Примерная номенклатура дел (ПНД) – это нормативный документ, который определяет перечень типов дел, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, а также устанавливает сроки их хранения. Разработка ПНД для архива области осуществляется в соответствии с действующим законодательством и методическими рекомендациями Федерального архивного агентства (Росархив).
Нормативно‑правовая база
- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ч. 3 ст. 6).
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утверждён 20 декабря 2019 г., docs.cntd.ru).
- Методические рекомендации по разработке федеральными органами государственной власти примерных номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций (Федеральное архивное агентство, 22 марта 2019 г.).
- Методические рекомендации Росархива от 05 августа 2005 г. «По разработке примерных номенклатур дел».
- ГОСТ Р 6.30‑2003 «Документация. Управление документами. Общие положения»;
Цели и задачи примерной номенклатуры дел
Основные цели ПНД архива области:
- Обеспечение единообразия в учёте и хранении документов на территории субъекта РФ.
- Сокращение времени на разработку индивидуальных номенклатур дел в подведомственных организациях.
- Упрощение взаимодействия с государственными и муниципальными архивами при комплектовании архивного фонда.
- Гарантирование соблюдения установленных сроков хранения документов и timely их передачи на постоянное хранение или уничтожение.
Структура примерной номенклатуры дел архива области
ПНД состоит из следующих разделов:
- Раздел I. Управленческая документация – приказы, распоряжения, постановления, протоколы заседаний коллегиальных органов, докладений.
- Раздел II. Нормативно‑правовая документация – законы, подзаконные акты, положения, инструкции, регламенты.
- Раздел III. Финансово‑экономическая документация – сметы, отчёты о исполнении бюджета, бухгалтерские книги, платёжные поручения.
- Раздел IV. Кадровая документация – трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении, личные дела сотрудников, табели учёта рабочего времени.
- Раздел V. Материально‑техническое обеспечение – акты приёма‑передачи, инвентарные описи, договоры поставки, акты выполненных работ.
- Раздел VI. Информационно‑коммуникационная документация – журналы регистрации incoming/outgoing корреспонденции, электронные письма, протоколы совещаний в виде аудио‑ и видеозаписей.
- Раздел VII. Архивные фонды и справочники – описи дел, каталоги, указатели, справочники по хранению.
Примерный перечень дел (фрагмент)
| Индекс дела | Наименование дела | Срок хранения |
|---|---|---|
| 01-01 | Приказы руководителя области по вопросам управления | Постоянно |
| 01-02 | Протоколы заседаний областной администрации | Постоянно |
| 02-01 | Законы и нормативные акты области | Постоянно |
| 03-01 | Годовые бюджетные сметы области | 10 лет |
| 03-02 | Отчёты об исполнении областного бюджета | 5 лет |
| 04-01 | Личные дела сотрудников областных органов власти | 75 лет после увольнения |
| 05-01 | Договоры поставки товаров и услуг для областных учреждений | 5 лет после исполнения |
| 06-01 | Журнал регистрации incoming корреспонденции областного архива | 3 года |
| 07-01 | Опись дел постоянного хранения архива области | Постоянно |
Примечание: Индекс дела формируется по принципу XX-YY, где XX – код структурного подразделения или направления деятельности (согласно утверждённому классификатору), а YY – порядковый номер заголовка дела внутри данного раздела.
Порядок разработки, согласования и утверждения ПНД
- Подготовка проекта – ответственное подразделение (отдел документационного обеспечения или архив) собирает нормативную базу, анализирует текущую номенклатуру дел организаций области и формирует проект ПНД.
- Согласование – проект направляется на review в юридический отдел, финансовый отдел, отдел кадров и иные заинтересованные структуры. После получения замечаний проект корректируется.
- Утверждение – окончательный вариант ПНД утверждается приказом руководителя областного органа исполнительной власти (или приказом руководителя архива области, если он является самостоятельным юридическим лицом). Приказ регистрируется в системе внутреннего документооборота.
- Ежегодная корректировка – по итогам года проводится анализ использования ПНД, выявляются новые виды документов и изменения в законодательстве. На основе этого готовится проект изменений, который проходит те же этапы согласования и утверждения.
Преимущества использования примерной номенклатуры дел
- Единообразие в классификации документов упрощает поиск и выдачу дел из архива.
- Сокращение трудоёмкости при формировании индивидуальных номенклатур в подведомственных организациях.
- Повышение прозрачности работы архива и доверия со стороны пользователей (государственные органы, исследователи, граждане).
- Соблюдение требований законодательства о сроках хранения уменьшает риски штрафных санкций и потери информации.
Примерная номенклатура дел архива области является важным инструментом системного управления документооборотом на региональном уровне. Её разработка опирается на чёткую нормативную базу, методические рекомендации Росархива и лучшие практики делопроизводства. Правильно составленная и регулярно обновляемая ПНД обеспечивает эффективное комплектование архивного фонда, соблюдение установленных сроков хранения и удобство работы с документами как для внутренних пользователей, так и для внешних исследователей.
Дата подготовки статьи: .