архивного дела на муниципальном уровне осуществляют контроль:

• Федеральное архивное агентство (Росархив) и его территориальные органы (государственные архивы субъектов РФ) — методологическое руководство, согласование номенклатур, проверки состояния фондов;
• Органы местного самоуправления — внутренний контроль за исполнением уставных полномочий по формированию и содержанию архива;
• Прокуратура — надзор за исполнением законов (проверки сохранности документов личного состава, соблюдения сроков хранения).

Перспективы развития: цифровая трансформация

Современная стратегия развития архивного дела (Нацпроект «Цифровая культура», Стратегия развития архивного дела до 2030 г.) ставит перед муниципаальными архивами задачи:

1. Создание электронных архивов (цифровых копий фондов) для дистанционного доступа.
2. Внедрение электронного документооборота с формированием архивных электронных документов, имеющих юридическую силу.
3. Интеграция в Единую государственную архивную информационную систему (ЕГАИС) и региональные порталы.
4. Обеспечение кибербезопасности электронных архивных фондов.

Формирование и содержание архива муниципального образования, это системная, непрерывная и нормативно строго регламентируемая деятельность. Она начинается в момент создания документа в организации-источнике (составление номенклатуры, экспертиза ценности) и продолжается вечно в архиве (хранение, учет, использование).

Ключевыми факторами эффективной работы являются: четкое разграничение полномочий между уровнями МО (район/округ — поселения), своевременное согласование номенклатур дел с архивом, качественное материально-техническое оснащение хранилищ и профессионализм архивистов. Только при выполнении этих условий муниципальный архив выполняет свою главную миссию — сохраняет документированную память территории и гарантирует права граждан и законность власти.

Статья подготовлена на основе нормативных правовых актов РФ (ФЗ № 125-ФЗ), методических документов Федерального архивного агентства (Росархив), а также практики муниципальных образований (Оренбургский район, Нижегородская, Свердловская, Архангельская области, г. Ижевск, г. Орёл, г. Нарьян-Мар, СПб) по состоянию на 2026 год.