Организация архивного дела в Российской Федерации строго регламентируется законодательством. Ключевым нормативным правовым актом, регулирующим процессы хранения, комплектования, учета и использования документов, является Приказ Федерального архивного агентства (Росархива) от 31 июля 2023 г. № 77 (зарегистрирован в Минюсте России , регистрационный № 75127).

Данный документ вступил в силу 1 сентября 2023 года и заменил собой предыдущие нормативные акты, действовавшие для разных категорий организаций. Статья подробно разбирает структуру, основные требования и практические аспекты применения действующих Правил.

Нормативная база и сфера действия

Основной документ

• Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».

Кому применяются Правила (Пункт 1 Правил)

Действие Правил распространяется на:

1. Государственные органы (федеральные министерства, ведомства, службы и т.д.).
2. Органы местного самоуправления.
3. Организации (юридические лица, включая государственные и муниципальные учреждения, казенные предприятия, корпорации, АО, ООО и др.), кроме государственных и муниципальных архивов, музеев, библиотек и научных организаций.

Важно: Для государственных/муниципальных архивов, музеев, библиотек и научных организаций действуют отдельные Правила, утвержденные Приказом Росархива от № 24.

Методические рекомендации

Для практического применения Правил № 77 Росархив разработал Методические рекомендации (утверждены письмом Росархива). Они раскрывают методику применения положений Правил, дают разъяснения по спорным вопросам и приводят образцы учетной документации.

Структура Правил (Приказ № 77)

Документ состоит из 6 глав и приложений:

• Глава 1. Общие положения (цели, задачи, определения, принципы).
• Глава 2. Организация хранения документов (помещения, оборудование, условия хранения, защита).
• Глава 3. Комплектование архивов (передача дел, сроки, акты приема-передачи).
• Глава 4. Учет документов (виды учета, описи, справочно-поисковый аппарат, автоматизация).
• Глава 5. Использование документов (доступ, выдача, копирование, режим доступа к сведениям ограниченного распространения).
• Глава 6. Контроль за соблюдением Правил (внутренний контроль, ответственность).
• Приложения: формы актов приема-передачи, описей, журналов учета и др.

Ключевые требования по разделам

Организация хранения (Глава 2)

Создание условий для сохранности документов — первичная задача.

Помещения и оборудование

• Специализированные помещения (архивные хранилища): должны соответствовать требованиям по пожарной безопасности, охране труда, санитарным нормам.
• Микроклимат: температура 18±2°C, относительная влажность 50±5% (для бумажных документов). Допускаются иные параметры для фото/кино/аудио/машинночитаемых носителей (см. ГОСТ Р 7.0.99-2018).
• Оборудование: стационарные стеллажи (металлические, непогорелые), обеспечивающие вертикальное хранение дел. Запрещается хранение на полу, подъездах, под окнами, рядом с трубами отопления/водоснабжения.

Защита документов

• Пожарная сигнализация и автоматические установки пожаротушения (порошковые, газовые — без воды).
• Охранно-сигнальные системы, контроль доступа (СКУД).
• Защита от биологических повреждений (дератизация, дезинсекция, профилактика плесени).
• Создание резервных копий уникальных документов (цифровых копий) и их хранение в отдельном месте (в т.ч. в Федеральном архивном фонде данных).

Комплектование архива (Глава 3)

Процесс формирования архива организации путем передачи дел из текущего делопроизводства.

Сроки передачи

• Дела передаются в архив организации ежегодно после завершения дела (обычно в I квартале года, следующего за годом завершения дела).
• Сроки устанавливаются графиком комплектования архива, утверждаемым руководителем организации.

Подготовка дел к передаче (Пункты 24-28 Правил)

1. Сверка: соответствие дел номенклатуре, полнота составных частей.
2. Сшивка/переплет: дела сшиваются нитью (ГОСТ Р 7.0.97-2016), обложки заполняются полностью.
3. Нумерация листов: сквозная по делу.
4. Составление описи: по форме Приложения № 2 к Правилам (или иной утвержденной форме).
5. Акт приема-передачи: составляется в 2 экземплярах (Приложение № 1) комиссией.

Особые случаи

• Электронные документы: передача в архив электронного документооборота (ЭДО) с сохранением ЭП, метаданных, структуры дела. Используются форматы PDF/A, XML и др. (ГОСТ Р 7.0.100-2018).
• Документы на нестандартных носителях: фото, аудио, видео, карты, комплектованы отдельно с учетом специфики хранения.
• Ликвидация/реорганизация: передача архива правопреемнику или в государственный архив по акту (ст. 21 ФЗ-125).

Учет документов (Глава 4)

Учет обеспечивает поиск и контроль сохранности.

Виды учета

1. Фондовый учет: учет составов архива (фондов, описей, дел, единиц хранения). Ведется в описях фондов.
2. Оперативный учет: учет движений документов (выдача, возврат, перемещение, списание). Ведется в журналах, на карточках учетных единиц.

Справочно-поисковый аппарат (СПА)

• Обязателен для каждого фонда: опись дел (основной вид СПА).
• Допускаются вспомогательные указатели: указатели по именам, географическим названиям, предметам, хронологические указатели.
• Автоматизированные информационные системы (АИС): ведение учета в АИС «Архив» (или иных) обязательно для крупных организаций, рекомендуется для всех. Данные АИС должны соответствовать данным на бумажных носителях.

Инвентаризация

Проводится ежегодно (обычно в I квартале) комиссией. Результаты оформляются актом инвентаризации. Выявленные расхождения расследуются, виновные привлекаются к ответственности.

Использование документов (Глава 5)

Баланс между доступностью информации и защитой прав/гостайны.

Режим доступа

• Открытые документы: предоставляются всем заинтересованным лицам.
• Документы с ограниченным доступом: гостайна (Гриф «Совершенно секретно», «Секретно», «Для служебного пользования»), персональные данные (152-ФЗ), коммерческая тайна, адвокатская тайна и др. Выдача только уполномоченным лицам по подписи в журнале/АИС.
• Сроки открытия: общие архивные документы открываются по истечении 30 лет (ст. 14 ФЗ-125), документы о личности — 75 лет.

Формы использования

1. В читальном зале (месте работы с документами): основной способ. Запрещено выносить документы за пределы места хранения/работы.
2. Выдача во временное пользование: только структурным подразделениям организации-владельца по служебной записке и акту выдачи (срок до 1 месяца, продление возможно). Личным лицам выдача документов в руки запрещена.
3. Копирование: разрешается фото/видеосъемка, сканирование, ксерокопирование, если это не повреждает документ и не нарушает режим доступа/авторские права.
4. Удаленный доступ: через официальные сайты, порталы (Госуслуги, сайты ведомств) к оцифрованным открытым документам.

Предоставление справок и выписок

Выдаются на основании письменного запроса (заявления) в установленные законом сроки (обычно до 30 дней). Формы справок утверждаются организацией.

Ответственность и контроль (Глава 6)

Внутренний контроль

• Руководитель организации несет персональную ответственность за состояние архивного дела.
• Назначается ответственный за архивное дело (архивариус или сотрудник с профильным образованием/повышением квалификации).
• Проводится ежегодная проверка состояния хранения, комплектования, учета, использования.

Виды ответственности

Особенности работы с электронными документами и АИС

Правила № 77 закрепляют равенство прав документов на бумажных и электронных носителях (при наличии усовершенствованной ЭП и соблюдении требований ГОСТ Р 7.0.8-2013, 7.0.97-2016, 7.0.100-2018).

Ключевые моменты:

• Единое хранилище: электронные дела формируются в АИС организации (СЭД/ЭДО).
• Метаданные: обязательный набор атрибутов (автор, дата, номер, вид документа, срок хранения, гриф, хэш-сумма файла).
• Целостность и подлинность: контроль хэш-сумм, ведение журнала событий (audit trail), использование штампов времени.
• Миграция: плановое переносирование данных на новые носители/форматы при устаревании ПО/ОС (стратегия цифрового сохранения).
• Передача в госархив: в виде информационных пакетов (SIP, Submission Information Package) по стандарту OAIS (ISO 14721) / ГОСТ Р 7.0.100-2018.

Практический чек-лист для организации (на 2024-2026 гг.)

1. Локальный нормативный акт: Утвердить «Положение об архиве организации» или «Инструкцию по архивному делу» с учетом Приказа № 77.
2. Номенклатура дел: Утвердить ежегодно до 1 февраля (для госорганов, по типовым номенклатурам Росархива).
3. График комплектования: Утвердить ежегодно, обеспечить передачу дел в архив в I квартале.
4. Условия хранения: Провести аттестацию помещений архива (температура, влажность, пожарная безопасность, СКУД). Составить акт аттестации.
5. Учет и СПА: Внедрить/обновить АИС «Архив». Привести описи в соответствие с Приложением № 2 к Правилам. Провести инвентаризацию.
6. Доступ и защита ПДн/Тайны: Разработать перечень документов с ограниченным доступом, утвердить перечень уполномоченных лиц, настроить разграничение прав в АИС.
7. Кадры: Назначить ответственного за архивное дело (приказ). Обеспечить повышение квалификации (не реже 1 раза в 3 года, 72 часа).
8. Электронный архив: Описать регламент формирования электронных дел, миграции данных, резервного копирования.
9. Ликвидация/реорганизация: Иметь утвержденный план действий по передаче архива правопреемнику или в госархив.

Приказ Росархива № 77 от унифицировал требования к архивному делу для подавляющего большинства организаций РФ. Главные изменения по сравнению с прошлыми версиями касаются:

• Четкого разделения правил для создателей документов (организации) и хранителей (госархивы/музеи).
• Детальной регламентации работы с электронными документами и АИС.
• Усиления требований к защите персональных данных и информации ограниченного доступа при использовании.
• Введения единых форм первичной учетной документации (акты, описи) в Приложениях к Приказу.

Соблюдение этих Правил — это не только выполнение формального требования закона (ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ»), но и гарантия правовой защищенности организации, сохранности корпоративной памяти и возможности эффективного управления информационными ресурсами.

Дисclaimer: Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных правовых вопросов рекомендуется обращаться к тексту Приказа Росархива № 77, Методическим рекомендациям, актуальным версиям ГОСТов и консультироваться со специалистами в области архивоведения и права.