Процесс приема дел по личному составу в архив организации — это ответственный этап документооборота, регулируемый нормативными правовыми актами Федерального архивного агентства (Росархива). Качество выполнения этой процедуры определяет правовую защищенность интересов как работодателя, так и работников, а также сохранность документариального фонда. В данной статье подробно разбираются этапы подготовки, правила оформления описей, порядок проведения приемо-сдаточной комиссии и особенности работы с различными категориями сроков хранения.

Нормативная база и определение документов по личному составу

Основным документом, регулирующим организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в государственных органах и организациях, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утв. Росархивом).

К документам по личному составу относятся архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Ключевые виды таких документов:

• Трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;
• Приказы (распоряжения) по личному составу (о приеме, увольнении, переводе, награждении, наложении взысканий);
• Трудовые книжки (и вкладыши к ним);
• Личные карточки учетной формы Т-2;
• Личные дела работников;
• Лицевые счета по заработной плате (формы Т-54, Т-54а и др.);
• Иные документы, содержащие сведения о трудовой функции, стаже, заработной плате, льготах.

Данные документы отражают правовую, трудовую и служебную деятельность работников и подлежат обязательному архивному хранению.

Классификация сроков хранения: что передается в архив

Не все дела по личному составу имеют одинаковый срок хранения. Согласно нормативным актам, в архив организации передаются:

1. Дела постоянного хранения (в т.ч. со сроком хранения «до ликвидации организации»). К ним традиционно относятся: личные дела, личные карточки Т-2, лицевые счета, трудовые книжки уволенных работников (для организаций, не передающих их в Пенсионный фонд/СФР в электронном виде, или дубликаты).
2. Дела временного хранения свыше 10 лет (например, 50 лет, 75 лет). Сюда часто попадают приказы по личному составу (основные серии), регистраторы приказов, отдельные виды отчетности.
3. Дела по личному составу как особая категория, выделяемая в номенклатуре дел и сводной описи.

Важно: Дела временного хранения со сроком 10 лет и менее (например, справки, отчеты за год, рабочая документация кадровой службы) в центральный/ведомственный архив организации не передаются, они хранятся в структурных подразделениях до истечения срока и последующего уничтожения.

Этапы подготовки дел к приему в архив

Перед физической передачей дел в архив необходимо провести полный цикл архивной обработки. Пропуск любого этапа ведет к отказу в приеме.

Комплектование и проверка полноты дел

Каждое дело должно быть полным по составу документов в соответствии с номенклатурой дел организации. Необходимо проверить:

• Наличие всех приказов, отражающих трудовую биографию сотрудника (прием, переводы, отпуска, увольнение).
• Заполненность всех обязательных реквизитов в личной карточке Т-2 (подписи работника, печать организации, даты).
• Наличие листа-заверителя в личном деле (формы по ГОСТ Р 7.0.97-2016), на котором фиксируются все изменения, происходящие с делом при архивном хранении.
• Соответствие нумерации листов внутри дела фактическому количеству.

Экспертиза ценности документов

Перед передачей в архив обязательно проводится экспертиза ценности документов (акта экспертизы). Архивист (или экспертная комиссия) определяет категорию ценности и устанавливает окончательный срок хранения для каждого дела. Только после утверждения акта экспертизы дела можно оформлять к передаче.

Оформление дел (сшивка, обложки, корешки)

• Дела сшиваются прочной нитью, на узле клеится лист-заверитель с указанием числа прошитых и занумерованных листов, даты сшивки, подписи сшившего лица и печатью организации.
• На обложке дела прописываются все реквизиты: полное название организации, название структурного подразделения, номер дела по номенклатуре, заглавие дела, даты начала и конца, срок хранения, номер дела в описи (после составления описи).
• На корешке дублируются основные реквизиты для быстрого поиска на стеллаже.

Формирование нарядов личных дел (оптимизация хранения)

Согласно рекомендациям архивной практики (в т.ч. Архивов Санкт-Петербурга), личные дела уволенных работников целесообразно объединять в наряды (тома).

• Объем одного наряда не должен превышать 250 листов (для удобства хранения и выдачи).
• Наряд оформляется как единая единица хранения: общая обложка, общий лист-заверитель, сквозная нумерация листов.
• Внутри наряда дела располагаются в алфавитном порядке или по табельным номерам.
• Исключение: Личные дела постоянного срока хранения (например, руководителей, лиц, получивших государственные награды, или по отраслевым правилам) часто формируются в обособленные единицы хранения (отдельные тома) без объединения в наряды.

Составление описей: Сводная опись и годовые разделы

Передача дел в архив производится только по описям. Для дел по личному составу ведется Сводная опись дел по личному составу.

Структура Сводной описи

Сводная опись ведется непрерывно на протяжении всего срока существования организации и формируется по годовым разделам.

• Дела, передаваемые в архив ежегодно, составляют годовые разделы сводной описи.
• Документы по личному составу включаются в соответствующий годовой раздел сводной описи дел по личному составу.
• Нумерация дел в описи сквозная внутри годового раздела.

Обязательные колонки описи (согласно типовым формам)

1. Порядковый номер дела в описи.
2. Индекс дела (шифр по номенклатуре, например, ИД-1, ИД-2).
3. Заглавие дела (ФИО работника, период работы, вид дела: «Личное дело», «Личная карточка Т-2»).
4. Даты документов в деле (начало — конец).
5. Число листов в деле.
6. Срок хранения (постоянный / 50 лет / 75 лет / до ликвидации орг.).
7. Примечание (отметки о физическом состоянии, наличии копий, особенностях доступа — например, «Секретно», «Конфиденциально», «До 2090 г.»).

Электронные описи (ЭПК)

Современная практика требует ведения описей в электронном виде (ЭПК — электронные описи дел). Передача документов по личному составу в архив производится по согласованным ЭПК описям дел, документов. Бумажная копия описи (распечатка) подписывается руководителем организации и архивариусом и передается в архив вместе с делами.

Порядок приема-передачи дел: Акт и Инвентаризация

Физическая передача дел оформляется Актом приема-передачи дел в архив организации. Это единственный правовой документ, подтверждающий передачу ответственности за сохранность документов от структурного подразделения (Кадровой службы, Бухгалтерии) к Архиву.

Обязательные реквизиты Акта приема-передачи

В акте (или в приложении к нему — ведомости передаваемых дел) должны быть зафиксированы:

• Количество фактически принятых в архив дел (в штуках/нарядах).
• Дата приема-передачи дел.
• Наименования должностей, подписи и расшифровку подписей:
  • Передавшего дела (ответственного лица структурного подразделения, например, начальника кадра или кадровика).
  • Работника архива (заведующего архивом / архивариуса), принявшего дела.
• Ссылку на номера описей (годовых разделов сводной описи), по которым передаются дела.

Процедура приема (п. 7.2.6 Правил Росархива)

«Прием каждого дела производится заведующим архива федерального органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения».

На практике это означает пересчет дел по описи (инвентаризацию при приеме). Архивариус сверяет:

1. Номера дел в описи с номерами на обложках/корешках.
2. Заглавия дел с реальным содержимым (выборочно или полностью).
3. Число листов в деле с указанным в описи.
4. Состояние бумаги, сшивки, читаемость текстов.

При выявлении расхождений дело не принимается, составляется акт расхождений, дело возвращается на доработку.

Особенности приема разных категорий дел

Типичные ошибки, приводящие к отказу в приеме

• Отсутствие акта экспертизы ценности или неутвержденная номенклатура дел.
• Расхождения между описью и реальными делами (не совпадают номера, заглавия, число листов).
• Несоблюдение сроков хранения (указан неверный срок, не соответствующий номенклатуре/отраслевым правилам).
• Плохое физическое состояние: рваные листы, выцветшая краска (термобумага чеков без копии), отсутствие сшивки/листа-заверителя, грязные/промокшие обложки.
• Нарушение порядка документов в деле (хронологический порядок нарушен, приказы не в порядке дат/номеров).
• Отсутствие подписей на акте приема-передачи у одной из сторон.

Ответственность и хранение после приема

С момента подписания Акта приема-передачи ответственность за сохранность документов переходит к заведующему архивом (архивариусу). Документы по личному составу размещаются в архивных помещениях, соответствующих требованиям по режиму температуры, влажности и пожаробезопасности (НПА по обеспечению сохранности архивных фондов).

Доступ к документам по личному составу предоставляется строго в соответствии с законодательством о персональных данных (152-ФЗ) и архивным делом (222-ФЗ): только работнику, уполномоченным лицам организации, судам, правоохранительным органам и органам СФР по официальным запросам.

Резюме: Чек-лист для архивариуса при приеме

1. [ ] Получены дела со структурного подразделения.
2. [ ] Есть утвержденная Номенклатура дел и Акт экспертизы ценности.
3. [ ] Составлена/распечатана Годовая раздел Сводной описи дел по личному составу (ЭПК согласована);
4. [ ] Проведена инвентаризация: пересчитаны дела, сверены номера, заглавия, число листов, сроки хранения.
5. [ ] Проверено физическое состояние дел (сшивка, обложки, корешки, листы-заверители).
6. [ ] Составлен и подписан Акт приема-передачи дел в архив (в 2-х экземплярах: архив, передавшее подразделение).
7. [ ] Дела размещены на стеллажах в соответствии с адресной системой хранения.
8. [ ] Внесены данные в учетную систему архива (Электронный архив / карточка учета единиц хранения).