Архив суда, это структурное подразделение, обеспечивающее сохранность, учет и своевременное предоставление судебных дел и иных документов, подлежащих долговременному хранению. Режим работы архива — это не только часы приема посетителей, но и комплекс правил, регламентирующих внутреннюю деятельность архивистов, условия хранения, порядок комплектования фондов и выдачи документов. В данной статье подробно разбираются правовые основы, организационные аспекты и практические нюансы функционирования судебных архивов на 2026 год.

Нормативно-правовая основа деятельности

Деятельность архивов федеральных судов общей юрисдикции, арбитражных судов и судов мировых судей строится на иерархии нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий принципы формирования, хранения и использования архивных документов.
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ — основной ведомственный акт. Актуальной версией является Инструкция о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции (утверждена приказом Судебного департамента, заменяющая старый Приказ № 137 от ).
• Инструкция о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов федеральных судов общей юрисдикции.
• Локальные нормативные акты суда: Положение об архиве суда — утверждается председателем суда, регламентирует структуру, задачи, права и ответственность архива конкретного суда (например, Положение об архиве Нижегородского областного суда, Арбитражного суда Свердловской области).

Важно: Согласно ведомственным инструкциям, номенклатура дел архива согласовывается с соответствующим экспертным советом (ЭПК) архивного учреждения или федерального государственного архива не реже одного раза в пять лет (если не было изменений в структуре суда).

Организация помещений и режим хранения

Обеспечение сохранности документов — первостепенная задача. Требования к помещению закреплены в инструкциях (п. 15.13.1 и др.):

1. Специально отводимое помещение: Архиву выделяются отдельные хранилища и рабочие кабинеты. Совместное хранение с иными материальными ценностями недопустимо.
2. Климатические параметры: Поддержание установленных норм температуры и относительной влажности (обычно 18±2°С, влажность 50-60%) для предотвращения биологических повреждений и старения бумаги.
3. Пожарная безопасность: Оснащение системами пожаротушения, не повреждающих документы (порошковые, газовые), пожарной сигнализацией;
4. Охранный режим: Строгий контроль доступа посторонних лиц в хранилища. Работники архива обязаны соблюдать охранный режим помещений хранилищ. Ключи от хранилищ хранятся у ответственных лиц (начальника архива, дежурного администратора).
5. Оборудование: Металлические стеллажи, пакетирующие столы, средства индивидуальной защиты (перчатки, респираторы при работе с пылью/грибком), технические средства учета (сканеры, компьютеры с АИС «Архив» или аналогичными модулями ГАС «Правосудие»).

График приема граждан и выдачи документов (Внешний режим)

Это наиболее востребованная информация для участников процесса. Единого во всей стране графика не существует — каждый суд устанавливает его самостоятельно в Положении об архиве и доводит до сведения населения через официальный сайт суда и информационные стенды.

Пример режима работы (Тушинский районный суд г. Москвы):

• Понедельник: с 14:00 до 18:00
• Четверг: с 09:00 до 13:00

В указанное время осуществляется выдача копий судебных постановлений, ответов на запросы и прием обращений.

Общие правила приема:

• Прием проводится по предварительной записи (через сайт суда, терминал в холле или по телефону) или в порядке живой очереди в установленные часы.
• Для получения копий документов из материалов дела, находящегося в архиве, необходимо подать заявление (запрос) с указанием номера дела, сторон и требуемых документов.
• Заверение копий: Копии документов из материалов судебного дела, находящегося в архиве суда, заверяются судьей, в производстве которого находилось дело, а в случае его отсутствия — председателем суда или его заместителем (ст. 15-16 Инструкций, практика 4-го ААС).
• Срок выдачи копий, как правило, не превышает 3-5 рабочих дней с момента подачи запроса (в зависимости от сложности поиска и объема копирования).

Внутренний режим работы архива: основные бизнес-процессы

Работа архивиста не ограничивается приемом посетителей. План работы архива на год (например, План работы Кулундинского районного суда на I полугодие 2023 г. и аналогичные на 2026 г.) включает:

Комплектование и учет фондов

• Прием законченных судебных дел, исполнительных производств, нарядов, журналов учета и картотек (п. 17.1 Инструкции).
• Проверка комплексности дел перед сдачей в архив (наличие всех листов, подписей, скрепок).
• Систематизация и размещение документов в хранилищах по номенклатуре.
• Ведение учетных документов: описи, путевые листы, реестры сданных дел, электронные базы данных.

Обеспечение доступа и использование документов (Глава 7 Инструкции)

• Выдача дел в пользование судьям, судебным приставам, помощникам судей по служебным запискам/заявкам в АИС.
• Контроль сроков возврата дел из пользования (обычно до 1 месяца с возможностью продления).
• Обеспечение ознакомления участников процесса с материалами дел по ходатайству (в читальне архива или судебном заседании).
• Изготовление и заверение копий, выписок, справок.

Отбор и передача на государственное хранение

По истечении сроков хранения в судебном архиве (обычно 10-75 лет в зависимости от категории дела) документы подлежат отбору (экспертизе ценности) и передаче в архивные учреждения субъектов РФ или федеральные архивы (Глава 8 Инструкции). Это процесс трудоемкий, требующий формирования экспертной комиссии.

Методологическая и отчетная работа

• Подготовка отчетов о состоянии фондов, использовании документов, сохранности.
• Проведение совещаний, обобщение практики, проверка состояния архива (инвентаризация).
• Подготовка публикаций, проведение занятий по архивному делу для сотрудников суда.

Особенности режима работы в разных типах судов

Электронный архив и цифровизация (Реальность 2026 года)

С развитием ГАС «Правосудие» и системы «Мой Арбитр» понятие «режим работы архива» расширяется:

• Электронные дела: Доступ к сканам документов электронных дел осуществляется дистанционно через личный кабинет участника процесса или АИС судьи круглосуточно (за исключением плановых технических работ).
• Цифровизация бумажных фондов: Архивы ведут массовое сканирование дел категорий «вечное хранение» и длительных сроков (50-75 лет) для перевода в электронный вид и снятия нагрузки с оригиналов.
• Электронный архив (ЭА): Ведение учета электронных документов, обеспечение их подлинности (ЭП), миграция форматов при смене ПО.

Права и обязанности архивиста (согласно Положению об архиве)

Типовые обязанности (на примере Нижегородского областного суда и типовых Положений):

• Соблюдать порядок использования документов архива суда и охранный режим.
• Своевременно комплектовать архив делами, подлежащими хранению.
• Систематизировать и размещать документы, поступающие на хранение.
• Информировать руководство и работников суда о составе и содержании документов архива.
• Осуществлять контроль за сохранностью дел, выданных во временное пользование.
• Подготавливать ежегодный план работы архива и отчет о его выполнении.

Частые ошибки и риски (на что обратить внимание в 2026 г.)

1. Несвоевременная сдача дел в архив: Накопление законченных дел в кабинетах судей/помощников свыше установленных сроков (обычно 1 месяц после вступления решения в законную силу).
2. Нарушение номенклатуры: Сдача дел без описей, с ошибками в шифрах, что ведет к невозможности поиска.
3. Игнорирование сроков отбора: Непередача дел с истекшими сроками хранения в госархивы — нарушение ст. 20 ФЗ-125.
4. Недостаточная информированность граждан: Отсутствие актуального графика приема на сайте суда или в вестибюле.
5. Работа с электронными документами «на бумажке»: Отсутствие учета ЭД в модуле ЭА ГАС «Правосудие», риск утраты подлинников ЭД.

Режим работы архива суда — это многоуровневая система, сочетающая в себе строгий регламент приема граждан (обычно 2-4 дня в неделю на 3-4 часа), жесткие требования к условиям хранения (температура, влажность, пожаробезопасность, охрана) и регламентированные внутренние процессы комплектования, учета, отбора и цифровизации.

Для гражданина ключевым моментом является проверка графика приема на официальном сайте конкретного суда перед визитом. Для сотрудника суда — знание Инструкции Судебного департамента, Положения об архиве своего суда и умение работать с электронными модулями учета. Соблюдение этих правил гарантирует реализацию права на доступ к судебной информации (ст. 123 Конституции РФ) и сохранность национального архивного фонда.

Статья подготовлена на основе актуальных на г. нормативных актов: Приказов Судебного департамента при ВС РФ, ФЗ-125, типовых Положений об архивах судов и практики их применения.