Процесс приема-передачи дел в архив — это строго регламентированная процедура, завершающая жизненный цикл документа в текущем делопроизводстве и переводящая его в разряд архивных фондов. Данная процедура регулируется федеральным законодательством, нормативными актами Федеральной архивной службы (Росархива), а также внутренними документами организации (Инструкцией по архивному делу, Номенклатурой дел).

Нормативная база и ключевые документы

Основой для передачи служат:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Приказ Минкультуры РФ от № 526 «Об утверждении Правил формирования, ведения и хранения архивных документов…» (с изменениями на 2023–2026 гг.).
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартов. Архивное дело. Термины и определения».
• ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Организационно-распорядительная документация. Формы».
• Внутренняя Инструкция по архивному делу организации и утвержденная Номенклатура дел.

Этапы подготовки дел к передаче в архив

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся у специалистов делопроизводственной службы (структурных подразделений) по месту их формирования. Подготовка включает несколько обязательных этапов:

Экспертиза ценности документов

Проводится экспертной комиссией организации. Цель — определить сроки хранения каждого дела (временное или постоянное хранение) и выделить документы к уничтожению по истечении сроков.

Оформление дел (сборка и переплет)

Дела формируются в тома. Важно соблюдать правила оформления корешка обложки:

• Указывается индекс дела по номенклатуре дел.
• Указывается номер тома и год формирования.
• Номер тома ставится только в том случае, если заведено более одного тома.
• После номера тома в скобках указывается общее количество заведенных томов (например: Том 1 (3), Том 2 (3), Том 3 (3)).

Составление сдаточных описей дел

К каждому фонду (или партии дел) составляеться сдаточная опись (форма согласно Приказу № 526 или ГОСТ Р 7.0.97), в которой перечисляются все передаваемые дела с указанием их шифра, заглавия, дат начала и окончания, срока хранения и количества листов.

Устранение недостатков

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить до момента передачи.

Порядок проведения приема-передачи

Согласно п. 7.2.6 типовых инструкций и Приказу № 526, прием каждого дела производится заведующим архивом (или уполномоченным лицом) в присутствии работника структурного подразделения, сдающего дела.

Процедура выглядит следующим образом:

1. Подготовка акта: Составляется Акт приема-передачи дел на архивное хранение (как правило, в 2-х экземплярах).
2. Проверка комплектности: Заведующий архивом сверяет дела со сдаточной описью: наличие всех томов, правильность нумерации страниц, целостность переплета, соответствие заглавий номенклатуре.
3. Подписание: Акт подписывается заведующим архивом (принимающей стороной) и ответственным лицом структурного подразделения (передающей стороной).
4. Распределение экземпляров: Один экземпляр акта остается в архиве (принимающей стороне), второй — у специалиста/структурного подразделения (передающей стороне). При передаче в государственный архив один экземпляр остается в госархиве, другой — в организации (ОИК).

Оформление Акта приема-передачи (Образец 2025–2026 гг.)

Для оформления акта используется бланк, приведенный в Приложении 20 к Приказу Минкультуры РФ от № 526 (для организаций) или Приложение № 31/35 к инструкциям по передаче в государственные архивы.

Обязательные реквизиты акта:

• Номер акта и дата составления.
• Место составления (наименование организации).
• Причина передачи: истек срок хранения в организации, ликвидация/реорганизация компании, перевод на постоянное хранение и т.д.
• Название передаваемого фонда (индекс фонда по номенклатуре).
• Полное наименование организации, сдающей дела в архив.
• Табличная часть: перечень дел (номер по порядку, шифр/индекс дела, заглавие дела, даты начала/окончания, срок хранения, кол-во листов/томов, примечания).
• Подписи лиц, составивших акт, и руководителей сторон с расшифровками и датами. Гербовая печать (при наличии) ставится по усмотрению организации.

Особенности передачи в государственный архив

Если дела передаются из ведомственного/организационного архива в государственный (по истечении установленных сроков хранения в организации, обычно 10 лет для дел временного хранения), применяются более строгие требования:

• Обязательное предварительное согласование сдаточных описей с государственным архивом.
• Использование форм актов, утвержденных Росархивом (например, Приложение № 31 к Инструкции по порядку передачи документов в государственные архивы).
• Акт составляется в двух экземплярах: один — в госархиве, второй — в организации-передаточке (ОИК).

Электронный документооборот и «Облачный архив»

В современных условиях (актуально на 2026 год) внедряется работа с электронными архивами. В подсистемах типа «Облачный архив» (1С, Диадок, СБИС и др.) реализован функционал:

• Формирования электронных сдаточных описей.
• Подписания Актов приема-передачи усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
• Автоматического фиксирования даты и времени передачи.
• Хранения одного экземпляра акта в системе архива, другого — у передающей стороны.

Правовая сила электронного акта, подписанного УКЭП, равна силе бумажного документа (ст. 6 Закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Типичные ошибки и риски

Резюме: чек-лист перед передачей

Перед вызовом архивариуса для подписания акта убедитесь, что:

1. Все дела переплетены, пронумерованы листы, оформлены корешки по Номенклатуре.
2. Составлены сдаточные описи в 2-х экземплярах (для архива и для передающей стороны).
3. Проведена экспертиза ценности, акты на уничтожение подписаны и утверждены руководителем.
4. Подготовлен проект Акта приема-передачи (заполнена табличная часть).
5. Назначено ответственное лицо от структурного подразделения, которое будет присутствовать при приеме.