Вопрос присутствия начальника отдела кадров (ОК) районного суда в помещении архива не является просто организационным моментом — он строго регламентирован федеральным законодательством‚ ведомственными актами Судебного департамента и внутренними локальными нормативными актами суда. Данная статья подробно разбирает правовые основания‚ определяющие статус начальника ОК как «лица‚ обладающего правом» нахождение в архиве‚ границы его полномочий и процедуру взаимодействия с архивом суда.

Нормативная правовая база

Деятельность архива федерального суда общей юрисдикции (в т.ч. районного) строится на иерархии нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон‚ определяющий принципы хранения‚ учета и использования документов.
• Приказ Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 124 «Об утверждении Инструкции о порядке хранения‚ отбора и сдачи в архив документов федеральных судов общей юрисдикции» (далее — Инструкция 1999 г.).
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 208 «Об утверждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов‚ их комплектования‚ учета и использования» (далее — Инструкция 2005 г.).
• Внутренние локальные акты суда: Положение об архиве суда‚ Положение об отделе кадров‚ Должностная инструкция начальника отдела кадров‚ Порядок выдачи судебных дел и документов из архива суда.

Правовые основания присутствия начальника ОК в архиве

Формулировка «лицо‚ обладающее правом» находиться в помещении архива означает‚ что доступ не является свободным (как для посторонних лиц) и не является безусловным (как для архивариуса); Доступ начальника ОК обусловлен служебной необходимостью и закреплен следующими правовыми механизмами:

Должностные обязанности и работа с кадровым архивом

Согласно типовой структуре аппарата суда‚ отдел кадров является основным поставщиком документов для формирования кадрового архива (личные дела сотрудников‚ служебные записки о приеме/увольнении‚ приказы о персонале‚ листы учета рабочего времени и др.). Начальник ОК несет персональную ответственность за:

• Своевременную подготовку дел к сдаче в архив (комплектование‚ проверка полноты‚ оформление по номенклатуре).
• Соблюдение сроков хранения кадровой документации (с учетом изменений в номенклатуре и сроках хранения‚ актуальных на 2026 год).
• Обеспечение защиты персональных данных при передаче дел в архив (раздельное хранение папок разных сотрудников‚ запрет на объединение при сдаче).

Процедура передачи дел в архив (сдача на хранение)

Согласно п. 2.2 Инструкции 2005 г.‚ решение на передачу в архив дел общего делопроизводства принимает начальник (специалист) отдела дело/судопроизводства суда (секретариата судебной коллегии).

Важный нюанс: Кадровые дела часто формируються как отдельный фонд или часть фонда общего делопроизводства. Начальник ОК выступает инициатором и экспертом по составу сдаваемых дел. Его присутствие в архиве при сдаче (инвентаризации‚ сверке описей) необходимо для:

1. Подписания описей дел (вместе с работником архива).
2. Согласования итоговой записи описи (которая заверяется начальником отдела делопроизводства/общего отдела‚ согласовывается с экспертной комиссией и утверждается председателем суда).
3. Контроля за соблюдением требований Закона о персональных данных (152-ФЗ) при физической передаче носителей информации.

Получение информации из архива (справочно-информационное обслуживание)

Начальник ОК регулярно запрашивает из архива сведения для:

• Подтверждения стажа‚ заработной платы‚ наград (для назначения пенсий‚ пособий‚ льгот).
• Рассмотрения обращений бывших сотрудников и их наследников.
• Проведения внутренних проверок и аудитов кадрового учета.

Согласно п. 11.1 Инструкции 2005 г.: «Использование документов архива суда проводится только с разрешения председателя суда (уполномоченного им заместителя)». Начальник ОК‚ как и любой другой сотрудник суда (кроме архивариуса и руководства)‚ для получения оригиналов дел или работы с ними в читальне архива должен иметь:

• Служебную записку/заявление‚ согласованное заместителем председателя суда‚ курирующим архивом (или кадровой работой).
• Разрешение председателя суда (или уполномоченного заместителя) на выдачу дела/документа.

Режим доступа в помещение архива: отличия от «посторонних» и «сотрудников архива»

Таким образом‚ начальник ОК находится в промежуточном положении: он не является «посторонним лицом» (имеет доступ к служебной зоне суда)‚ но не обладает неограниченным доступом в архив (как архивариус или председатель). Каждый визит‚ связанный с изъятием документов или работой с фондами‚ должен быть зафиксирован в журнале учета посещения архива и обоснован служебной запиской с визой руководителя.

Специфика работы с кадровыми фондами в архиве суда (актуально на 2026 год)

Сроки хранения и номенклатура

На 2026 год актуальны новые сроки хранения кадровой документации‚ утвержденные Росархивом. Начальник ОК должен знать:

• Личные дела сотрудников (судей‚ работников аппарата): хранятся 75 лет (ранее 50/75 лет в зависимости от категории) со дня окончания работы/службы.
• Справки о стаже‚ заработной плате (формы СЗВ-ТД‚ СЗВ-СТАЖ и исторические аналоги): хранятся 75 лет.
• Приказы по персоналу (основные/оперативные): хранятся 50–75 лет;
• Листы учета рабочего времени (табели): хранятся 50–75 лет (в зависимости от вида учета).

Начальник ОК при визите в архив контролирует правильность присвоения категорий ценности и сроков хранения при экспертизе документов экспертной комиссией суда.

Оцифровка и электронный архив

В соответствии с приказами Судебного департамента по переходу на электронное делопроизводство‚ начальник ОК координирует:

• Сканирование личных дел перед сдачей в архив (формирование электронных копий для ЕИС Правосудье / локальных систем).
• Проверку подлинности электронных копий (квалифицированная электронная подпись ответственного лица ОК).
• Взаимодействие с архивом по вопросам хранения электронных носителей (диски‚ ленты) или доступа к электронному архиву суда.

Порядок действий начальника ОК при визите в архив (алгоритм)

1. Определение цели визита: сдача новой партии дел‚ получение справки/копии‚ проверка состояния хранения‚ участие в экспертизе/отборе.
2. Подготовка служебной записки заместителю председателя суда‚ курирующему архив (или кадровой службе)‚ с указанием цели‚ перечня запрашиваемых дел/номеров описей.
3. Получение разрешения (визы) председателя суда или уполномоченного заместителя на выдачу документов / доступ в помещение архива для работы с фондами.
4. Оформление в журнале учета посещения архива (ФИО‚ должность‚ цель‚ время входа/выхода‚ номер разрешения‚ подпись архивариуса).
5. Работа в архиве:
   • При сдаче дел: совместная инвентаризация с архивариусом‚ подпись описей.
   • При получении: проверка комплекта дела по описи при выдаче и при возврате (акт приема-передачи).
   • При работе в читальне: соблюдение режима сохранности (без ручек‚ еды‚ фотоаппаратов без разрешения).
6. Возврат документов в архив в установленные сроки (обычно до 10 дней для служебных нужд‚ если иное не установлено председателем).

Ответственность за нарушение режима архива

Начальник отдела кадров‚ как должностное лицо‚ несет ответственность в соответствии со ст. 23 ФЗ № 125-ФЗ и ст. 13.10 КоАП РФ за:

• Несанкционированный доступ к архивным документам (вход без разрешения‚ работа с чужими делами).
• Повреждение‚ утрату‚ незаконное уничтожение документов при их перемещении или работе с ними.
• Раскрытие сведений‚ содержащихся в архивных документах‚ ограниченных по закону (персональные данные‚ гостайна‚ служебная тайна) — ст. 13.14 КоАП РФ‚ ст. 272 УК РФ.
• Нарушение сроков возврата документов в архив.

Взаимодействие ОК и Архива: организационные рекомендации

Для минимизации рисков и повышения эффективности рекомендуется закрепить во внутренних актах суда:

• Ежегодный график сдачи кадровых дел в архив (обычно в I квартале года за прошлый год)‚ согласованный между начальником ОК и архивариусом.
• Единый реестр запросов в архив (электронный или бумажный)‚ ведомый архивариусом‚ куда ОК вносит заявки заранее (планово).
• Порядок получения справок в электронном виде (через внутреннюю сеть суда / ЭДО) без физического визита начальника ОК в архив для типовых запросов (подтверждение стажа и т.д.).
• Проведение совместных инвентаризаций фондов кадровых дел не реже 1 раза в 5 лет (или при смене архивариуса/начальника ОК) с составлением акта.

Начальник отдела кадров районного суда является лицом‚ обладающим правом нахождения в помещении архива‚ однако это право производное и ограниченное. Оно реализуется исключительно в рамках служебных обязанностей по формированию‚ сдаче‚ учету и использованию кадровых документов. Ключевым условием законности пребывания в архиве является наличие разрешения председателя суда (или уполномоченного заместителя) на конкретное действие (выдачу дела‚ доступ к фондам) и фиксация визита в журнале учета. Несоблюдение этих процедур влечет за собой дисциплинарную‚ административную и при наличии признаков — уголовную ответственность.

Статья подготовлена на основе действующего на года законодательства (ФЗ № 125-ФЗ‚ Приказы Судебного департамента № 124 от 1999 г.‚ № 208 от 2005 г.‚ Типовые положения об архивах судов).