Примерное положение об архиве организации — это базовый нормативный документ, определяющий организацию работы архива в государственном учреждении, являющемся источником комплектования государственных (муниципальных) архивов. На 2026 год основным действующим документом является Приказ Росархива от № 42 (в ред. Приказа Росархива от № 121), утвердивший актуальную редакцию Примерного положения.

Нормативная правовая база и актуальные версии

История развития документа отражает эволюцию архивного дела в России. Важно четко разграничивать утратившие силу и действующие версии:

• Приказ Роскомархива от № 176 — утратило силу. Регулировало вопросы временного хранения документов до передачи на государственное хранение, обеспечивало сохранность, учет, отбор и упорядочение документов Архивного фонда РФ.
• Приказ Росархива от № 42 — основной действующий документ. Утвердил «Примерное положение об архиве организации, выступающей источником комплектования государственных, муниципальных архивов».
• Приказ Росархива от № 121 — внес изменения в Приказ № 42, актуализировав отдельные положения в соответствии с текущим законодательством.
• Приказ Росархива от № 44 — «Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях», применяемая в связке с Положением об архиве.
• Методические рекомендации по применению Правил 2015 года (опубликованы на сайте Росархива , изданы ВНИИДАД в ноябре 2018 г.) — содержат Реестр процессов, обеспечивающих комплектование, хранение, учет и использование архивных документов (Приложение 1).

Правовой статус и цели архива учреждения

Согласно действующему Примерному положению, архив организации создается на правах структурного подразделения. Он не является отдельным юридическим лицом (в отличие от Центрального архива федерального органа), а функционирует в составе структуры учреждения.

Основные цели создания архива:

1. Хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда РФ.
2. Работа с документами временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т.ч. по личному составу.
3. Обеспечение сохранности документов, образовавшихся в деятельности организации.
4. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источник комплектования которого выступает организация.

Структура и основные разделы Примерного положения

При разработке индивидуального Положения об архиве конкретного государственного учреждения рекомендуется соблюдать типовую структуру, заложенная в документе Росархива:

Раздел 1. Общие положения

• Правовая основа деятельности (ФЗ «Об архивном деле в РФ», устав организации, данное Положение).
• Статус архива (структурное подразделение).
• Подчинение руководителя архива (обычно — заместителю руководителя организации или главному секретарю).

Раздел 2. Состав документов, подлежащих хранению в архиве

• Документы Архивного фонда РФ (постоянного хранения).
• Документы временных сроков хранения (свыше 10 лет), включая дела по личному составу.
• Научно-справочный аппарат (описания, указатели, картотеки).

Раздел 3. Задачи и функции архива

Данный раздел является ключевым. Формулировки из Примерного положения могут быть использованы практически без изменений при разработке индивидуального документа:

• Комплектование документами в соответствии с утвержденными номенклатурами дел и сроками хранения.
• Учет и обеспечение сохранности документов (создание оптимальных условий хранения, противопожарная защита, режим доступа).
• Создание научно-справочного аппарата (составление описаний дел, формирование электронных баз данных).
• Использование документов (выдача на временное пользование сотрудникам организации, предоставление сведений гражданам и правовым лицам в установленном законом порядке).
• Подготовка к передаче документов постоянного хранения в государственный архив с соблюдением требований Росархива (оформление дел, проверка состояния, составление актов приема-передачи).

Раздел 4. Права и ответственность архива (руководителя архива)

• Право требовать от структурных подразделений организации своевременной передачи дел в архив.
• Право участвовать в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) при Росархиве и Экспертной комиссии (ЭК) архивного учреждения.
• Ответственность за нарушение сроки за сохранность переданных документов, соблюдение сроков передачи в госархивы, правильность отбора (экспертизы) документов.

Раздел 5. Организация работы архива

• Штатное расписание, квотирование площадей, оснащение стеллажами, техническими средствами, ПО.
• Порядок формирования фондов (графики передач дел из делопроизводства в архив).
• Взаимодействие с делопроизводством и ИТ-отделом (при внедрении ЭДО/СЭД).

Раздел 6. Экспертиза документов (Экспертная комиссия)

ЭК является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом и действует на основании примерного положения об экспертной комиссии. Основная задача — определение ценности документов и установление сроков их хранения (отбор к уничтожению или выявление документов Архивного фонда РФ).

Порядок разработки и утверждения индивидуального Положения об архиве

Примерное положение не действует напрямую в конкретной организации. На его базе необходимо разработать Индивидуальное Положение об архиве данного учреждения.

Этапы работы:

1. Анализ специфики организации: вид деятельности, объемы документооборота, наличие ЕАСУ/СЭД, категория документов (секретные, персональные данные, особо ценные).
2. Адаптация разделов: заполнение раздела «Состав документов» реальными номенклатурами дел; детализация раздела «Организация работы» (площади, штат, ПО).
3. Согласование: с юридическим отделом, главным секретарем, службой информационной безопасности, профсоюзом (при необходимости).
4. Утверждение: Приказом (распоряжением) руководителя государственного учреждения.
5. Внесение изменений: производится по тем же основаниям (изменения в законодательстве, реорганизация, переход на СЭД) путем издания нового приказа руководителя.

Особенности Центрального архива федерального органа

Необходимо отличать архив учреждения (структурное подразделение) от Центрального архива федерального органа государственной власти.

• Центральный архив создается в виде отдельного учреждения (юридическое лицо), действующего на основании Устава.
• Положение о Центральном архиве разрабатывается самим федеральным органом самостоятельно (не на базе Примерного положения № 42).
• Он осуществляет централизованное хранение документов ведомства, методологическое руководство архивами подведомственных организаций.

Методические рекомендации и образцы на 2026 год

Для практической работы архивистов и делопроизводителей в 2026 году актуальны следующие материалы:

• Текст Приказа Росархива № 42 (ред. от ) — база для копирования стандартных формулировок задач, функций, прав.
• Методические рекомендации ВНИИДАД (2018) — для понимания процессного подхода (Реестр процессов: комплектование, хранение, учет, использование, экспертиза, передача).
• Образцы Положений об архиве на сайтах ведомств и госархивов (например, ГБУ Свердловской области, ДВФ ВАВТ Минэкономразвития), для наглядного примера оформления «шапки», нумерации пунктов, приложений (схема размещения архива, перечень фондов).
• Приказ Минздрава СССР от № 493 (Типовое положение об архиве учреждения) — имеет историческое значение, может использоваться для понимания эволюции требований, но не применяется для разработки современных документов.

Ключевые моменты, которые нельзя упустить в 2026 году

Примерное положение об архиве организации (Приказ Росархива № 42) остается фундаментальным документом для нормализации архивной работы в государственных учреждениях. Грамотная разработка на его базе Индивидуального положения — это не только выполнение требований законодательства (ст. 22 ФЗ «Об архивном деле»), но и гарантия сохранности документального наследия организации, эффективности информационного обеспечения ее деятельности и бесперебойной передачи ценных фондов в государственные архивы для вечного хранения; Регулярный мониторинг изменений в приказах Росархива (последнее значимое изменение, № 121 от ) и актуализация локального нормативного акта — прямая обязанность руководителя архива и главного секретаря учреждения.