Дата публикации: 11 июля 2026 г.
Апрель 2026 года стал важным этапом в развитии архивного дела в Российской Федерации. 14 апреля 2026 года Государственная Дума приняла, а 15 апреля 2026 года Совет Федерации одобрил Федеральный закон, вносящий существенные изменения в Федеральный закон от 2 октября 2007 года (далее — Базовый закон). Данная законодательная инициатива направлена на устранение пробелов в регулировании работы с электронными документами, упрощение доступа к архивной информации для граждан и бизнеса, а также на приведение национального законодательства в соответствие с вызовами цифровой эпохи.
Статья 1 нового закона запускает механизм поэтапного вступления в силу норм, которые кардинально меняют подходы к формированию, хранению и использованию архивных фондов. Ниже представлен подробный разбор ключевых нововведений.
Цифровизация архивного дела: от деклараций к жестким стандартам
Определение «Электронного архива» и «Архивной электронной копии»
Закон вводит юридически закрепленные определения для:
- Электронный архив — информационная система, предназначенная для долгосрочного хранения электронных документов с сохранением их юридической значимости, достоверности и читаемости.
- Архивная электронная копия — электронный документ, полученный в результате оцифровки бумажного носителя, удостоверенный в порядке, установленном уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела (Росархивом), и имеющий равную юридическую силу с оригиналом на бумажном носителе для целей архивного хранения.
Значение: Теперь организации имеют четкую правовую базу для утилизации бумажных оригиналов после создания надлежаще оформленных архивных электронных копий, что критически важно для оптимизации площадей хранения.
Обязательность форматов долгосрочного хранения
Поправки вводят жесткое требование: электронные документы, подлежащие передаче в государственные архивы или хранению в ведомственных/муниципальных архивах сроком более 10 лет, должны формироваться и храниться исключительно в открытых стандартизированных форматах (PDF/A, XML, TIFF и др., утвержденных Росархивом). Использование проприетарных (закрытых) форматов без обеспечения возможности миграции теперь считается нарушением законодательства об архивном деле.
Регламентация миграции и верификации
Внедряется обязательная процедура периодической верификации целостности (проверка контрольных сумм) и планируемой миграции данных на новые носители/форматы не реже одного раза в 5 лет для активных архивов и в 10 лет для исторических. Ответственность за разработку планов миграции возлагается на руководителей архивов и владельцев информационных систем;
Сокращение сроков секретности и расширение доступа
Новые сроки разграничения доступа
Одна из самых ожидаемых поправок касается статей, регулирующих доступ к документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, и иную охраняемую законом тайну.
- Общий срок ограничения доступа к документам с сведениями, не составляющими гостайну, но содержащим персональные данные, сокращен с 75 до 50 лет со дня создания документа (для дел личного состава — 75 лет сохраняется).
- Введен механизм автоматического снятия грифа «Для служебного пользования» (ДСП) по истечении 30 лет со дня создания документа, если иной срок не установлен федеральным законом. Ранее это требовало отдельного акта уполномоченного органа.
Дистанционный доступ для граждан
Государственные архивы РФ обязаны обеспечить возможность дистанционного заказа и получения копий архивных документов через Единый портал государственных и муниципальных услуг (Госуслуги) и порталы архивных ведомств. Введены нормативные сроки предоставления электронных копий — не более 10 рабочих дней с момента оплаты госпошлины (для льготных категорий — бесплатно).
Архивирование данных информационных систем (АИС) и Big Data
Понятие «Архив информационной системы»
Закон впервые детально регулирует порядок консервации данных при выводе из эксплуатации государственных и муниципальных информационных систем (ГИС, МИС), а также систем критической информационной инфраструктуры (КИИ).
- Перед выводом АИС из эксплуатации владелец обязан провести архивную экспертизу баз данных.
- Данные, имеющие архивную ценность, подлежат выгрузке в единый формат архивной передачи (на базе стандарта OAIS / ISO 14721) и передаче в соответствующий архив.
- Метаданные к выгружаемым данным должны соответствовать профилю Dublin Core / RDA, адаптированному Росархивом.
Веб-архивирование и соцсети
Расширены полномочия Росархива и ведомственных архивов по селективному веб-архивированию: официальные сайты госорганов, страницы в социальных сетях, официальные блоги чиновников признаются архивными документами. Внедряется обязательность ежеквартального снимка (краулинга) официальных интернет-ресурсов госорганов для передачи в архивы.
Персональные данные в архивах: баланс GDPR/152-ФЗ и исторической науки
Режим «Псевдонимизации» для научного доступа
Для документов, срок ограничения доступа к которым не истек (менее 50/75 лет), вводится режим псевдонимизированного доступа для научных исследователей. Исследователь получает доступ к тексту документа с замаскированными прямыми идентификаторами (ФИО, адрес, СНИЛС, паспорт), но с сохранением контекста (должность, даты, структура организации). Это требует заключения соглашения о неразглашении и получения допуска Росархива.
Право на «Забытие» в архивах
Уточнен порядок реализации права субъекта персональных данных на удаление сведений о себе из архивных фондов. Архивные документы, имеющие историческую ценность (срок хранения «Постоянно»), не подлежат уничтожению или изменению в связи с реализацией права на забытие. Возможна только блокировка доступа к персональным данным в электронных каталогах и поисковых системах архива при сохранении самого документа в фонде.
Административная ответственность и контроль
Статья 1 нового закона вносит изменения в Кодекс об административных правонарушениях (КоАП РФ), существенно ужесточая штрафы:
| Нарушение | Старые штрафы (юр. лица) | Новые штрафы (юр. лица) |
|---|---|---|
| Несвоевременная передача дел в архив / нарушение сроков хранения | 10 000 – 20 000 руб. | 50 000 – 100 000 руб. |
| Нарушение правил формирования электронных архивов (форматы, миграция) | Не было отдельной статьи | 100 000 – 300 000 руб. |
| Уничтожение документов до истечения сроков без экспертизы | 20 000 – 40 000 руб. | 200 000 – 500 000 руб. (с возможностью дисквалификации руководителя на срок до 3 лет) |
| Отказ в предоставлении архивной информации гражданину | 3 000 – 5 000 руб. | 20 000 – 50 000 руб. |
Также введен плановый контроль (проверки) со стороны Росархива за соблюдением требований по электронному архивированию раз в 3 года для организаций, ведущих реестры архивных фондов.
Порядок вступления в силы: что вступает в силу когда?
Согласно заключительным положениям закона, вступление в силу происходит поэтапно:
- С 1 сентября 2026 года: Нормы об определении электронных архивов, обязательных форматах (п. 1.2), дистанционном доступе через Госуслуги (п. 2;2), новых штрафах (п. 5).
- С 1 января 2027 года: Требования к архивным электронным копиям (п. 1.1), порядок веб-архивирования (п. 3.2), псевдонимизированный доступ (п. 4.1).
- С 1 января 2028 года: Полный переход на стандарты миграции и верификации (п. 1.3), требования к архивированию АИС при выводе из эксплуатации (п. 3.1).
Переходный период: Документы, сформированные до вступления в силу соответствующих норм, могут храниться в старых форматах до истечения установленных сроков хранения, но не позднее 1 января 2030 года подлежат миграции в утвержденные форматы.
Практическая дорожная карта для организаций (Checklist)
Для соблюдения нового законодательства рекомендуется выполнить следующие шаги до :
- Аудит форматов: Проверить все текущие электронные архивы и АИС на предмет использования проприетарных форматов. Составить план миграции на PDF/A, XML, TIFF.
- Обновление Положения об архиве: Внести изменения во внутренние нормативные акты: определить ответственного за электронный архив, зафиксировать процедуры верификации и миграции.
- Техническая готовность к Госуслугам: Обеспечить интеграцию архивной информационной системы с ЕПГУ для приема дистанционных запросов (если организация является архивом).
- Персональные данные: Разработать регламент предоставления псевдонимизированного доступа для исследователей.
- Обучение кадров: Организовать повышение квалификации архивистов и ИТ-специалистов по стандартам OAIS, метаданным Dublin Core и работе с ЭЦП/КЭП в архивных процессах.
- Инвентаризация «слепых зон»: Выявить системы, выводимые из эксплуатации в 2026–2027 гг., и заранее инициировать архивную экспертизу их баз данных.
Принятый в апреле 2026 года закон становится наиболее масштабной реформой в сфере архивного дела за последние 15 лет. Он легализует долгосрочное электронное хранение, снимает бюрократические барьеры для доступа граждан к информации и ставит жесткие технические стандарты для обеспечения сохранности цифровой памяти страны. Главный вызов для организаций сейчас, не формальное соблюдение, а построение устойчивой архитектуры электронных архивов, способной выжить при смене технологий и программного обеспечения в ближайшие десятилетия.
Данная статья подготовлена на основе текста Федерального закона, принятого ГД , одобренного СФ , вносящего изменения в ФЗ от . Для получения официального текста закона обратитесь к правовым информационным системам (КонсультантПлюс, Гарант) или официальному интернет-порталу правовой информации (pravo.gov.ru).