Процедура передачи документов на постоянное хранение в государственные архивы регламентируется рядом нормативных актов и внутренних инструкций организаций. Ниже представлен подробный обзор этапов, требований и практических рекомендаций, которые помогут избежать ошибок и обеспечить соблюдение законодательства об архивном деле;

Нормативная база

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от ) – статья 21 устанавливает обязанность передавать документы Архивного фонда РФ на постоянное хранение по истечении сроков временного хранения.
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (утв. Приказом Федерального архивного агентства от  № 19) – содержат обязательные требования, контролируемые при региональном государственном надзоре.
• Приказ Федерального архивного агентства от 13 февраля 2024 г. № 19 – утверждение Руководства по соблюдению обязательных требований, являющихся предметом контроля при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле.
• Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ – регламентирует подготовку дел и электронных документов к передаче в архив.

Этапы подготовки документов к передаче

1. Определение срока временного хранения – согласно номенклатуре дел и внутренним нормативным актам организации.
2. Формирование дел – документы группируются по делам в соответствии с установленной формой описи (приложения 23, 24 к Правилам).
3. Подготовка описи дел – составляется в двух экземплярах; один остаётся в организации, второй передаётся в архив.
4. Проверка физического и технического состояния – выявляются неисправимо поврежденные документы, которые подлежат снятию с учёта (см. Правила организации хранения ГАРФ).
5. Физико‑химическая и техническая обработка – при необходимости проводится очистка, укрепление, дезактивация и др.
6. Оформление сопроводительных документов – включает заявление о передаче, реестр передаваемых дел, акты приёма‑передачи.
7. Передача в архив – документы сдаются в приёмное отделение государственного (муниципального) архива под расписку.

Требования к оформлению документов

При подготовке к передаче необходимо соблюдать следующие обязательные пункты:

• Каждое дело должно иметь универсальный идентификатор (номер дела, дата, наименование подразделения).
• Опись дел заполняется печатным текстом или машинописным способом; исправления не допускаются – при ошибке составляется новый лист.
• Документы должны быть чистыми, сухими, без посторонних запахов и механических повреждений.
• Электронные документы передаются на машинных носителях, соответствующих требованиям архивного хранения (например, на сертифицированных оптических дисках или в системе электронного архива с обеспечением целостности и подлинности).
• Сопроводительные документы (заявление, реестр, акт) оформляются на бланке организации, заверяются подписью руководителя и печатью.

Особенности передачи электронных документов

Согласно пункту в) Правил организации хранения… при подготовке к передаче дел, электронных документов на хранение в государственный (муниципальный) архив необходимо:

• Обеспечить соответствие формату долгосрочного хранения (PDF/A, TIFF, XML и др.).
• Создать метаданные, описывающие содержание, структуру и контекст документов.
• Проверить целостность файлов (контрольные суммы, хеш‑значения) перед передачей и после приёма в архив.
• Передать сопроводительную документацию в электронном виде (XML‑описание пакета) вместе с носителями.

Контроль и надзор при передаче документов

Региональное государственное контролирующее органы осуществляют надзор за соблюдением требований, указанных в Руководстве по соблюдению обязательных требований (Приказ № 19 от ). Основные пункты контроля:

• Соответствие сроков временного хранения фактическим датам завершения дел.
• Полнота и правильность оформления описей дел.
• Отсутствие неучтённых или незаконно уничтоженных документов.
• Состояние физического носителя (отсутствие повреждений, угрозы сохранности).
• Соответствие электронных файлов установленным форматам и наличие контрольных сумм.

При выявлении нарушений выдаётся предписание об устранении недостатков в установленный срок; в случае неисполнения возможны административные санкции.

Часто задаваемые вопросы

Когда следует передавать дела из подразделений в архив организации?

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложения 23, 24) в двух экземплярах и представляются в архив организации не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.

Чем руководствоваться при разработке Положения об архивном хранении в организации?

Нужно опираться на Федеральный закон № 125‑ФЗ, Правила организации хранения… и методические рекомендации Федерального архивного агентства, а также учитывать специфику деятельности организации (вид документов, объёмы, сроки хранения).

Можно ли передавать документы на хранение без предварительного временного хранения?

Нет. По закону документы подлежат передаче на постоянное хранение только после истечения установленного срока временного хранения, за исключением случаев, когда документы имеют постоянную ценность с момента создания (например, нормативные правовые акты).

Сдача документов в государственный архив – это строго регламентированный процесс, требующий внимательного соблюдения нормативных требований и внутренних процедур организации. Правильное выполнение каждого этапа – от определения срока хранения до оформления сопроводительной документации – гарантирует сохранность документарного наследия, обеспечивает законность действий организации и упрощает взаимодействие с архивными учреждениями. Следуя представленным рекомендациям, вы minimизируете риски штрафов и обеспечите надёжное долгосрочное хранение ваших документов.