Дата актуализации: 04:46:59
Общие положения
Приём документов в государственный (муниципальный) архив – это строго регламентированный процесс, который обеспечивает сохранность и достоверность архивных материалов․ Ошибки на любом этапе могут привести к проблемам при проверках налоговыми и другими контролирующими органами;
Важно: каждый шаг требует предельной аккуратности и внимательности․
План приёма документов
Сроки и объёмы приёма определяются планом приёма документов, который разрабатывается каждым архивом ежегодно․ План фиксирует:
- Перечень видов документов, подлежащих передаче;
- Сроки их передачи;
- Ответственных лиц в организации‑отправителе и в архиве;
- Требования к оформлению и упаковке․
Этапы подготовки документов к передаче
- Экспертиза ценности документов
- Определяется юридическая, историческая, административная ценность․
- Классифицируются по срокам хранения (постоянные, текущие, временные)․
- Отбор документов
- Отделяются документы, подлежащие хранению, и те, срок хранения которых истёк․
- Документы с истёкшими сроками направляются на уничтожение (см․ пункт 6)․
- Подготовка дел к передаче
- Собираются в деловые папки/коробки согласно установленному порядку нумерации․
- Каждое дело маркируется штампом «Для архива» и указывается номер описи․
- Составление описи дел
- Опись оформляется в двух экземплярах (один остаётся у организации, второй передаётся в архив)․
- В описи указываются: номер дела, наименование, дата создания, срок хранения, количество листов, примечания․
- Оформление актов приёма‑передачи
- Подписывается акт приёма‑передачи представителями организации и архивного подразделения․
- На каждом листе описи дел ставится отметка о наличии дела («Присутствует»)․
Требования к оформлению документов
Для корректного приёма в архив необходимо соблюсти следующие требования:
- Документы должны быть в оригинальном виде, без исправлений, зачеркиваний и скрепок․
- Все листы нумеруются последовательно (если это предусмотрено нормативами)․
- Используются только архивные коробки/папки, соответствующие ГОСТ 7․32‑2001․
- На упаковке указывается:
- Наименование организации‑отправителя;
- Номер и наименование дел;
- Дата формирования упаковки;
- Контактные данные ответственного лица․
Порядок сдачи документов в архив
- Согласовать дату и время сдачи с архивом (обычно за 5‑7 рабочих дней)․
- Подготовить полный комплект: оригиналы дел, два экземпляра описи, акт приёма‑передачи․
- Передать документы в отдел приёма (Департамент организации и контроля)․
- Получить подпись ответственного архивариуса в акте и в описи․
- Сохранить копию акта и описи в архивном деле организации (для последующего контроля)․
Уничтожение просроченных документов
Документы, срок хранения которых истёк, подлежат конфиденциальному уничтожению․ Процедура:
- Составить акт на уничтожение (указываются наименования, количество, причина уничтожения)․
- Утвердить акт руководителем организации․
- Передать документы в специализированную службу (или в архив, если у него есть соответствующее оборудование)․
- Получить подтверждение об уничтожении (сертификат)․
- Внести сведения об уничтожении в реестр документов․
Сроки и порядок хранения кадровой документации
| Тип документа | Минимальный срок хранения | Максимальный срок хранения | Примечание |
|---|---|---|---|
| Трудовые договоры | 5 лет | 30 лет (постоянные) | После увольнения сохраняются 30 лет․ |
| Личные дела сотрудников | 5 лет | 30 лет | Включают аттестации, повышения квалификации․ |
| Документы о заработной плате | 5 лет | 10 лет | Налоговые проверки․ |
| Приказы о приёме/увольнении | 5 лет | 10 лет | Сохраняются в архиве кадровой службы․ |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как часто необходимо сдавать документы в архив?
Согласно плану приёма, большинство организаций передают документы ежегодно, но в случае завершения крупных проектов – по мере их завершения․
Можно ли передать документы в электронном виде?
Да, если архив имеет соответствующую техническую базу и подписан договор о цифровом архивировании․ При этом требуется соблюдение требований к формату (PDF/A), цифровой подписи и метаданных․
Кто отвечает за сохранность документов до их передачи?
Ответственность несёт делопроизводитель организации, а также руководитель подразделения, где документы образуются․
Приложения
Пример формы «Опись дел»
№ | Наименование дела | Дата создания | Срок хранения | Кол-во листов | Примечание ----|-------------------|---------------|---------------|----------------|----------- 001 | Договоры с поставщиками | | 5 лет | 124 | - 002 | Приказы о приёме на работу | | 10 лет | 87 | - ․․․
Пример акта приёма‑передачи
Документ оформляется в свободной форме, но обязательно содержит:
- Наименование организации‑отправителя и архивного подразделения;
- Дата и место составления акта;
- Перечень переданных дел (с указанием номеров описи);
- Подписи ответственных лиц и печати․
Помните: правильная подготовка и оформление документов – залог безупречного архивного учёта и отсутствия проблем при проверках․