Дата актуализации:

Общие положения

Приём дел в архив – это системный процесс, регулируемый федеральным законодательством, нормативными актами Федеральной архивной службы России и методическими документами по документационному обеспечению управления (ГОСТ Р 6.30‑97, Правила 77, Приказ Минкультуры РФ № 536 от и др.).

Цель процесса – обеспечить:

• правильную классификацию и нумерацию документов;
• полноту и достоверность сдаточной описи;
• соблюдение сроков хранения (постоянное, временное, более 10 лет);
• контроль за передачей и последующим использованием архивных материалов.

Нормативно-правовая база

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Приказ Минкультуры РФ № 536 от «Об типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
3. Правила 77 (утв. Приказом Росархива от № 77) – основные правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов.
4. ГОСТ Р 6.30‑97 «Унифицированные системы документации».
5. Типовая номенклатура дел, согласуемая с ЦЭК, экспертно‑проверочными комиссиями (федерального архива, органов субъекта РФ, научных организаций).

Термины и определения

Этапы приёма дел в архив

Подготовка дел к передаче

Подготовка осуществляется работниками службы документационного обеспечения (службы делопроизводства) в тесном взаимодействии с архивом.

• Сбор документов – формирование полного комплекта документов, включающих как бумажные, так и электронные носители.
• Классификация – определение категории хранения (постоянное, временное, более 10 лет).
• Нумерация страниц – каждый лист нумеруется в правом верхнем углу (см. пункт 13 КонсультантПлюс).
• Оформление сдаточной описи – указывается название дела, количество листов, сроки хранения, сведения о комплектности.
• Контроль качества – проверка на отсутствие пустых листов, повреждений, корректность подписей.

Согласование номенклатуры

Типовая номенклатура дел передаётся на согласование в:

• Центральную экспертную комиссию (ЦЭК);
• Экспертно‑проверочную комиссию федерального государственного архива;
• ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта РФ;
• ЭПК научной организации, включённой в перечень, утверждённый Правительством РФ.

Оформление и передача дел

Процедура передачи включает следующие действия:

1. Подписание сдаточной описи обеими сторонами (работник структурного подразделения и заведующий архивом).
2. Регистрация дела в специальной книге учёта (см. приложение 23, 24 Правил 77).
3. Физическая передача дел в архив (по единичным партиям или пакетами, в зависимости от объёма).
4. В архиве проводится полисная проверка (полистная сверка) особенно ценных дел.
5. Запись о приёме фиксируется в листе фонда и в электронном реестре (если используется электронный архив).

Регистрация в архиве

После приёма архив выполняет:

• Присвоение уникального архивного номера (по номенклатуре).
• Внесение данных в книгу учёта дел (в бумажном и/или электронном виде).
• Создание фондовой карточки и, при необходимости, описания фонда.
• Обеспечение доступа к делу в соответствии с установленными правилами доступа.

Требования к оформлению дел, принимаемых в архив

Оформление бумажных документов

• Все листы должны быть однородными (один формат, одинаковый способ скрепления).
• Документы располагаются в хронологическом порядке, если иное не предусмотрено классификацией.
• На каждом листе ставится порядковый номер страницы (правый верхний угол).
• Отметки о приёме (подпись, дата, номер описи) делаются на всех экземплярах описи.

Оформление электронных документов

Электронные материалы принимаются в соответствии с ГОСТ Р 6.30‑97 и внутренними инструкциями организации:

1. Файлы сохраняются в унифицированных форматах (PDF/A‑1, TIFF, DOCX – при условии конвертации в PDF/A).
2. Для каждого электронного дела создаётся метаданные: название, дата создания, ответственный, срок хранения.
3. Электронные файлы подписываются электронной подписью и помещаются в защищённый контейнер (например, ZIP с паролем, указанием пароля в отдельном документе).
4. Сдаточная опись в электронном виде оформляется в виде таблицы (Excel, CSV) и подписывается электронной подписью.

Ответственность сторон

Типичные ошибки при приёме дел и как их избежать

• Отсутствие сдаточной описи – всегда готовьте опись заранее, проверяйте её на полноту.
• Неправильная нумерация страниц – используйте автоматические средства (например, шаблоны Word) для нумерации.
• Сдача документов вне графика – согласовывайте сроки передачи с архивом, учитывайте график приёмов.
• Недостаточная проверка комплектности – проводите полисную сверку в присутствии представителя подразделения.
• Отсутствие подписи ответственного лица – подпись и дата обязательны на каждом экземпляре описи.

Пример формы сдаточной описи (бумажный вариант)

СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ № _______
Наименование дела: ________________________________________________
Номенклатурный номер (по типовой номенклатуре): ____________________
Срок хранения: _________________________________________________
Количество листов: __________
Состав дел (перечень документов): _________________________________
ФИО ответственного за подготовку: _________________________________
Подпись ответственного: ______________________ Дата: ___________

Подтверждаю приём дела:
_________________________ (заведующий архивом) Дата: ___________

Электронный шаблон сдаточной описи (CSV)

"Номер описи","Дата","Наименование дела","Номенклатурный номер","Срок хранения","Кол-во листов","Ответственный","Подпись (ЭП)","Подтверждение архива (ЭП)","Дата приёма"
"001","2026-07-10","Дела о реализации недвижимости","01.02.03","Постоянное","124","И. Иванов","[ЭП]","[ЭП]","2026-07-11"

Порядок приёма дел в архив – это комплексный процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований, точного документирования и взаимного контроля между подразделением‑источником и архивом. При правильной организации процесса обеспечивается надёжное сохранение исторически ценных материалов, их доступность для исследователей и соответствие законодательным требованиям.

Помните: каждый документ, попадающий в архив, становится частью национального культурного наследия, поэтому к его приёму следует относиться с максимальной ответственностью.

Статья подготовлена на основе материалов КонсультантПлюс, Правил 77, Приказа Минкультуры РФ № 536 и ГОСТ Р 6.30‑97.