Приём‑передача дел в архиве суда – это обязательный процесс, регулируемый федеральным законодательством и внутренними инструкциями судебных органов. Он обеспечивает сохранность судебных материалов, их систематизацию и возможность последующего использования (служебного, научного, исторического).

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие порядок приёма‑передачи дел в архив суда:

• ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ.
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 56‑БФЛА «Инструкция о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции».
• Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учёта и использования (приказ Судебного департамента от № 157).
• Региональные нормативные акты (приказ о порядке передачи дел в архивы судов конкретного субъекта РФ).

Классификация дел по срокам хранения

Судебные материалы делятся на три группы:

1. Дела постоянного хранения – сохраняются без ограничения срока.
2. Дела временного хранения (свыше 10 лет) – передаются в архив не позднее, чем через шесть месяцев после вступления в законную силу завершающего судебного акта.
3. Электронные документы сроком до 10 лет – хранятся в информационных системах суда; в архив передаются только после истечения этого срока (п. 7.3 Инструкции от ).

Сроки передачи дел в архив

Согласно нормативным актам, делам следует передать в архив в течение 30 дней с момента вступления в законную силу завершающего судебного акта (приказ № 157). Для дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения срок передачи ограничен шести месяцами.

Участники процесса

Роль	Ответственность
Работник архива суда	Приём, проверка, учёт, хранение и выдача документов; оформление актов и описи.
Сотрудник судебного аппарата (секретарь, клерк)	Подготовка документов к передаче, составление описи, обеспечение наличия сопроводительной документации.
Председатель суда (или уполномоченное лицо)	Подпись акта приёма‑передачи, заверение электронных дел электронной подписью.
ИТ‑специалисты суда	Техническое обеспечение передачи электронных дел (настройка каналов, проверка целостности, удаление вредоносного ПО).

Этапы процедуры приёма‑передачи дел

5.1 Подготовительный этап

• Определение категории дел (постоянные, временные, электронные).
• Составление описи дел (по каждому делу указывается номер, наименование, даты, количество документов, статус экземпляра – «основной»/«рабочий», ограничения доступа).
• Проверка комплектности: наличие всех оригиналов, копий, подписей, печатей.
• Для электронных дел – формирование контейнеров ЭД, включающих:
  • Контент (файлы).
  • Метаданные.
  • Файлы электронных подписей.
  • Визуализированную копию в формате PDF/A.

5.2 Техническая передача

Варианты передачи:

1. По информационно‑телекоммуникационной сети (при наличии в архиве суда соответствующей ИС). Данные передаются в зашифрованном виде, после чего архив фиксирует их в системе.
2. На физически обособленных носителях (USB‑накопители, оптические диски). Носитель предоставляется в двух идентичных экземплярах – основной и рабочий.

5.3 Проверка полученных материалов

• Контроль наличия вредоносного ПО (антивирусная проверка).
• Проверка воспроизводимости (открытие файлов, проверка целостности подписи).
• Оценка физического состояния носителя (при передаче на материальном носителе).

5.4 Оформление акта приёма‑передачи

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается:

• Работником архива, принимающим материалы.
• Сотрудником суда, передающим материалы (или его руководителем).

В акте указываются:

• Дата и место передачи.
• Общее количество дел и документов.
• Состояние материалов (полные, частичные, с замечаниями).
• Номера описи и архивные номера.

5.5 Маркировка и размещение в архиве

После приёма документы (или их электронные контейнеры) маркируются:

• Наименование суда (полное и сокращённое).
• Номер фонда и описи.
• Номер дела по описи.
• Статус экземпляра («Осн.» – основной, «Раб.» – рабочий).
• Крайние даты документов.
• При необходимости – отметки об ограничении доступа.

Для физических носителей используется вкладыш, помещаемый в футляр так, чтобы надписи были видны при закрытом футляре.

Нумерация и номенклатура дел

При передаче в архив каждому делу присваивается архивный номер, который фиксируется в учетных карточках и на обложках материалов. Номенклатура дел составляется в 4‑х экземплярах (в наряд, в канцелярию, в государственный архив, в архив суда) и утверждается председателем суда. Пересмотр номенклатуры проводится не реже одного раза в пять лет или при изменении функций суда.

Условия хранения

Помещение архива должно соответствовать санитарно‑гигиеническим требованиям и обеспечивать:

• Защиту от несанкционированного доступа (контроль доступа, видеонаблюдение).
• Защиту от физических факторов (пожар, затопление, плесень).
• Поддержание стабильного микроклимата (температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %).
• Наличие резервных копий электронных документов (не менее двух экземпляров, размещённых на разных физических устройствах).

Особенности работы с электронными документами

8.1 Сроки хранения

Электронные документы сроком до 10 лет хранятся в информационной системе суда в оригинальном формате. После истечения срока они передаются в архив в виде контейнеров, где сохраняются в формате PDF/A и сопровождаются метаданными.

8.2 Технические требования к носителям

• Наличие не менее двух экземпляров (основной и рабочий) на разных физических устройствах.
• Поддержка форматов, позволяющих долгосрочное хранение (PDF/A, XML, TIFF).
• Наличие программных средств для восстановления, копирования и верификации целостности.

8.3 Ограничения и условия приёма

Электронные документы могут не быть приняты в архив, если:

• Отсутствует завершающий судебный акт.
• Документ не завершён (незавершённый процесс создания, отсутствие подписи).
• Существует законодательный запрет на передачу (например, персональные данные, подпадающие под действие ФЗ‑152).
• Отсутствует сопроводительная документация (опись, акт).

Выдача и использование архивных материалов

Запросы на выдачу дел могут подавать:

• Судьи и сотрудники суда.
• Органы предварительного следствия, прокуратура, адвокатура.
• Исследователи, историки (по согласованию).

Выдача осуществляется в архивном помещении под контролем архивариуса. Копии могут быть предоставлены в электронном виде при наличии соответствующего запроса и согласования.

Контроль и отчётность

Ежегодно в суде готовится отчёт о состоянии архивного дела, который включает:

• Общее количество дел в архиве.
• Статистику по срокам хранения (постоянные, временные, электронные).
• Сведения о нерассмотренных делах и недостающих документах.
• Результаты проверок состояния носителей и соблюдения требований по сохранности.

Отчёт подписывается председателем суда и направляется в экспертно‑проверочную комиссию для согласования.

Практические рекомендации для судов

1. Автоматизировать процесс формирования описи – использовать специализированные модули в судебных ИС.
2. Проводить регулярные проверки носителей (каждые 12 месяцев) и тестировать восстановление данных.
3. Обучать персонал правилам работы с электронными документами, правилам маркировки и оформлению актов.
4. Создавать резервные копии в независимых дата‑центрах, чтобы обеспечить защиту от потери данных.
5. Вести электронный журнал приёма‑передачи, где фиксируются даты, номера дел, подписи и комментарии о состоянии материалов.

Приём‑передача дел в архиве суда – сложный, но чётко регламентированный процесс, который гарантирует сохранность судебных материалов и их доступность для последующего использования. Соблюдение нормативных требований, правильная техническая организация передачи электронных документов и систематический контроль состояния архивных фондов позволяют поддерживать высокий уровень надёжности судебного архивного дела.

---

Дата актуализации: 10 июля 2026 г.