Дата публикации: | Дата вступления в силу: | Регистрационный номер в Минюсте: 58396

2 марта 2020 года Федеральным архивным агентством (Росархивом) был утвержден фундаментальный нормативный правовой акт, Приказ № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях».

Документ вступил в силу 1 июня 2020 года и стал основным регламентом, определяющим единые стандарты работы с архивными документами на федеральном и муниципальном уровнях. Он заменил собой ряд устаревших нормативных актов и систематизировал требования к архивному делу в соответствии с действующим законодательством (ФЗ-125, ФЗ-43 и др.).

Правовая основа и сфера действия

Нормативная база

Правила разработаны на основании и во исполнение:

• Конституции Российской Федерации;
• Федеральных конституционных законов;
• Федеральных законов (в т.ч. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», № 43-ФЗ «О библиотечном деле»);
• Актов Президента РФ и Правительства РФ.

Кому применяются Правила

Действие Правил распространяется на широкий круг организаций, формирующих и хранящих Архивный фонд РФ:

1. Государственные архивы (федеральные, региональные);
2. Муниципальные архивы;
3. Государственные и муниципальные музеи и библиотеки;
4. Научные организации (в части хранения архивных документов).

Важно: Согласно п. 1.4 Правил, музеи, библиотеки и муниципальные архивы руководствуются ими с учетом своего правового статуса и особенностей деятельности.

Ключевые определения и категории документов

Правила вводят четкую классификацию документов, подлежащих учету и хранению (раздел I, п. 1.1–1.4):

• Документы Архивного фонда РФ — документы постоянного хранения и временного хранения (свыше 10 лет), отобранные при экспертизе стоимости.
• Документы по личному составу — выделены в отдельную категорию (п. 1.3) в связи с особой чувствительностью данных и длительными сроками хранения (75 лет и более).
• Документы личного происхождения — архивы физических лиц, переданные в государственное хранение.
• Иные архивные документы — документы, сроки временного хранения которых не истекли, но которые еще не переданы в архивы или находятся на этапе экспертизы.

Организация хранения: требования к условиям и безопасности

Раздел II Правил детально регламентирует физическое сохранение фондов.

Помещения и оборудование

• Складские помещения должны соответствовать ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003 (температура, влажность, освещение, защита от загрязнений).
• Обязательное наличие систем: пожаротушения (безводных), охраны, климат-контроля, дезинсекции/дератизации.
• Документы размещаются на стеллажах в архивных коробках/папках с инвентарной нумерацией.

Особый режим для секретных и конфиденциальных документов

Предусмотрено раздельное хранение документов, содержащих государственную тайну, иные охраняемые законом тайны (медицинская, налоговая, адвокатская и т.д.), а также персональные данные. Доступ к ним ограничен перечнем лиц, допущенных к работе с соответствующей степенью секретности.

Аварийное восстановление

Обязательно наличие Плана действий при чрезвычайных ситуациях (пожар, наводнение, терроризм) и создание резервных копий уникальных фондов (цифровых/микропленочных).

Комплектование архивов (Приемка и экспертиза)

Раздел III определяет процедуру пополнения Архивного фонда.

Источники комплектования

• Органы государственной власти и местного самоуправления;
• Государственные и муниципальные учреждения;
• Организации — участники Архивного фонда РФ;
• Физические лица (документы личного происхождения);
• Иностранные архивы и организации (на основе соглашений).

Экспертиза стоимости документов

Ключевой этап комплектования. Проводится экспертными комиссиями архивов или ведомственных комиссий.

1. Оценка первичной стоимости (административной, правовой, учетной).
2. Оценка вторичной стоимости (исторической, научной, культурной).
3. Присвоение сроков хранения: постоянный или временный (свыше 10 лет).
4. Составление Актов отбора/уничтожения.

Приемка документов в архив

Осуществляется на основании Передаточного акта (формы установлены Приказом). Проверяется:

• Соответствие описи фактическому составу дел;
• Физическое состояние дел;
• Наличие инвентарных номеров и шифров;
• Соблюдение сроков передачи (обычно в течение года после окончания дела/дела производства).

Учет архивных документов: единая система

Раздел IV устанавливает обязательные виды учета, обеспечивающие прослеживаемость каждого дела.

Виды учета

Автоматизация учета

Правила поощряют (а для федеральных архивов — обязывают) ведение учета в автоматизированных информационных системах (АИС), обеспечивающих:

• Единую нумерацию единиц хранения;
• Формирование электронных описей и справочников;
• Интеграцию с федеральными информационными ресурсами (например, Единая государственная автоматизированная информационная система архивного дела — ЕГАИСА).

Использование документов: доступ и предоставление

Раздел V, один из самых значимых для пользователей архивов. Он балансирует между правом на информацию и защитой прав третьих лиц.

Режимы доступа

• Открытый доступ: Документы, истекшие сроки ограничения доступа (обычно 30 лет для общих дел, 75 лет для дел по личному составу/персональным данным).
• Ограниченный доступ: Документы, содержащие сведения, охраняемые законом (Гостайна, Персданные, Коммерческая тайна и др.). Предоставляются только уполномоченным лицам или по решению суда/органа власти.
• Особый порядок: Документы плохого физического состояния, уникальные оригиналы (предоставляются копии/цифровые образы).

Формы предоставления

1. В читальном зале (оригиналы или копии).
2. Удаленно (электронно) — через порталы архивов, ЕГАИСА, официальные сайты (с учетом требований 152-ФЗ «О персональных данных»).
3. Направление копий по почте/ЭДО по запросам граждан и организаций.

Платные и бесплатные услуги

• Бесплатно: Поиск информации по социально-правовым запросам (пенсия, льготы, репрессии), ознакомление в читальном зале.
• Платно: Изготовление копий (сканирование, ксерокопия), сложные научные/генеалогические справки, предоставление цифровых образов высокого разрешения. Тарифы устанавливаются архивом самостоятельно в пределах норм Минкульта/ФАС.

Особенности работы с документами по личному составу

Выделены в Правилах как приоритетная категория (п. 1.3, раздел V):

• Срок хранения: 75 лет с момента окончания дела (для личных дел служащих) или до достижения 75-летнего возраста сотрудника (для пенионных дел).
• Защита персональных данных: Жесткое разделение доступа. Выдача справок/копий только субъекту ПДн, его наследнику или уполномоченному нотариально лицу/органу власти.
• Цифровое преобразование: Приоритетное сканирование для снижения износа оригиналов и ускорения выдачи справок.

Изменения 2022 года (Приказ Росархива от № 71)

В сентябре 2022 года были внесены изменения (зарегистрированы в Минюсте № 70743), актуализировавшие Правила 2020 г.:

• Уточнены требования к электронным архивам и доверенным хранилищам.
• Скорректированы формы первичной учетной документации (описи, акты приема) с учетом перехода на электронный документооборот.
• Расширены полномочия архивов по удаленному предоставлению документов (актуально в постковидный период).
• Уточнены правила хранения аудиовизуальных и фото документов на современных носителях.

Практическое значение для архивистов и пользователей

Для архивных учреждений:

• Единый регламент процессов: от приемки до списания.
• База для разработки локальных нормативных актов (Инструкций, Положений о читальном зале, Тарифов).
• Критерий проверки деятельности архива контролирующими органами (Росархив, прокуратура).

Для граждан и организаций:

• Понятные правила обращения в архив (сроки ответа — 30 дней по общему правилу, 14 дней по социально-правовым вопросам).
• Гарантии получения информации о себе и родственниках.
• Возможность дистанционной работы с фондами.

Приказ Росархива от № 24 стал «конституцией» современной архивной практики в России. Он закрепил переход от бумажного архивирования к гибридному (бумага + электронный архив), усилил защиту персональных данных и стандартизировал учет на федеральном уровне. Знание этих Правил обязательно для сотрудников архивов, юристов, кадровых служб организаций-передатчиков документов и всех, кто обращается в архивы за информацией.

При подготовке статьи использован текст Приказа Росархива от № 24 (ред. от ), Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также разъяснения Росархива.

Ключевые теги для поиска: Приказ Росархива 24 Правила организации хранения 2020 Архивный фонд РФ Комплектование архивов Учет архивных документов Использование архивов Документы по личному составу