Процесс приема личных дел в архив — это ответственный этап документооборота, регулируемый нормативными правовыми актами, отраслевыми стандартами и внутренними локальными актами организации. Качество выполнения этой процедуры определяет сохранность документов, подтверждающих трудовой стаж, заработную плату, награждения и иные права сотрудников. В данной статье подробно разбираются этапы подготовки, требования к оформлению, порядок передачи и учета личных дел.
Нормативная база и методические рекомендации
Основным документом, регламентирующим работу с документами по личному составу в архивах организаций, являются Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (раздел 2.1). Также необходимо руководствоваться:
- Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Приказом Росархива от № 100 «Об утверждении перечня стандартных управленческих архивных документов…».
- Номенклатурой дел организации, утвержденной ежегодно.
- Перечнем документов, подлежащих зачислению в личные дела, утвержденном в установленном порядке.
Этапы подготовки личных дел к сдаче в архив
Подготовка дел, самый трудоемкий этап, который осуществляется работниками службы документационного обеспечения (СДО) или структурными подразделениями (кадровой службой) при методической помощи и под контролем архива организации.
Определение состава дел, подлежащих полному оформлению
Согласно п. 2.1.3 и 3.6.3 Методических рекомендаций, полному оформлению подлежат:
- Дела постоянного хранения.
- Дела временного хранения (срок свыше 10 лет).
- Дела по личному составу (личные дела сотрудников).
Примечание: Дела временного хранения со сроком до 10 лет включительно оформляются частично (без скрепления, пронумерации листов и поклейки обложки).
Формирование состава личного дела
На основании утвержденного перечня документов, входящих в состав личного дела, формируется типовой состав. Обычно в него входят:
- Приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводах, награждении, увольнении.
- Личные карточки сотрудника (Т-2).
- Заявления сотрудника.
- Копии документов, удостоверяющих личность, образования, квалификации.
- Сведения о персонифицированном учете (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и др.), лицевые счета.
- Иные документы, предусмотренные локальными актами организации.
Оформление реквизитов обложки дела
Оформление обложки — обязательный элемент полного оформления. На обложке должны быть заполнены следующие реквизиты:
- Наименование структурного подразделения (формирователя дела).
- Индекс дела (по номенклатуре).
- Заголовок дела (ФИО сотрудника, табельный номер, период работы).
- Крайние даты документов в деле: для личных дел это даты подписания приказов о приеме и увольнении лица. В случае отсутствия точных сведений о приеме/увольнении дело не датируется или указывается год увольнения.
- Количество листов в деле.
Составление внутренней описи
Внутренняя опись, главный поисковый прибор внутри дела. Требования к ее оформлению:
- Разрабатывается типовая форма внутренней описи личного дела.
- Для приказов по личному составу рекомендуется вести отдельную форму внутренней описи (возможно в электронном виде с последующей печатью).
- В графе «Примечание» проставляются отметки о приеме дел, особенностях физического состояния, наличии копий и т.д.
- Документы в описи располагаются в хронологическом порядке.
Порядок передачи дел в архив (Прием-передача)
Передача дел в архив — это формализованная процедура, требующая составления документов и соблюдения ритуала приема-передачи.
Составление графика передачи
Перед физической передачей необходимо:
- Составить график передачи дел в архив.
- График подписывает руководитель организации.
- График согласовывается с руководителями структурных подразделений, откуда передаються документы (обычно кадровой службой/СДО).
Акт приема-передачи и опись дел структурного подразделения
Основным документом, оформляющим передачу, является Сдаточная опись дел (форма № 1-Арх или аналогичная внутренняя форма). В нее вносятся:
- Номера дел по номенклатуре.
- Заголовки дел.
- Крайние даты.
- Сроки хранения.
- Количество листов/томов.
Процедура фактической передачи
Фактическая передача документов в архив компании осуществляется по следующему алгоритму:
- Принимает документацию уполномоченное лицо архива (архивариус/хранитель).
- Приемка проводится в присутствии работника подразделения, из которого направлены документы (специалиста по кадрам/делопроизводителя).
- Проводится сверка: правильность формирования и оформления дел (обложки, описи, скрепление, нумерация листов).
- Проводится сверка количества: соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.
Контроль правильности оформления (Чек-лист архивариуса)
При приеме дел архивариус проверяет выполнение следующих требований:
| Проверяемый параметр | Требование |
|---|---|
| Кто оформил дело | Оформление личных дел должно быть осуществлено кадровой службой организации (специалистом по кадрам) под контролем архива. |
| Степень оформления | Полное оформление (скрепление, пронумерация листов, обложка, внутренняя опись) обязательно для дел по личному составу. |
| Крайние даты | Даты приказов о приеме и увольнении. При отсутствии — год увольнения или отсутствие датировки. |
| Внутренняя опись | Наличие, правильность заполнения колонок, соответствие документам в деле, подпись составителя. |
| Физическое состояние | Целостность листов, отсутствие повреждений, скрепка закреплена надлежащим образом. |
| Соответствие номенклатуре | Наличие индекса дела, совпадающего с номенклатурой текущего года. |
Учет принятых дел в архиве
После приемки дел архив ведет их учет:
- Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу заносятся в учетные книги архива (Книга учета дел постоянного хранения, Книга учета дел длительного хранения);
- Присваиваются архивные коды (фонд, опись, дело).
- Сдаточные описи (или их копии) хранятся в архиве как учетные документы.
- В графе «Примечание» сдаточной описи/учетной книги проставляются отметки о приеме, состоянии дел.
Особенности приема электронных личных дел (Электронный архив)
При переводе документооборота на электронный вид порядок приема имеет специфику:
- Передача осуществляется по согласованным ЭПК (электронным описям дел/документов).
- Проверяется целостность электронных файлов (хеш-суммы), наличие уполномоченных электронных подписей (ЭП/КЭП) на ключевых документах (приказах, карточках).
- Метаданные электронных дел должны соответствовать требованиям к реквизитам обложки (автор, дата, заголовок, срок хранения).
- Акт приема-передачи электронных документов подписывается КЭП сторон.
Типичные ошибки и риски
- Неполный состав дела: отсутствие приказа о приеме или увольнении, личной карточки Т-2.
- Ошибки в крайних датах: указание даты печати документа вместо даты подписания/регистрации.
- Отсутствие внутренней описи или ее несоответствие фактическому содержимому дела.
- Несвоевременная сдача: нарушение сроков, установленных графиком передачи (обычно — в 1-м квартале года, следующего за годом окончания дела).
- Передача дел без согласования с архивом на этапе формирования (приводит к массовому возврату на доработку).
Прием личных дел в архив — это не формальность, а гарантия прав сотрудников и правозащищенности организации. Строгое соблюдение процедуры полного оформления (обложка, опись, скрепление, нумерация), составление графика передачи, проведение совместной приемки архивариусом и кадровым специалистом, а также точное ведение учетных книг позволяют избежать претензий со стороны контролирующих органов (Росахив, прокуратура, суды) и обеспечивают быстрый поиск документов при возникновении споров о стаже, выплатах или пенсиях.
Ключевой принцип: «Дело формируется кадровой службой, оформляется под контролем архива, сдается по графику, принимается по описи».