В данной статье представлен подробный анализ нормативного правового акта, регламентирующего ключевые аспекты архивного дела в Российской Федерации — Приказа Росархива (Федерального архивного агентства) от 31 июля 2023 г. № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях». Документ зарегистрирован в Минюсте РФ 6 сентября 2023 г. под регистрационным номером № 75119.

Правовая основа и сфера действия

Приказ разработан во исполнение:

• Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ч. 1 ст. 4, ч. 5 ст. 14);
• Указа Президента РФ от № 293 «Положение о Федеральном архивном агентстве» (п. 6 п. 2).

Сфера применения Правил распространяется на:

1. Документы Архивного фонда Российской Федерации.
2. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.
3. Документы по личному составу и документы личного происхождения.
4. Субъекты: государственные органы, органы местного самоуправления, организации (государственные, муниципальные, негосударственные).

Важно: Федеральные органы исполнительной власти и организации, осуществляющие депозитарное хранение документов в федеральной собственности, вправе руководствоваться как настоящими Правилами, так и Приказом Росархива от № 24 (с изм. от № 117).

Основные принципы организации архивного дела

Обязанность обеспечения сохранности

Государственные органы, органы местного самоуправления и организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения (п. 2 Правил).

Создание архивов

• Государственные органы и органы МСУ — обязаны создавать архивы.
• Организации, вправе создавать архивы.

Архив создается как структурное подразделение (или подразделение в его составе). Государственным органам допускается создание архивов в форме юридического лица. Разрешено возложение обязанностей по архивному делу на конкретного работника — работника архива (лицо, ответственное за архив).

Локальное нормативное регулирование

Деятельность архива регламентируется локальными актами:

• Для архива-юридического лица — Устав.
• Для структурного подразделения — Положение о структурном подразделении и Положение об архиве (утверждается руководителем организации).

Электронное архивирование и СХЭД

Хранение электронных архивных документов осуществляется исключительно с применением Системы хранения электронных документов (СХЭД).

Государственные органы при создании СХЭД и оценке существующих систем обязаны руководствоваться Типовыми функциональными требованиями к СЭД и СХЭД в архивах государственных органов, утвержденными Приказом Росархива от № 69.

Ограничения и договорные отношения

Запрет на передачу документов Архивного фонда РФ

Государственным органам, органам МСУ, гос- и муниорганизациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе деятельности документы Архивного фонда РФ в:

• Музеи, библиотеки, научные организации (включенные в перечень Правительства РФ);
• Негосударственные организации.

Аутсорсинг хранения

Организации (не являющиеся госорганами/органами МСУ) вправе заключить договор возмездного оказания услуг с организацией, уставной деятельностью которой предусмотрено хранение архивных документов.

Документы со сведениями, составляющими гостайну

Организация работы с такими документами осуществляется в соответствии с законодательством о гостайне и настоящими Правилами.

Документальный фонд и номенклатура дел

Формирование документального фонда

Документы, образовавшиеся в процессе деятельности, составляют документальный фонд. Единицей классификации и систематизации (независимо от носителя) является дело.

Для учета дел составляется номенклатура дел.

Регламентация делопроизводства

• Госорганы и органы МСУ: Правила делопроизводства в госорганах/органах МСУ.
• Государственные организации: Примерная инструкция по делопроизводству в госорганизациях.
• Муниципальные и негосударственные организации: Локальные нормативные акты.

Установление сроков хранения

Сроки устанавливаются на основании:

1. Федеральных законов и иных НПА РФ.
2. Перечней типовых архивных документов со сроками хранения.
3. Перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов власти, иных госорганов, подведомственных организаций (утверждаются профильными ведомствами).

Типовая и примерная номенклатура дел

Госорганы/органы МСУ, имеющие территориальные органы или подведомственные организации, имеют право разрабатывать:

Структура и порядок ведения номенклатуры дел (п. 11 Правил)

Состав номенклатуры

• Состоит из разделов (заголовки — наименования структурных подразделений или функций/направлений деятельности).
• В разделы включаются заголовки дел, отражающие деятельность (в т.ч. работу коллегиальных органов).
• Заголовки дел с электронными документами (или смешанными) включаются обязательно. В графе «Примечания» указываются особенности формирования и вид носителя.
• Заголовки дел с базами данных уточняются в соответствии с составом документированной информации.

Сроки и процедура утверждения

1. Разрабатывается в конце каждого года.
2. Подлежит согласованию с ЭК (экспертной комиссией) / ЦЭК.
3. Утверждается руководителем организации до 1 января следующего года (вводится в действие с 1 января).

Представление в архивные учреждения (раз в 5 лет)

Номенклатура госоргана/органа МСУ/организации — источника комплектования гос(муни)архива представляется на рассмотрение ЭПК архивного учреждения (федерального госархива, ЭПК субъекта РФ или ЭПК научной организации) один раз в 5 лет.

Исключение: При изменении функций/структуры — пересоставление, согласование и утверждение раньше срока.

Организации, не являющиеся источниками комплектования госархивов, утверждают номенклатуру самостоятельно.

Формирование дел и экспертиза ценности

Перевод документов в архивные

• Законченные делопроизводством (исполненные) документы формируются в дела по номенклатуре.
• Документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства;

По окончании делопроизводственного года составляется запись о количестве заведенных дел (томов):

• На бумажном носителе (постоянные и временные сроки).
• Электронных дел (постоянные и временные сроки).

Экспертиза ценности документов (п. 14-15)

Предмет: Определение соответствия документа критериям ценности для установления срока хранения и отбора в Архивный фонд РФ или выделения к уничтожению.

Объект: Документ и/или документы.

Органы экспертизы:

• ЭК (Экспертная комиссия) — создается в территориальных органах госорганов и организациях.
• ЦЭК (Центральная экспертная комиссия) — создается в госорганах, органах МСУ, организациях со сложной структурой и/или подведомственными организациями.

Принципы и критерии экспертизы

Проводится на принципах историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев:

1. Критерии происхождения: роль/место органа в РФ, значимость функций, время и место образования документа.
2. Критерии содержания: значимость события, ценность информации, повторение информации в других документах, подлинность.
3. Критерии внешних особенностей: вид документа, форма фиксирования, юридическая достоверность (подписи, даты, печати), физическое состояние.
4. Пригодность для использования (воспроизводимость): актуально для электронных и аудиовизуальных документов.

Приказ Росархива № 77 от является фундаментальным нормативным актом, унифицирующим подходы к архивному делу во всей системе государственного управления и за его пределами. Ключевые нововведения и акценты документа:

• Четкое разграничение полномочий ЦЭК и ЭК в зависимости от структуры организации.
• Обязательное использование СХЭД для электронных документов с ссылкой на Типовые требования (Приказ № 69).
• Строгая процедура согласования типовых/примерных номенклатур с вышестоящими экспертными комиссиями (ЦЭПК при Росархиве, ЭПК субъектов).
• Детализация критериев экспертизы ценности, включая критерий воспроизводимости для цифровых активов.

Применение данных Правил обязательно для всех субъектов, указанных в п. 1 Правил, и является гарантией сохранности документального наследия Российской Федерации.

---

Статья подготовлена на основании текста Приказа Росархива от № 77 (Рег. № 75119). Данные актуальны на .