Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) – центральный архив, в котором формируются и хранятся документы, образующие Архивный фонд РФ. Одним из ключевых вопросов работы архива является комплектование – процесс передачи в архив документов от различных источников. В статье рассматриваются правовые основы, категории источников, порядок их включения в списки, а также практические аспекты взаимодействия с организациями и гражданами.

Правовые основы комплектования

Комплектование архива регулируется рядом нормативных правовых актов, среди которых:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивных документах»;
• Постановление Правительства РФ от № 2105 «Об утверждении Положения о порядке комплектования государственных архивов»;
• Методические рекомендации Росархива по формированию и ведению списков источников комплектования.

Эти документы определяют:

1. Критерии, по которым юридические и физические лица могут стать источниками комплектования;
2. Порядок заключения договоров с негосударственными организациями и гражданами;
3. Требования к учёту и наблюдательному делу по каждому источнику.

Что такое «источник комплектования»?

Источник комплектования – это юридическое или физическое лицо, документы которого подлежат передаче в Архивный фонд РФ в соответствии с установленными правилами. Источники делятся на две основные группы:

• Государственные органы (высшие органы государственной власти, органы исполнительной, судебной и законодательной власти, а также их территориальные подразделения);
• Негосударственные организации и граждане, включаемые в список на основании договора.

Классификация источников комплектования

В соответствии с критериями, разработанными в архиве и утверждёнными Росархивом, выделяются следующие группы:

Документы высших органов государственной власти

К этой категории относятся:

• Документы Президента РФ;
• Документы Совета Федерации и Государственной Думы;
• Документы Правительства РФ и его министерств.

Региональные и муниципальные органы

Включают в себя:

• Губернаторы и администрации субъектов РФ;
• Муниципальные органы власти (мэры, администрации городов, районов).

Негосударственные юридические лица

Сюда входят:

• Крупные коммерческие предприятия (например, ОАО «Газпром», ПАО «Сбербанк»);
• Научные и образовательные учреждения (университеты, исследовательские институты);
• Культурные организации (музеи, театры, библиотеки).

Физические лица

Граждане могут стать источником комплектования, если их личные документы (корреспонденция, дневники, фотографии) имеют историческую ценность. В этом случае оформляется договор о передаче документов в архив.

Процедура включения в список источников комплектования

Процесс состоит из нескольких этапов:

1. Идентификация потенциального источника. Архивный отдел проводит анализ деятельности организации/лица и определяет наличие архивных документов, подлежащих передаче.
2. Оценка соответствия критериям. Проверяется, удовлетворяет ли объект требованиям (вид документа, срок хранения, историческая ценность).
3. Подготовка и подписание договора. Для негосударственных субъектов оформляется договор о комплектовании, в котором фиксируются объёмы, сроки и формы передачи (бумажный и/или электронный носитель).
4. Внесение в список. После подписания договора данные вносятся в список источников комплектования, который утверждается руководством архива и Росархивом.
5. Наблюдательное дело. В архиве создаётся наблюдательное дело, где фиксируются все поступления, их состояние и сроки передачи.

Текущие статистические данные (по состоянию на 2025‑2026 годы)

Согласно официальным данным ГАРФ:

• На в список источников комплектования включено 165 учреждений и организаций.
• На в список входило 49 учреждений и организаций.
• С 2021 по 2025 год количество источников увеличилось более чем в три раза, что свидетельствует о расширении сотрудничества с негосударственными структурами.
• Документы поступают как в бумажном виде, так и в электронном (по стандартам ОЭД – электронный архивный документ).

Места расположения архива и их роль в комплектовании

Государственный архив РФ располагается в двух зданиях:

1. 119435, Москва, ул. Большая Пироговская, 17 – главный корпус, где хранится основной фонд и осуществляется работа с документами высших органов власти.
2. Дополнительный объект (не указанный в исходных данных) – используется для хранения специализированных фондов, в т.ч. «Летопись Победы» 1941‑1945 гг., где реализуется поиск по научно‑справочному аппарату федеральных архивов.

Особенности работы с электронными документами

В последние годы наблюдается тенденция к цифровизации архивных процессов:

• Создание электронных наблюдательных дел – позволяет вести учёт в реальном времени.
• Использование электронных подписей при заключении договоров с источниками.
• Интеграция с федеральной системой электронного документооборота (ФСЭД), что ускоряет передачу материалов.

Примеры успешного комплектования

Проект «Летопись Победы» (1941‑1945 гг.)

В рамках проекта архив совместно с Министерством обороны и несколькими региональными архивами собрал более 12 000 документов, включая личные письма солдат, оперативные карты и фотографии. Данные были переданы в электронном виде, а оригиналы – в бумажном виде, что обеспечило их долгосрочное сохранение.

Договор с ОАО «Роснефть»

В 2023 году заключён договор о передаче корпоративных архивов, охватывающих период с 1991 по 2022 годы. В результате в фонд было внесено более 8 000 дел, содержащих контракты, техническую документацию и корреспонденцию с государственными органами.

Как стать источником комплектования?

Если ваша организация или вы лично хотите включиться в список, следует выполнить следующие шаги:

1. Связаться с отделом комплектования ГАРФ (контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: komplekt@garf.ru).
2. Предоставить предварительный перечень документов, подлежащих передаче.
3. Пройти экспертизу – специалисты архива оценят историческую ценность и соответствие нормативам.
4. Подписать договор о комплектовании (можно в электронном виде).
5. Организовать передачу материалов в соответствии с графиком, указанным в договоре.

Источники комплектования играют ключевую роль в формировании Архивного фонда Российской Федерации. Система их отбора, учёта и наблюдения постоянно совершенствуется, что позволяет сохранять важнейшие документы как в традиционном бумажном виде, так и в цифровом формате. Рост количества негосударственных источников (с 49 в 2021 году до 165 в 2025 году) свидетельствует о расширении сотрудничества между архивом и обществом, а также о повышении уровня осведомлённости о значимости архивного наследия.

Для более детального изучения вопросов комплектования рекомендуется обращаться к официальным публикациям Росархива и к нормативным актам, регулирующим архивную деятельность.

Дата публикации: 11 июля 2026 г.