Основные положения приказа

• Приказ зарегистрирован в Министерстве юстиции РФ под номером 70238.
• Нормы рекомендованы для применения в государственных архивах, хранящих управленческую документацию, документы личного происхождения и по личному составу.
• Документ содержит таблицы типовых норм времени (в минутах/часах) и нормативов выработки (в единицах работы) для перечня типовых операций, характерных для архивной деятельности.
• Нормы носят рекомендательный характер, однако их использование позволяет:
  • объективно планировать трудовые ресурсы;
  • оценивать эффективность работы архивных подразделений;
  • формировать обоснованные сметы и нормативы финансирования;
  • обеспечивать прозрачность и сравнимость показателей между разными архивами.

Структура типовых норм

В приложении к приказу приведены разделы, соответствующие основным видам архивных работ и услуг. Каждый раздел содержит:

1. Наименование операции (например, «Приём и регистрация поступающих документов»).
2. Единицу измерения нормы времени (минуты на единицу документа, часы на дело и т.п.).
3. Нормативное значение времени, полученное на основе анализа практики ведущих архивов.
4. Краткое описание условий, при которых норма может быть скорректирована (например, сложность документа, наличие повреждений, необходимость дополнительной обработки).

Примеры типовых норм (иллюстративные данные)

Ниже приведены примеры типовых норм времени, взятых из приложения к приказу № 111. Обратите внимание, что фактические значения указаны в официальном документе; здесь они приведены лишь для демонстрации структуры.

• Приём и регистрация поступающих документов – 4 минуты на один документ (при стандартном оформлении без дополнительных проверок).
• Создание описи дела – 12 минут на дело средней сложности (до 50 листов).
• Размещение документа на хранение – 2 минуты на единицу хранения (коробка, папка).
• Поиск и выдача документа по запросу – 8 минут на запрос (включая подготовку места работы и оформление выдачи).
• Копирование (сканирование) одного листа формата А4 – 0,5 минуты.
• Выдача заверенной копии документа – 3 минуты на документ (включая оформление заверения).
• Консультационная справка по фонду – 15 минут на запрос (подбор информации, формирование ответа).

Как использовать типовые нормы в практике архива

Для эффективного внедрения типовых норм рекомендуется следовать следующему алгоритму:

1. Анализ текущей нагрузки – собрать данные о времени, затрачиваемом на каждую операцию в течение определённого периода (неделя, месяц).
2. Сравнение с типовыми нормами – выявить отклонения (превышение или недополученное время) и определить их причины (квалификация персонала, состояние документов, техническое оснащение).
3. Корректировка процессов – при систематических превышениях норм провести оптимизацию workflow (внедрение электронных систем учёта, перераспределение функций, обучение сотрудников).
4. Планирование ресурсов – на основе утверждённых норм рассчитать необходимую численность staff для выполнения планового объёма работ.
5. Мониторинг и отчётность – регулярно сравнивать фактические показатели с типовыми нормами и корректировать планы.

Преимущества применения типовых норм

• Объективность оценки труда сотрудников.
• Возможность сравнительного анализа эффективности разных архивных учреждений.
• Обоснование потребностей в финансировании и материально‑техническом обеспечении.
• Повышение прозрачности управления архивным фондом.

Приказ Росархива от № 111 представляет собой важный нормативный акт, который стандартизирует подход к измерению трудовой затратности в архивной сфере. Использование типовых норм времени и выработки позволяет архивам планировать свою деятельность более рационально, обеспечивать высокий уровень обслуживания пользователей и сохранять документальное наследие в надлежащем состоянии. Для получения точных значений норм рекомендуется обратиться к полному тексту приказа и его приложению, доступному на официальных сайтах Министерства юстиции РФ и Федерального архивного агентства.

Следует помнить, что любые отклонения от типовых норм должны быть обоснованы и документированы, а также periodically пересматриваться в связи с изменением технологий, нормативной базы и специфики хранящихся документов.