Процедура передачи документов на постоянное хранение в государственные архивы регламентируеться Федеральным законом от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125‑ФЗ) и рядом нормативных актов Федеральной архивной службы России. Ниже представлен пошаговый алгоритм, который поможет организациям корректно подготовить и сдать дела на хранение, соблюдая все законодательные требования.
Нормативная база
- Федеральный закон № 125‑ФЗ – ст. 21 (передача документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение), ст. 13 (передача дел на архивное хранение).
- Приказы и методические рекомендации Росархива (например, Приказ № ‑/‑ от … о порядке формирования описей дел).
- ГОСТ Р 6.30‑97 «Унифицированные системы документации» – требования к оформлению описей и исторических справок.
- Внутренние нормативные акты организации (положение о делопроизводстве, порядок уничтожения документов).
Подготовка документов к передаче
Определение сроков хранения
Согласно пункту 6.1.2. КонсультантПлюс, документы деляться на:
- временного хранения – срок более 10 лет;
- постоянного хранения – документы с историческим, научным, социальным, экономическим, политическим, художественным или иным культурным значением.
Временные документы, срок хранения которых истёк, подлежат уничтожению перед передачей в архив (см. информация из сети: «Документы, не представляющие собой важности и с истекшим сроком хранения, подлежат уничтожению перед передачей в Госархив»).
Отбор дел
Отбор осуществляется:
- По завершении делопроизводства (дело считается закрытым).
- С учётом межведомственных сроков: дела передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после их закрытия (см. источник: «Если коротко, то в архив должны поступать: закрытые делопроизводством дела не ранее, чем через 1 год, и не позднее, чем через 3 года, после их закрытия»).
- Ежегодно – проведение выделения дел к уничтожению по истечении сроков хранения (оптимально раз в год).
Формирование описей и сопроводительных документов
Для каждого дела необходимо подготовить:
- опись дел (по утверждённой форме ЭПК архивного учреждения);
- предисловие к описи;
- историческую справку о деле (его происхождение, значение, особенности);
- при необходимости – копию платежного документа (квитанции) об оплате услуг архива.
Все документы готовятся в трёх экземплярах на бумажном носителе (см. источник: «все дела, по три экземпляра описей, предисловий к описям и исторической справки – все на бумажном носителе!»). При работе с электронными документами описи утверждаются ЭПК архивного учреждения по согласованию с государственным архивом (см. пункт 13.5 КонсультантПлюс).
Оформление обложки дела
Если название организации менялось, на обложке дела указываются все прежние и текущие наименования, а также даты изменений. Это облегчает дальнейшее ориентирование архивных работников.
Договор с государственным архивом
Перед передачей дел заключается договор о приёме документов на хранение. В договоре прописываются:
- перечень передаваемых дел (с указанием номеров описей);
- сроки хранения;
- обязанности сторон (конфиденциальность, обеспечение сохранности, предоставление доступа);
- стоимость услуг (если платное хранение).
К договору прилагается копия платежки (квитанции об оплате). После подписания договор вместе с копией платежки отвозится в архив для регистрации (см. источник: «Подписанный договор с копией платежки отвозим в архив, где на регистрацию и присвоение номера может уйти еще 10 рабочих дней»).
Регистрация и присвоение номера
После подачи договора архив проводит регистрацию передачи и присваивает каждому делу уникальный номер в учёте государственных архивов. Этот этап обычно занимает до 10 рабочих дней.
Уведомление о дате и месте передачи
В течение пяти рабочих дней после регистрации архив извещает организацию о дате, времени и месте, где необходимо привезти документы для передачи на государственное хранение (см. источник: «Этап 7: в течение пяти рабочих дней вам сообщат дату, время и место, куда необходимо привести документы для передачи на госхранение»).
Передача дел в архив
Формат передачи
Передача осуществляется работником архива организации совместно с работником государственного (муниципального) архива (см. пункт 6.1.2 КонсультантПлюс). Дела передаются:
- в оригинале (бумажный носитель);
- в трёх экземплярах описей, предисловий и исторических справок;
- при наличии электронных документов – по утверждённым ЭПК описям электронных дел (согласовано с архивом).
- соответствие количества листов в деле количеству, указанному в описи (при расхождении составляется новая опись, причины выясняются – см. источник о особо ценных делах);
- наличие всех обязательных сопроводительных документов;
- состояние документов (отсутствие повреждений.
- вносит записи в государственный реестр архивных фондов;
- обеспечивает постоянное хранение в условиях, соответствующих требованиям ГОСТ и нормативных актов;
- предоставляет организации подтверждение приёма (акт приёма‑передачи, выписку из реестра).
- Ежегодная ревизия – проведение внутренней проверки сроков хранения и своевременное выделение дел к уничтожению снижает нагрузку на архив и экономит средства.
- Электронный архив – при переходе на электронное делопроизводство необходимо обеспечивать формирование описей ЭПК и их согласование с государственным архивом (пункт 13.5 КонсультантПлюс).
- Конфиденциальность – при передаче документов, содержащих ограниченный доступ, следует оговаривать в договоре режим доступа и меры защиты.
- Документальное подтверждение – сохраняйте копии всех отправленных и полученных документов (договор, платежка, описи, акт приёма‑передачи) для внутреннего контроля и возможных проверок.
Проверка соответствия
При приёме архивный сотрудник проверяет:
После передачи
После приёма дел архив:
Особенности и рекомендации
Порядок сдачи дел на хранение в государственный архив представляет собой чётко регламентированный процесс, основанный на Федеральном законе № 125‑ФЗ и подзаконных актах. Соблюдение всех этапов – от определения сроков хранения и отбора дел до заключения договора, регистрации, передачи и получения подтверждения – гарантирует легальность передачи, сохранность документов и их доступность для будущих исследователей, государственных органов и общества в целом.
Следуя представленной инструкции, организации смогут наладить эффективную работу с архивным фондом, минимизировать риски утраты важной информации и обеспечить соответствие законодательным требованиям.