Эффективная деятельность государственных и муниципальных архивов невозможна без четкого планирования трудозатрат‚ обоснования штатного расписания и объективной оценки производительности труда. Ключевым документом‚ регулирующим эти аспекты на современном этапе‚ является Приказ Федерального архивного агентства (Росархива) от 8 августа 2022 года № 111 «Об утверждении типовых норм времени и выработки на работы (услуги)‚ выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами» (далее — Нормы‚ Приказ № 111).

Документ зарегистрирован в Министерстве юстиции РФ 27 сентября 2022 года под регистрационным номером № 70238 и является обязательным к применению для архивных учреждений всех уровней власти.

Правовая основа и цели введения Норм

Приказ № 111 не существует в вакууме, он детализирует положения федерального законодательства. Основой для его разработки послужили:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 16‚ 22);
• Правила работы государственных архивов‚ утвержденные Приказом Росархива от № 86 (рег. № 58396);
• Положение о Федеральном архивном агентстве‚ утвержденное Постановлением Правительства РФ от № 883 (рег. № 48765);
• Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС) и Профессиональные стандарты (рег. № 63193).

Основные цели Норм (п. 1 Приказа № 111):

1. Определение оптимальных показателей трудоемкости выполняемых работ и оказываемых услуг.
2. Планирование деятельности архива‚ его структурных подразделений и конкретных исполнителей.
3. Учет и анализ фактических затрат рабочего времени.
4. Расчет и обоснование необходимой штатной численности основного персонала.

Важно: Нормы имеют рекомендательный характер для планирования‚ но являются обязательным основанием для обоснования штатной численности при согласовании с уполномоченными органами.

Структура Норм: нормируемая и ненормируемая части

Согласно пункту 2 Приказа‚ вся совокупность работ (услуг) архива делится на две принципиально разные категории:

А) Нормируемая часть (Часть А)

Включает типовые операции‚ для которых установлены количественные значения норм времени (нормы времени на единицу работы) и выработки (нормы выработки за единицу времени).

Методология расчета (п. 3):

• Значения установлены путем расчета средних гармонических величин.
• Основой послужили данные выборочных замеров времени (фотография рабочего дня‚ хронометраж) на рабочих местах.
• Учитывались данные отраслевой статистической отчетности.

Коэффициенты сложности (п. 3): Для работ‚ трудоемкость которых зависит от исторического периода‚ вида‚ формата‚ языка или состояния документов‚ предусмотрены повышающие или понижающие коэффициенты. Это позволяет адаптировать типовые нормы под конкретные условия фонда.

Б) Ненормируемая часть (Часть Б)

Включает работы‚ характер которых не позволяет установить точную трудоемкость заранее (п. 4):

• Научно-исследовательская и методическая работа.
• Участие в совещаниях‚ комиссиях‚ проверках;
• Обучение и повышение квалификации.
• Иные работы нерегулярного или творческого характера.

Учет труда: Трудозатраты по Части Б определяются по фактически отработанному времени на основании табелей учета рабочего времени.

Единицы измерения и объект нормирования

Пункт 5 Норм устанавливает иерархию единиц измерения:

1. Приоритет: Единицы измерения в соответствии с ОК (Общероссийским классификатором).
2. Альтернативные единицы (при невозможности применения ОК):
   • Фонд пользования — для учетных единиц выдачи пользователям;
   • Бюкс (комплект микрофиш) — для микроформ;
   • Кадр (негатив‚ дубль-негатив‚ позитив‚ слайд/диапозитив) — для фото/кино/видеодокументов;
   • Хранилище / Просмотровый зал / Комнаты прослушивания фонодокументов — для работ по обслуживанию помещений и оборудования.

Организационно-технические условия применения Норм

Для корректного применения Норм архив должен обеспечить соответствие реальных условий труда эталонным‚ заложенным в замеры (пп. 8–10):

Режим труда и отдыха (п.

• Рациональная организация рабочих мест в служебных помещениях.
• Соблюдение рационального режима труда и отдыха.
• Выполнение санитарных норм (СанПиН).
• Режим устанавливается Правилами внутреннего трудового распорядка архива.

Условия работы и оснащение рабочих мест (пп. 9–10)

• Соответствие требованиям охраны труда (ФЗ № 426-ФЗ‚ Типовые нормативы бесплатной выдачи СИЗ‚ спецодежды‚ спецобуви).
• Оснащение оборудованием и мебелью согласно нормативным затратам‚ утвержденным в установленном порядке.
• Наличие необходимого архивного оборудования (стеллажи‚ подъемники‚ микропленокопировальные установки‚ сканеры‚ ПК с профильным ПО).

Критически важно: Если фактические условия работы хуже эталонных (устаревшее оборудование‚ нехватка мебели‚ нарушение микроклимата)‚ применение Норм без введения корректирующих коэффициентов приведет к завышению плановых заданий и демотивации персонала;

Применение Норм в управленческой практике архива

Планирование и штатное расписание

На основе Норм (Часть А) рассчитывается трудоемкость годового объема работ по каждому направлению (прием‚ учет‚ хранение‚ описание‚ выдача‚ оцифровка‚ реставрация и т.д.). Суммарная трудоемкость делится на годовой фонд рабочего времени одного сотрудника (с учетом отгулов‚ болезней‚ обучения) → получается расчетная численность штата.

Установление заданий и оплата труда

• Нормы выработки используются для установления дневных/месячных заданий при сдельной оплате труда.
• Нормы времени применяются при тарифной (временной) оплате для планирования и контроля.
• Коэффициенты сложности позволяют справедливо дифференцировать задания для работы с документами XVIII в. (рукописные‚ старославянские) и современными типографскими изданиями.

Контроль и анализ эффективности

Сравнение фактических затрат (по табелям и отчетам об исполнении плана) с нормативами позволяет выявлять:

• Потери рабочего времени (организационные‚ технические).
• Несоответствие квалификации сотрудника сложности работ.
• Необходимость внедрения новых технологий (автоматизация описания‚ массовая оцифровка).

Особенности применения к отдельным видам работ (примеры)

Хотя полный перечень работ с нормами приведен в Приложении к Приказу № 111‚ можно выделить ключевые блоки‚ где нормирование наиболее критично:

Переходные положения и связь с предыдущими нормами

Приказ № 111 от вступил в силу после государственной регистрации . Он отменил ранее действовавшие типовые нормы (утвержденные приказами Росархива более ранних лет‚ например‚ Приказ № 75 от 2015 г. и др.).

Архивы‚ которые на момент вступления в силу Приказа № 111 использовали старые нормы для расчета штата или установления заданий‚ обязаны пересчитать показатели по новым Нормам в ближайшем плановом периоде (как правило‚ при формировании штатного расписания на следующий финансовый год).

Практические рекомендации архивистам и руководителям

1. Аудит текущих заданий: Сравните действующие в архиве нормы выработки/времени с Приложением к Приказу № 111. Выявите расхождения.
2. Внедрение коэффициентов: Разработайте локальный нормативный акт (Приказ директора)‚ утверждающий перечень применяемых коэффициентов сложности для конкретных фондов и видов работ вашего архива. Без этого применение «сырых» типовых норм будет некорректным.
3. Автоматизация учета: Настройте АИС архива (например‚ «Архивист»‚ «ЭЛАР»‚ «АИС ГАРФ» и др.) на учет трудоемкости операций в соответствии с единицами измерения Приказа № 111 для автоматического формирования отчетов о выполнении плана.
4. Обоснование штата: При согласовании штатного расписания с учредителем/министерством финансов приложите расчетную записку‚ основанную на Нормах Приказа № 111 — это единственный юридически весомый аргумент.
5. Анализ Части Б: Регулярно (квартально) анализируйте структуру затрат времени на ненормируемые работы. Если их доля превышает 20–25% фонда рабочего времени — пересмотрете организацию труда или выделите эти функции в отдельные ставки/договоры ГПХ.

Приказ Росархива № 111 от г. стал важным этапом стандартизации управленческих процессов в архивной сфере. Он заменил морально устаревшие нормы начала 2010-х годов‚ учитывая реальную трудоемкость современных технологий (массовая оцифровка‚ электронные описи‚ порталы открытых данных‚ работа с электронными документами).

Грамотное применение этих Норм позволяет архивам не только обосновать необходимость сохранения или расширения штата перед учредителями‚ но и выстроить прозрачную систему управления производительностью труда‚ мотивации сотрудников и планирования ресурсов на годы вперед.

Источник: Приказ Росархива от № 111 «Об утверждении типовых норм времени и выработки на работы (услуги)‚ выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами» (зарег. в Минюсте РФ № 70238). Текст документа доступен в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс‚ Гарант‚ Официальный интернет-портал правовой информации pravo.gov.ru).