Дата актуализации: 06:17:18
С 31 июля 2023 г. в действие вступил Приказ Росархива № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках и научных организациях». Эти правила заменили ранее действовавший нормативный акт 2015 года и внесли существенные изменения, отражающие развитие цифровых технологий и новые требования к защите информации.
Исторический контекст
Первоначальные правила организации архивного дела были приняты в 2015 году. С тех пор в России произошёл быстрый переход к электронному документообороту, появилось множество новых форматов и носителей, а также усилилась необходимость контроля за документами ограниченного доступа (гостайные, конфиденциальные). Поэтому в 2020 году (приказ № 24 от г., ред. от г.) были внесены поправки, а окончательная редакция – Приказ № 77 от г. – стала базовым нормативным документом.
Основные положения новых правил
Хранение архивных документов
- Сроки хранения – определяются в зависимости от категории документа (документы государственного архива, муниципального архива, документы ограниченного доступа и т.д.).
- Для бумажных носителей установлены требования к микроклимату (температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %).
- Для электронных носителей (жёсткие диски, SSD, магнитные ленты) предусмотрены обязательные процедуры миграции в новые форматы и/или на новые носители (пункт 2.31).
Комплектование архивов
- Документы, подлежащие архивированию, должны быть оформлены в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым Федеральным архивным агентством.
- Для аудиовизуальных материалов введены отдельные требования к описанию, метаданным и формату хранения.
- Документы ограниченного доступа (гостайные, конфиденциальные) комплектуются с указанием уровня доступа и сроков рассекречивания.
Учёт и регистрация
Все документы (бумажные и электронные) вносятся в Единый реестр архивных документов с обязательным указанием:
- Наименования документа;
- Уровня доступа;
- Срока хранения и даты плановой миграции (для электронных документов).
Использование архивных фондов
Для обеспечения оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях создаётся Фонд пользования электронных документов (пункт 2.33). Доступ к таким фондам регулируется внутренними регламентами организации и может быть ограничен в зависимости от уровня секретности.
Особенности работы с электронными документами
Электронные документы теперь рассматриваются как равноправные архивные источники. Ключевые требования:
- Аутентичность и целостность – каждый файл должен иметь цифровую подпись или хеш‑контроль.
- Метаданные – обязательный набор полей (дата создания, автор, тип документа, уровень доступа, формат).
- Миграция – при устаревании носителя или формата документ обязан быть перенесён в новый формат/носитель в течение, установленного в пункте 2.31 (обычно не реже одного раза в 5‑7 лет).
- Бэкапы – резервные копии хранятся в отдельном месте, не менее чем в двух экземплярах, с различными типами носителей.
Требования к помещениям и техническим средствам
Для обеспечения сохранности как бумажных, так и электронных архивов необходимо соблюсти следующие условия:
- Помещения должны иметь систему контроля микроклимата и пожарной безопасности.
- Для электронных архивов требуется наличие серверных помещений с резервным питанием (UPS) и системой охлаждения.
- Все устройства хранения (ленты, диски) должны быть размещены в защищённых от электромагнитных помех шкафах.
- Необходимо вести регулярный аудит технического состояния оборудования (не реже одного раза в год).
Порядок перехода к новым правилам и сроки
Для государственных и муниципальных архивов установлен обязательный график:
- До 31 декабря 2023 г. – подготовка внутреннего положения о работе с архивными документами в соответствии с новыми правилами.
- С 1 января 2024 г. – начало применения новых требований к оформлению и учёту.
- К 31 декабря 2025 г. – завершение миграции всех электронных документов в новые форматы/носители.
- Периодический контроль со стороны Федерального архивного агентства – ежегодные проверки и выдача рекомендаций.
Практические рекомендации для организаций
Формирование архивной политики
- Разработайте внутренний документ «Политика управления архивными документами», учитывающий пункты новых правил.
- Назначьте ответственного за архив (архивариуса) с полномочиями контролировать соблюдение сроков миграции и доступа.
Интеграция с ИТ‑системами
- Внедрите систему Электронного архива (ЭА), совместимую с 1С:Архив или аналогичными решениями.
- Обеспечьте автоматическое формирование метаданных при загрузке документов в архив.
- Настройте процедуры резервного копирования и проверку целостности данных.
Обучение персонала
- Проведите семинары для сотрудников, отвечающих за документооборот, по темам:
- Оформление документов в соответствии с Перечнем типовых архивных документов;
- Работа с электронными подписями и хеш‑контролем;
- Процедуры миграции и контроля качества данных.
- Создайте инструкцию по работе с фондом пользования электронных документов для исследователей и сотрудников.
Контроль и аудит
Рекомендуется проводить внутренний аудит каждые 6 месяцев, включающий проверку:
- Соответствия реестра документам;
- Состояния технических средств хранения;
- Соблюдения сроков миграции электронных файлов.
Новые Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ (Приказ № 77 от ) отражают современные вызовы архивного дела: цифровизацию, необходимость защиты конфиденциальных сведений и повышение эффективности доступа к архивным материалам. Их внедрение требует от государственных, муниципальных и частных организаций пересмотра внутренних процессов, инвестиций в техническую инфраструктуру и систематической подготовки персонала. При правильном подходе новые правила станут фундаментом для создания надёжных, доступных и безопасных архивных фондов, отвечающих требованиям XXI века.
Источник: Федеральное архивное агентство, Приказ Росархива № 77 от , ред. от ; материалы КонсультантПлюс, публикация Катаевой Н.Н. «Как хранить документы на бумаге и в электронном виде по новым правилам», 2023.