Дата подготовки:  г.

Нормативно‑правовая база

Приём‚ комплектование‚ учёт и использование архивных документов регулируются рядом федеральных актов и методических рекомендаций:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – основной закон‚ определяющий понятия «архив»‚ «архивный документ»‚ сроки хранения и порядок передачи;
2. Единые правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утверждены приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г.).
3. Приказ Росархива от 02 марта 2023 г. (№ … — утвердительный) – конкретизирует порядок работы государственных и муниципальных архивов.
4. Методические рекомендации по применению вышеуказанных правил (разработаны Федеральным архивным агентством‚ доступны на официальных порталах «Гарант»‚ «Консультант‑Плюс»).

Понятие и виды архивных документов

Согласно 125‑ФЗ‚ архивный документ – любой документ‚ подлежащий хранению в Архивном фонде РФ‚ в т.ч.:

• Документы государственных органов и органов местного самоуправления;
• Документы муниципальных и государственных учреждений (музеи‚ библиотеки‚ научные организации);
• Документы негосударственных организаций‚ передаваемые в архив в качестве источника комплектования;
• Документы личного происхождения (корреспонденция‚ семейные архивы)‚ если они передаются в государственный архив.

Этапы приёма документов в архив

Процесс приёма делится на несколько последовательных этапов‚ каждый из которых фиксируется в соответствующей документации.

1. Подготовка документов к передаче – отправляющая сторона (госорган‚ муниципальное учреждение‚ организация‑источник) обязана:
   • Провести предварительную архивную обработку (сортировка‚ удаление дубликатов‚ проверка на конфиденциальность);
   • Оформить сопроводительные документы (акт приёма‑передачи‚ опись‚ заявление о передаче);
   • Обеспечить физическую сохранность (упаковка‚ переплет‚ маркировка).
2. Транспортировка – доставка документов в архив осуществляется в соответствии с договором о передаче‚ с соблюдением требований к условиям перевозки (температурный режим‚ защита от влаги).
3. Регистрация приёма – архивный сотрудник проверяет соответствие полученного пакета требованиям правил‚ фиксирует данные в приёмном акте и в системе учёта (Электронный архивный регистр).
4. Описание и комплектование – после приёма документы описываются (формирование описей‚ карточек‚ электронных метаданных) и включаются в соответствующий фонд/коллекцию.
5. Хранение – документы размещаются в специально оборудованных архивных помещениях (контроль температуры‚ влажности‚ защита от пыли и света).
6. Использование и выдача – при необходимости документы предоставляются пользователям в соответствии с установленными правилами доступа.

Требования к подготовке документов к передаче

В соответствии с Правилами (п. 1.6) и методическими рекомендациями‚ документы должны соответствовать следующим требованиям:

• Полнота комплектования – все документы‚ образующие единую деловую цепочку‚ передаются вместе.
• Состояние сохранности – отсутствие существенных повреждений‚ разрывов‚ пятен; при необходимости проводится консервация.
• Маркировка – каждый пакет имеет уникальный штрих‑код/номер‚ указанный в описи.
• Сопроводительные документы:
  • Акт приёма‑передачи (подписывается обеими сторонами);
  • Опись (по форме‚ установленной архивом);
  • Заявление о передаче (с указанием сроков временного хранения‚ если применимо).

Оформление приёмного акта

Приёмный акт – основной документ‚ фиксирующий факт передачи. В нём указываются:

• Наименование и реквизиты передающей и принимающей сторон;
• Дата и место передачи;
• Перечень переданных документов (с указанием количества листов‚ формата‚ состояния);
• Сроки временного хранения (если документ не подлежит постоянному хранению сразу);
• Подписи ответственных лиц и печати.

Образец акта можно найти в Приложении к Приказу ФА от 31 июля 2023 г.

Учёт и описание (инвентаризация)

После приёма документы вносятся в Электронный архивный регистр (ЭАР):

1. Создаётся запись о поступлении (номер‚ дата‚ источник‚ тип документа);
2. Заполняются метаданные: наименование‚ дата создания‚ автор‚ классификационный код‚ срок хранения‚ уровень доступа;
3. Формируется описание фонда (общее описание‚ исторический контекст‚ источники комплектования).

Хранение и использование

Документы размещаются в архивных помещениях‚ отвечающих требованиям ГОСТ 7.0.97‑2016 (условия хранения архивных материалов). Основные параметры:

• Температура: +18 ± 2 °C;
• Относительная влажность: 45 ± 5 %;
• Контроль пыли и загрязнений (использование фильтров‚ регулярная уборка);
• Система пожарной безопасности (автоматическое оповещение‚ система газового тушения).

Для использования документов предусмотрены:

• Зоны доступа (открытая‚ ограниченная‚ закрытая);
• Порядок выдачи (заявка‚ проверка прав доступа‚ регистрация выдачи);
• Условия копирования (фотокопирование‚ сканирование) с учётом охраны авторских прав.

Ответственность и контроль

Ответственность за нарушение правил возлагается как на передающую‚ так и на принимающую сторону:

• За несвоевременную передачу документов – штрафы в соответствии с частью 4 статьи 21 Федерального закона 125‑ФЗ;
• За нарушение условий хранения – административная ответственность (пункт 3 статьи 12 ФЗ «Об архивном деле»);
• Контроль за соблюдением правил осуществляют:
  • Росархив (надзорные проверки);
  • Руководители архивных подразделений (внутренний аудит);
  • Контрольные органы органов местного самоуправления.

Практические рекомендации для организаций‑источников

Чтобы процесс передачи прошёл без задержек‚ рекомендуется:

1. Своевременно планировать передачу – не позже‚ чем через три года после завершения делопроизводства (см. пункт 9.2 «КонсультантПлюс»).
2. Разработать внутренний регламент передачи (договор с архивом‚ порядок подготовки‚ ответственные лица).
3. Проводить периодический аудит собственного документооборота‚ чтобы выявлять документы‚ подлежащие передаче.
4. Обучать персонал методикам предварительной архивной обработки (сортировка‚ удаление дубликатов‚ консервация).
5. Вести электронный журнал передачи‚ где фиксируются даты‚ номера актов‚ количество переданных листов.

Организация приёма документов в государственных и муниципальных архивах – это строго регламентированный процесс‚ основанный на Федеральном законе 125‑ФЗ и единых правилах‚ утверждённых Федеральным архивным агентством. Ключевыми элементами являются:

• Тщательная подготовка и комплектование документов;
• Оформление приёмного акта и сопроводительных документов;
• Регистрация в электронных системах учёта;
• Соблюдение условий хранения и контроля доступа;
• Ответственное взаимодействие между передающей стороной и архивом.

Соблюдение этих требований гарантирует сохранность исторически ценных материалов и их доступность для будущих поколений.

Список использованных источников (по состоянию на ):

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Приказ Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. «Правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации».
• Приказ Росархива от 02 марта 2023 г. (утверждение правил).
• Методические рекомендации по применению правил (Федеральное архивное агентство‚ 2024‑2025 гг.).
• Консультант‑Плюс‚ «Статья 21. Передача документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение»‚ 2025.
• Контур.Норматив‚ «Основные правила работы государственных архивов РФ»‚ 2002.
• Infologistics‚ «Передача документов на архивное хранение: этапы и правила»‚ 2025.