Дата подготовки материала: 02:39:31 ().

Архивное дело в Российской Федерации регулируется комплексом нормативных актов, среди которых особое место занимает Примерное положение об архиве организации, утверждённое приказом Федерального архивного агентства (Росархива) от 11 апреля 2018 г. № 42. Данный документ определяет порядок создания, функционирования и взаимодействия архивов организаций, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. В контексте муниципального района (округа, городского округа и внутригородского района) положение архива приобретает особое значение, поскольку именно здесь формируется база документов, отражающих деятельность органов местного самоуправления и подведомственных учреждений.

Нормативная база

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – устанавливает обязанность государственных органов, органов местного самоуправления создавать архивы для хранения, комплектования, учёта и использования документов, образовавшихся в их деятельности.
• Приказ Росархива от № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации» – содержит типовое положение, которое может быть адаптировано под конкретные условия муниципального района.
• Приказ Комитета по делам архивов при Правительстве РФ от № 176 – ранее действовавший нормативный акт, утративший силу с введением приказа Росархива № 42.
• Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации (ред. от ) – обязательны для всех государственных архивов, включая архивы районов и городов.

Примерное положение об архиве организации

Согласно примерному положению, архив организации создаётся на правах структурного подразделения, которое осуществляет:

1. хранение документов Архивного фонда РФ;
2. комплектование и учёт документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, в т.ч. по личному составу;
3. подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив;
4. обеспечение использования документов в соответствии с законодательством.

Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов (далее – Архив организации).

Архив в составе муниципального района

В соответствии со ст. 13 Федерального закона № 125‑ФЗ, органы местного самоуправления муниципального района, муниципального округа, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для:

• хранения документов, образовавшихся в процессе их деятельности;
• комплектования и учёта этих документов;
• обеспечения их использования для административных, научных, культурных и других целей.

Архив района может быть организован как:

• самостоятельное учреждение (например, районный архив);
• структурное подразделение внутри общего отдела администрации района;
• часть межмуниципального архивного центра.

Структура и функции архива района

Структурные подразделения

• Отдел комплектования и учёта документов;
• Отдел хранения и сохранности документов;
• Отдел использования и предоставления информации;
• Отдел подготовки документов к передаче на постоянное хранение;
• Методико‑информационный отдел (работа с нормативными актами, консультирование).

Основные задачи

1. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
2. Хранение и обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ и документов временного хранения;
3. Учёт документов (ввод в электронные и традиционные каталоги, создание описей);
4. Подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив;
5. Обеспечение доступа к документам для государственных органов, организаций и граждан в соответствии с законом;
6. Методическая и консультативная работа с подразделениями района по вопросам документооборота и архивного дела.

Правила работы архива района

Работа архива района строится на основе:

• Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации (ред. от ), которые обязательны для всех государственных архивов, включая архивы районов и городов;
• Внутренних нормативных актов администрации района (положение об архиве, инструкция по комплектованию, инструкция по хранению и т.д.);
• Требований Федерального закона № 125‑ФЗ и примерного положения об архиве организации.

Ключевые аспекты:

1. Документооборот – приём документов от подразделений района, их регистрация, классификация по индексам и номерам дел;
2. Условия хранения – соблюдение температурно‑влажностного режима, защита от света, пыли, биологических угроз;
3. Безопасность – контроль доступа, противопожарная защита, система сигнализации;
4. Электронные документы – ведение электронного архива, обеспечение долгосрочной доступности форматов, резервное копирование;
5. Предоставление информации – выдача справок, копий, проведение экспертиз, организация выставок и публикаций;
6. Отчётность – ежегодные сведения о количестве принятых, хранящихся и переданных документах, выполнении плана комплектования.

Примеры из практики

ГБУ «Центральный государственный архив города Москвы»

Согласно уставу учреждения, его деятельность направлена на постоянное хранение и учёт документов Архивного фонда Москвы, который является составной частью Архивного фонда Российской Федерации. В архиве хранятся управленческие документы органов законодательной и исполнительной власти города Москвы, судов и прокуратуры, а также документы промышленных, транспортных, строительных, научных, учебных и других организаций.

Положение об архиве Нижегородского областного суда

Положение разработано в соответствии с Федеральным законом № 125‑ФЗ, примерным положением об архиве организации (приказ Росархива от № 42) и приказом Судебного департамента при Верховном суде РФ. Оно определяет порядок комплектования судебных дел, хранения материалов по личному составу судей и сотрудников, подготовки документов к передаче в государственный архив.

Положение архива в районе представляет собой важный элемент системы архивного дела Российской Федерации. Оно обеспечивает:

• системное накопление и сохранение документального наследия муниципального образования;
• возможность эффективного использования документов в управленческой, научной и культурной деятельности;
• соблюдение законодательных требований по комплектованию, хранению и предоставлению информации;
• преемственность между текущей документацией организации и государственными (муниципальными) архивами на постоянное хранение.

Соблюдение примера положения об архиве организации, Федерального закона № 125‑ФЗ и основных правил работы государственных архивов позволяет создать надёжный, доступный и современный архив района, способный удовлетворять потребности как органов местного самоуправления, так и широкой общественности.