Присвоение номера дела — это ключевой этап архивного делопроизводства, обеспечивающий уникальную идентификацию каждой единицы хранения, быстрый поиск документов и соблюдение законодательства в области архивного дела. Процедура нумерации строго регламентирована Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ (утв. Приказом Минкультуры РФ) и Правилами работы архивов организаций. В этой статье подробно разберем алгоритм присвоения номеров, нюансы сквозной и ежегодной нумерации, а также требования к оформлению обложки и описи.

Основные принципы нумерации дел

Номер дела — это не просто цифра, а часть сложного архивного индекса (шифра), который включает в себя:

• Номер фонда (присваивается архивом-куратором или при формировании фонда организации).
• Номер описи (порядковый номер описи в фонде).
• Номер дела в описи (прямой предмет данной статьи).

Важно: Требование полного соответствия заголовка дела в описи и на обложке является обязательным. Номер дела на обложке, в заголовке описи и в специальном поле обложки (графа № 4 по типовой форме) должен быть идентичен.

Методы присвоения номера дела в описи

Существует два основных подхода к нумерации дел внутри описи. Выбор метода закрепляется в внутренних документах организации (Инструкции по архивному делу) и должен применяться последовательно.

Сквозная (вальная) нумерация — рекомендуемый стандарт

Согласно п. 60 Правил и разъяснениям Росархива, порядок нумерации дел в описи — валовый за несколько лет. Это означает:

• Нумерация дел идет сквозно по всем годовым разделам описи.
• Первому годовому разделу описи присваиваеться номер по листу фонда (продолжая нумерацию предыдущей описи или начиная с 1, если это первая опись фонда).
• Все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи.
• Опись заканчивается последним делом последнего годового раздела. Следующая опись начинается с номера, следующего за последним номером предыдущей описи.

Ежегодная (внутригодовая) нумерация — допускается как исключение

Нумерация с единицы в начале каждого календарного года (1, 2, 3… для 2023 г.; 1, 2, 3… для 2024 г.) допускается только в случаях, установленных отраслевыми стандартами или при формировании описей по определенным категориям дел (например, дела личного состава в некоторых ведомствах). Для большинства организаций этот метод не рекомендуется, так как усложняет поиск и учет на фонде.

Пошаговый алгоритм присвоения номера при формировании описи

1. Определите номер фонда и описи. Если фонд формируется впервые, координируйте номер фонда с архивом-куратором (государственным или ведомственным).
2. Установите стартовый номер.
   • Для первой описи фонда: начинайте с 1.
   • Для последующих описей: начинайте с номера, следующего за последним номером предыдущей описи (сквозная нумерация по фонду).
3. Расставьте дела в описи в установленном порядке. Обычно это хронологический порядок внутри годового раздела (по дате начала дела) или системно-хронологический (по индексам номенклатуры, затем по дате).
4. Присвойте порядковые номера. Пропишите номера в графе «№ дела по порядку» описи (колонка 1 типовой формы описи).
5. Перенесите номер на обложку дела. Заполните графу «№ дела» (графа 4 обложки) и укажите номер в заголовке дела на обложке. Номера в описи и на обложке должны совпадать абсолютно.
6. Укажите номер тома (при наличии). Если дело состоит из нескольких томов, на обложке каждого тома указывается: номер дела (общий) и номер тома (например, «Дело № 15, Том 1», «Дело № 15, Том 2»). В описи такое дело записывается одной строкой с указанием количества томов.

Особенности нумерации в специальных случаях

Пересмотр номенклатуры и пересортица дел

Если в организации изменилась структура (переименование подразделений, ликвидация/создание отделов), необходимо пересмотреть присвоенные индексы дел. Процесс пересортицы и перенумерации можно осуществлять столько раз, сколько потребуется до момента сдачи дел в архив (передачи на государственное хранение). После сдачи в архив нумерация становится неизменной.

Дополнение описи (добавление дел за прошлые годы)

Если при подготовке к сдаче в архив обнаруживаются «упущенные» дела за прошлые годы, они включаются в текущую опись в конец соответствующего годового раздела (если опись еще не закрыта) или в конец описи с продолжением сквозной нумерации. В описи дела расставляются в хронологическом порядке даты начала, но нумерация идет вально.

Дела личного состава и иные специальные категории

Для дел личного состава (Л/С) часто применяются отдельные описи. Нумерация в них ведется по общим правилам (сквозная по описи). На обложке дела Л/С обязательно указывается номер дела по описи.

Оформление обложки дела: обязательные реквизиты

После присвоения номера дела и нумерации листов внутри дела (см. ниже), заполняется обложка (Приложение 1 к Правилам работы архивов организаций). Обязательные элементы:

• Наименование организации (фонда).
• Номер фонда.
• Номер описи.
• Номер дела (совпадает с описью).
• Номер тома (если дело многотомное).
• Заголовок дела (в точном соответствии с описью).
• Даты начала и окончания дела.
• Срок хранения.
• Количество листов (после нумерации листов).
• Подпись ответственного лица, составившего дело.

Рекомендация: Форма обложки из Правил 2023 года является рекомендованным образцом. Организация может использовать свой бланк, но все обязательные реквизиты должны быть сохранены. Рекомендуется указывать номер тома и в заголовке, и в специальном поле обложки.

Связь нумерации дела и нумерации листов внутри дела

Присвоение номера дела — это этап, предшествующий или параллельный нумерации листов. Важно соблюдать последовательность:

1. Документы подшиты в дело.
2. Проводится нумерация листов (сквозная по делу, арабскими цифрами, без пропусков).
3. Составляется лист-заверитель («В деле подшито и пронумеровано N листов…»).
4. На обложке дела в графе «Количество листов» указывается итоговое число.
5. Номер дела (присвоенный ранее в описи) переносится на обложку.

Важные правила нумерации листов (влияют на достоверность номера дела):

• Листы нумеруются только на лицевой стороне (в правом верхнем углу).
• При перенумерации старые номера зачеркиваются, рядом ставится новый.
• Составляется новый лист-заверитель, старый зачеркивается, но сохраняется в деле.
• Допускается использование литерных номеров (25а, 25б) для вставленных листов или исправления ошибок по согласованию с архивом.
• Вложения в конверты нумеруются очередными номерами вслед за конвертом.

Типичные ошибки и как их избежать

Контроль и сдача в архив

Перед передачей дел в архив (государственный или ведомственный) обязательно проведите внутренний аудит:

• Соответствие номера дела на обложке, в описи и в учетных системах (ЭДО/АИС).
• Сквозность нумерации по фонду и описям.
• Наличие всех обязательных реквизитов на обложках.
• Совпадение количества листов на обложке и в листе-заверителе.
• Согласование порядка нумерации с куратором архива (если организация является источником комплектования архивного учреждения, проконсультируйтесь у своего куратора заранее).

Резюме: чек-лист для архивариуса

1. Определить метод нумерации: вальная (сквозная) по описи — стандарт для 99% организаций.
2. Найти стартовый номер: конец предыдущей описи + 1 (или 1 для первой описи фонда).
3. Расставить дела в описи по системно-хронологическому или хронологическому принципу.
4. Пронумеровать дела в описи (колонка № 1).
5. Перенести номера на обложки дел (графа № 4 и заголовок).
6. Пронумеровать листы в делах, составить листы-заверители.
7. Заполнить обложки полностью (в т.ч. номер тома, срок хранения, кол-во листов).
8. Свернуть опись, прошить, заново сверить с обложками.
9. Сдать в архив по акту приема-передачи.

Статья подготовлена на основании Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ (Приказ Минкультуры РФ), Правил работы архивов организаций, разъяснений Росархива и судебной практики. Актуально на 2026 год.